Cliente em destaque: como a Autohero poupou muito com a plataforma de gastos de frota da Rally

Introdução: uma frota em rápido crescimento enfrenta custos em espiral

A Autohero – a divisão de retalho do AUTO1 Group – opera uma grande frota de entrega de veículos em toda a Europa, transportando carros até à porta dos clientes. Com operações em 10 mercados europeus, gerir combustível e despesas de frota com eficiência é crítico. No início de 2025, a equipa da Autohero enfrentava desafios crescentes: os custos de combustível disparavam, os cartões de combustível existentes tinham redes limitadas e taxas ocultas, e os processos manuais de despesas sobrecarregavam a equipa financeira. A Autohero começou a procurar uma solução mais moderna para controlar gastos e simplificar operações. Descobriram a Rally – uma nova plataforma de gastos para frotas – e decidiram testá-la num programa-piloto. O que se seguiu foi uma reviravolta marcante no controlo de custos e na eficiência dos processos.

Desafios: Gastos Fragmentados e Faturas Altas de Combustível

Como muitas frotas, a Autohero usava cartões de combustível e fornecedores tradicionais, mas encontrou vários problemas:

- Redes Limitadas e Margens no Preço: O cartão de combustível anterior obrigava os condutores a usar postos específicos e aplicava margens significativas. De facto, a análise da Rally mostrou que o fornecedor existente (UTA) cobrava uma margem relevante acima dos preços de mercado. A Autohero suspeitava que estava a pagar combustível a mais em milhares de euros devido a estas taxas pouco transparentes.

- Preços de Combustível Voláteis: Os custos do combustível variavam muito consoante a hora e o local. Sem dados em tempo real, os condutores da Autohero abasteciam muitas vezes em momentos pouco favoráveis. Uma análise interna revelou que os preços começam “super caros no início do dia” e podem variar até €0.30 por litro no mesmo dia. A Autohero não tinha forma de otimizar compras face a estas oscilações.

- Administração Ineficiente e Silos de Dados: Gerir recibos e reembolsos de IVA em vários países era moroso. A equipa de contabilidade da Autohero tinha de recolher recibos em papel dos condutores e introduzir dados manualmente para recuperar impostos – um processo lento e sujeito a erros. Não tinham uma visão unificada dos gastos da frota; as despesas corporativas e da frota estavam dispersas por sistemas diferentes. Isto dificultava a análise dos custos totais e a aplicação consistente de políticas em toda a Europa.

- Desafios no Comportamento dos Condutores: Os condutores compravam por vezes combustíveis premium (como gasóleo premium ou aditivos especiais) por hábito ou conveniência, inflacionando ainda mais os custos. Sem relatórios detalhados, os gestores de frota da Autohero tinham dificuldade em detetar estes padrões e orientar comportamentos mais eficientes em custos.

Em suma, a Autohero precisava de uma abordagem unificada e orientada por dados para os gastos da frota. A solução tinha de funcionar em todos os mercados, reduzir custos de combustível e eliminar dores de cabeça administrativas. Entra a Rally.

A Solução Rally: Cartão Universal e Controlos Baseados em Dados

A Autohero fez parceria com a Rally num programa-piloto para transformar a forma como gere os gastos da frota. A plataforma da Rally introduziu várias inovações-chave que atacaram diretamente os principais problemas da Autohero:

- Um Cartão, Todos os Postos: A Rally forneceu à Autohero um cartão de frota moderno aceite em qualquer posto de combustível na Europa – não apenas numa rede limitada. Isto permitiu aos condutores abastecer no posto mais conveniente ou mais barato disponível. Crucialmente, o cartão Rally não se limita a combustível: pode ser usado para qualquer despesa de frota ou corporativa, de portagens a manutenção, tudo numa só plataforma. Apesar desta flexibilidade, o modelo da Rally é 5–10% mais barato do que os cartões de combustível tradicionais, ao repercutir preços grossistas e eliminar as margens típicas dos cartões. De imediato, a Autohero viu a vantagem de deixar os condutores abastecer em postos low-cost (por ex. marcas independentes como JET) sem perder conveniência – algo impossível com o fornecedor anterior. “Com um cartão que funciona em todo o lado, postos com combustível mais barato tornaram-se subitamente acessíveis”, refere a equipa da Rally.

