Klant in de spotlight: hoe Autohero flink bespaarde met Rally’s fleet spend platform

Introductie: een snelgroeiend wagenpark krijgt te maken met exploderende kosten

Autohero – de retailtak van AUTO1 Group – beheert in heel Europa een grote vloot voor voertuigleveringen en brengt auto’s tot aan de voordeur van klanten. Met activiteiten in 10 Europese markten is het efficiënt beheren van brandstof- en wagenparkkosten bedrijfskritisch. Begin 2025 kreeg het team van Autohero te maken met oplopende uitdagingen: de brandstofkosten stegen sterk, bestaande tankkaarten hadden netwerkbeperkingen en verborgen kosten, en handmatige onkostenprocessen zetten hun finance team onder druk. Autohero ging op zoek naar een modernere oplossing om de uitgaven beter te beheersen en de operatie te stroomlijnen. Zo ontdekten ze Rally – een nieuw spending platform for fleets – en besloten ze het uit te proberen in een pilotprogramma. Wat daarna volgde, was een duidelijke ommekeer in kostenbeheersing en procesefficiëntie.

Uitdagingen: versnipperde uitgaven en hoge brandstofrekeningen

Zoals veel wagenparken gebruikte Autohero traditionele tankkaarten en leveranciers, maar liep het tegen verschillende problemen aan:

- Beperkte netwerken en prijsopslagen: Hun vorige tankkaart dwong chauffeurs om bij specifieke stations te tanken en rekende daarbovenop flinke marges. Uit Rally’s analyse bleek zelfs dat de bestaande aanbieder (UTA) een duidelijke opslag rekende boven op de marktprijs van brandstof. Autohero vermoedde dat het door deze ondoorzichtige kosten duizenden euro’s te veel betaalde voor brandstof.

- Volatiele brandstofprijzen: Brandstofkosten schommelden sterk per tijdstip en locatie. Zonder realtime data tankten de chauffeurs van Autohero vaak op ongunstige momenten. Een interne analyse liet zien dat prijzen aan het begin van de dag “superduur” starten en binnen dezelfde dag tot wel €0.30 per liter kunnen verschillen. Autohero had geen manier om aankopen rond deze schommelingen te optimaliseren.

- Inefficiënte administratie en datasilo’s: Het beheren van bonnetjes en btw-teruggaven in meerdere landen was omslachtig. Het accountingteam van Autohero moest papieren bonnetjes van chauffeurs verzamelen en gegevens handmatig invoeren om belastingen terug te vorderen – een traag en foutgevoelig proces. Ze hadden geen uniform overzicht van de wagenparkuitgaven; zakelijke en fleet-uitgaven waren verspreid over verschillende systemen. Daardoor was het lastig om totale kosten te analyseren of beleid consistent in heel Europa af te dwingen.

- Uitdagingen in chauffeursgedrag: Chauffeurs kochten soms uit gewoonte of gemak premiumbrandstoffen (zoals premium diesel of speciale additieven), wat de kosten verder opdreef. Zonder gedetailleerde rapportage hadden de fleet managers van Autohero moeite om deze patronen te herkennen en kostenefficiënter gedrag te stimuleren.

Kortom, Autohero had behoefte aan een uniforme, datagedreven aanpak van fleet spending. De oplossing moest in alle markten werken, brandstofkosten verlagen en administratieve rompslomp wegnemen. Enter Rally.

De oplossing van Rally: een universele kaart en datagedreven controle

Autohero werkte samen met Rally in een pilotprogramma om de manier waarop het fleet spending beheert te transformeren. Het platform van Rally introduceerde verschillende belangrijke innovaties die de pijnpunten van Autohero direct aanpakten:

- Eén kaart, elk station: Rally gaf Autohero een moderne fleet card die bij elk tankstation in Europa wordt geaccepteerd – niet alleen binnen een beperkt netwerk. Daardoor konden chauffeurs tanken bij het meest handige of goedkoopste station. Cruciaal is dat de Rally-kaart niet beperkt is tot brandstof: hij kan worden gebruikt voor elke fleet- of zakelijke uitgave, van tol tot onderhoud, allemaal op één platform. Ondanks die flexibiliteit is het model van Rally 5–10% goedkoper dan traditionele tankkaarten, doordat het groothandelsprijzen doorgeeft en de gebruikelijke kaartopslagen wegneemt. Autohero zag meteen de aantrekkingskracht van chauffeurs laten tanken bij voordelige stations (bijv. onafhankelijke merken zoals JET) zonder in te leveren op gemak – iets wat met hun oude leverancier onmogelijk was. “Met een kaart die overal werkt, werden stations met lagere brandstofprijzen ineens toegankelijk,” merkt het team van Rally op.

- Data- en AI-optimalisaties: Het platform van Rally gaf realtime inzicht in transacties en slimme inzichten. De managers van Autohero konden nu brandstofprijstrends per tijdstip en locatie zien, waardoor ze slimmere tankrichtlijnen konden opstellen. De data van Rally bevestigden dat tanken in de late namiddag/avond consequent geld bespaarde (prijzen van 17:00–22:00 zijn elke dag aantoonbaar lager). Met dit inzicht begon Autohero chauffeurs aan te moedigen om waar mogelijk later op de dag te tanken. Rally signaleerde ook het gebruik van premiumbrandstoffen: het team stelde vast dat als chauffeurs standaard diesel gebruikten in plaats van speciale brandstoffen, ze tot €15,000 per jaar konden besparen. Deze datagedreven aanbevelingen – aangedreven door Rally AI – gaven Autohero concrete hefbomen om verspilling terug te dringen. In plaats van willekeurige algemene bezuinigingen kregen ze gerichte controle (bijvoorbeeld door dure brandstofmerken uit te faseren of routes aan te passen zodat trucks tanken bij goedkopere stations en tijdstippen).

- Controle- en compliancefuncties: Tijdens de inrichting van de pilot werkte Rally samen met Autohero om de kaart- en platforminstellingen op hun behoeften af te stemmen. Aangepaste pincodes en bestedingscontroles werden vooraf geconfigureerd voor elke chauffeur/kaart, zodat gebruik binnen goedgekeurde categorieën en budgetten bleef. Het team van Autohero kon via het dashboard van Rally limieten of waarschuwingen instellen (bijv. premiumbrandstofaankopen beperken of afwijkende transacties markeren). Dit bracht een nieuw niveau van beleidshandhaving – iets wat hun oude aanbieder niet eenvoudig kon bieden. In de praktijk kreeg Autohero volledige controle over de fleet-uitgaven – automatisch en efficiënt, volledig in lijn met Rally’s belofte van datagedreven fleet management in plaats van botte kortingen.

- Naadloze digitale workflow: Misschien wel de grootste verbetering in het dagelijks werk was Rally’s aanpak voor het digitaliseren van bonnetjes en rapportage. Elke Rally-transactie verschijnt in een realtime dashboard; chauffeurs maken simpelweg een foto van het tankbonnetje en sturen die via WhatsApp. De “AutoMatch”-functie van Rally koppelt deze bonnetjes slim aan de juiste transactie – en maakt zo een einde aan het tijdrovende papierwerk waar het finance team van Autohero eerder mee te maken had. Toen de pilot van Autohero van start ging, dienden chauffeurs hun eerste bonnetjes al in via de WhatsApp-bot van Rally, wat volgens het team meteen veel handiger was dan eerdere methoden. De naleving schoot omhoog omdat het doodsimpel was voor chauffeurs om uitgaven te rapporteren – “chauffeurs zijn echt dol op onze WhatsApp-ervaring,” merkten de oprichters van Rally op. Aan de achterkant gaf Rally de accountants van Autohero alle transactiegegevens en btw-details in één pakket. Tijdens de pilot stelde Rally zelfs een gedetailleerde transactielijst op met elk bonnetje als bijlage, afgestemd op de accountingvereisten van Autohero. Geen gejaag meer op ontbrekende bonnetjes of het afstemmen van losse registraties; alles werd digitaal vastgelegd. Bovendien stelde Rally, toen Autohero aangaf het gebruik te willen opschalen, een directe integratie met het ERP-systeem van Autohero voor, zodat alle brandstofbonnetjes en data automatisch zouden doorstromen met geen handmatige overdrachten. Dit niveau van automatisering verloste het finance team van een grote administratieve last.

Samengevat gaf Rally Autohero een uniform fleet spending platform: één kaart voor alle uitgaven, realtime data en AI-gedreven inzichten om brandstofaankopen te sturen, en geautomatiseerde processen voor rapportage en vergoeding. Maar het echte bewijs van waarde zou zichtbaar worden in de resultaten.

Resultaten: grote besparingen en efficiëntiewinst

De impact van de oplossing van Rally was vrijwel direct zichtbaar. Al in de eerste pilotperiode van twee weken zag het wagenpark van Autohero aanzienlijke kostenbesparingen en operationele verbeteringen:

- €10,000 brandstofbesparing in twee weken: Tijdens de pilot (15–31 mei 2025) gebruikten 14 chauffeurs van Autohero Rally-kaarten om ~3,372 liter brandstof te kopen (ter waarde van ongeveer €5,162). Zelfs op deze beperkte schaal bespaarde Autohero ongeveer €10,000 vergeleken met de prijzen van hun vorige brandstofleverancier. Deze sterke daling in uitgaven – ongeveer 20% besparing – bevestigde Rally’s belofte van lagere brandstofprijzen. Door de opslagen van traditionele kaarten te vermijden en slimmere brandstofkeuzes te stimuleren, leverde de pilot tastbare besparingen op voor de bottom line van Autohero. Het werd duidelijk dat als zulke resultaten over het hele wagenpark zouden worden uitgerold, de financiële impact enorm zou zijn.

- Verwachte jaarlijkse besparing van €30,000+: Naast de pilot hielp Rally Autohero om verdere optimalisaties te identificeren voor blijvende besparingen. Door premiumbrandstoffen uit te faseren en tankmomenten beter te timen, kon Autohero nog eens ~€15,000 per jaar besparen boven op de basisvoordelen. Rally voorspelde dat Autohero in het eerste jaar meer dan €30,000 zou kunnen besparen bij een volledige uitrol van het platform. Dat was een conservatieve schatting; naarmate meer volume via Rally liep, zouden de besparingen meegroeien. Autohero schaalde het gebruik na de pilot zelfs snel op – in de maand erna rekenden ze ongeveer €20,000 aan brandstof af via Rally (tegenover €5K in mei). Deze snelle adoptie bevestigde dat hoe meer ze Rally gebruikten, hoe meer ze bespaarden. Voor een groot wagenpark verbeteren zulke kostenverlagingen direct de operationele marges in een lastige, concurrerende markt.

- Verbeterde operationele efficiëntie: De overstap naar Rally bespaarde niet alleen geld – maar ook tijd en gedoe. Het finance team van Autohero hoefde niet langer stapels bonnetjes te sorteren en brandstofrekeningen handmatig te controleren. Met de gebundelde factuur en bonnetjes van Rally werd de maandafsluiting veel eenvoudiger. De factuur van Rally voor juni liet bijvoorbeeld elke transactie zien met een korting per regel en gaf een totale rebate van €541.54 voor die periode. Alle btw-details waren duidelijk gespecificeerd, wat belastingteruggave vereenvoudigde. Autohero’s Head of Delivery, Balakumar “Bahi” Bahiratharaj, merkte op dat deze geautomatiseerde aanpak perfect aansloot op hun kwartaalafsluitingsproces – zonder vertragingen of verrassingen. Bovendien betekenen plannen om Rally direct met het ERP van Autohero te integreren dat binnenkort zelfs het uploaden van bonnetjes volledig geautomatiseerd wordt. Deze end-to-end digitalisering levert het team talloze bespaarde uren op en snellere toegang tot uitgavendata. Fleet managers kunnen zich nu richten op strategische beslissingen in plaats van papierwerk.

- Meer controle en transparantie: Met het realtime dashboard van Rally kreeg Autohero ongekende zichtbaarheid in de fleet-uitgaven. Ze konden zien waar en wanneer elke euro werd uitgegeven, wat proactief beheer mogelijk maakte. Als een chauffeur bijvoorbeeld ooit een aankoop buiten het beleid probeerde te doen, zou het systeem dat direct signaleren – een belangrijk voordeel voor fraudepreventie en compliance. Alle fleet- en zakelijke uitgaven zijn nu samengebracht op één platform, precies zoals Rally beloofde. Deze transparantie creëert vertrouwen bij financiële stakeholders binnen Autohero, omdat zij eenvoudig kunnen rapporteren over brandstofuitgaven, CO2-voetafdruk of budgetdiscipline met actuele data. Het stelt hen ook in staat beter te onderhandelen en plannen; inzicht in de goedkoopste brandstofregio’s of tijdstippen via Rally’s inzichten helpt bij routeplanning en chauffeurstraining, waardoor de efficiëntiewinst verder toeneemt.

Misschien nog wel het meest veelzeggend is de positieve feedback van het team van Autohero zelf. Chauffeurs omarmden de Rally-kaart en de WhatsApp-bot snel – waardoor hun werk makkelijker werd en het bedrijf tegelijk geld bespaarde. Ondertussen hebben de managers van Autohero eindelijk datagedreven grip op fleet spending. Geen blinde vlekken of blanco cheques meer voor brandstofleveranciers; ze hebben volledige controle met minimale inspanning. Rally’s mantra “geen blinde kortingen, maar volledige controle over je fleetkosten – automatisch, datagedreven, efficiënt” kwam voor Autohero echt tot leven.

Conclusie: een winnend partnerschap voor besparingen in het wagenpark

Door samen te werken met Rally heeft Autohero een problematische kostenpost omgevormd tot een bron van concurrentievoordeel. Wat begon als een pilot, is nu een blauwdruk voor modern beheer van fleetuitgaven: een aanpak die kostenbesparingen (5–10% lagere brandstofuitgaven, tienduizenden euro’s bespaard per jaar) combineert met procesverbeteringen (geautomatiseerde workflows en realtime controles). In een sector waar de marges klein zijn, zijn deze verbeteringen baanbrekend. Fleet managers, procurement leads en finance directors in heel Europa kunnen lering trekken uit het succes van Autohero: met het juiste platform kan zelfs een grote fleet in meerdere landen volledige controle en transparantie over uitgaven krijgen en tegelijk de kosten aanzienlijk verlagen.

De ervaring van Autohero onderstreept een bredere trend: het tijdperk van losse tankkaarten en papieren bonnetjes loopt ten einde. Geïntegreerde, intelligente uitgavenplatforms zoals Rally zijn de toekomst voor fleets die wendbaarheid en efficiëntie eisen. Terwijl Autohero verder opschaalt in Europa, schaalt de oplossing van Rally met hen mee en zorgt ervoor dat elke uitgegeven euro wordt geoptimaliseerd en verantwoord. In de woorden van de oprichters van Rally: zodra een klant live gaat, “neemt het gebruik snel toe” — en de resultaten ook. Autohero heeft de stap gezet naar een nieuwe standaard in fleetuitgaven, en de weg vooruit oogt duidelijk kostenefficiënter.