- Dados e Otimizações com IA: A plataforma da Rally deu visibilidade em tempo real sobre transações e insights inteligentes. Os gestores da Autohero passaram a ver tendências de preços de combustível por hora e local, ajudando-os a definir regras de abastecimento mais inteligentes. Os dados da Rally confirmaram que abastecer ao fim da tarde/noite poupava dinheiro de forma consistente (os preços entre 17:00–22:00 são fiavelmente mais baixos todos os dias). Com este insight, a Autohero começou a incentivar os condutores a abastecer mais tarde sempre que possível. A Rally também sinalizou o uso de combustíveis premium: a equipa identificou que, se os condutores usassem gasóleo normal em vez de combustíveis especiais, poderiam poupar até €15,000 por ano. Estas recomendações baseadas em dados – impulsionadas pela Rally AI – deram à Autohero alavancas acionáveis para cortar desperdício. Em vez de cortes arbitrários e generalizados, ganharam controlo granular (por exemplo, eliminar gradualmente marcas caras ou ajustar rotas para que os veículos abasteçam em postos/horários mais baratos).

- Funcionalidades de Controlo e Conformidade: Durante a configuração do piloto, a Rally trabalhou com a Autohero para ajustar o cartão e as definições da plataforma às suas necessidades. PINs personalizados e controlos de gastos foram pré-configurados para cada condutor/cartão, para que a utilização ficasse dentro das categorias e orçamentos aprovados. A equipa da Autohero podia definir limites ou alertas (por ex. restringir compras de combustível premium ou sinalizar transações anómalas) através do painel da Rally. Isto trouxe um novo nível de aplicação de políticas – algo que o fornecedor anterior não conseguia fazer facilmente. Na prática, a Autohero ganhou controlo total sobre as despesas da frota – de forma automática e eficiente, alinhado com a promessa da Rally de gestão de frota orientada por dados e não por descontos cegos.

- Fluxo Digital Sem Fricção: Talvez a maior melhoria no dia a dia tenha sido a abordagem da Rally à digitalização de recibos e reporting. Cada transação Rally surge num painel em tempo real; os condutores só têm de tirar uma foto ao recibo de combustível e enviá-la por WhatsApp. A funcionalidade “AutoMatch” da Rally associa de forma inteligente esses recibos à transação correta – eliminando a papelada morosa que a equipa financeira da Autohero enfrentava. De facto, quando o piloto da Autohero arrancou, os condutores enviaram os primeiros recibos através do bot de WhatsApp da Rally, algo que a equipa considerou muito mais conveniente do que os métodos anteriores. A conformidade disparou porque era mesmo muito simples para os condutores reportarem despesas – “os condutores estão mesmo a adorar a nossa experiência no WhatsApp”, observaram os fundadores da Rally. No back-end, a Rally forneceu aos contabilistas da Autohero todos os dados de transação e detalhes de IVA num único pacote. Durante o piloto, a Rally preparou até uma lista detalhada de transações com cada recibo anexado, adaptada aos requisitos contabilísticos da Autohero. Acabou-se a perseguição de recibos em falta ou a reconciliação manual de registos; tudo ficou capturado digitalmente. Além disso, quando a Autohero indicou que iria escalar a utilização, a Rally propôs uma integração direta com o sistema ERP da Autohero, para que todos os recibos e dados de combustível fluíssem automaticamente, sem qualquer passagem manual. Este nível de automação libertou a equipa financeira de uma grande carga administrativa.

Em resumo, a Rally deu à Autohero uma plataforma unificada de gastos de frota: um cartão para todas as despesas, dados em tempo real e insights com IA para orientar compras de combustível, e processos automatizados para reporte e reembolso. Mas a verdadeira prova de valor ver-se-ia nos resultados.

Resultados: Grandes Poupanças e Ganhos de Eficiência

O impacto da solução da Rally foi evidente quase de imediato. Só nas primeiras duas semanas do piloto, a frota da Autohero registou poupanças substanciais e melhorias operacionais:

- €10,000 de Poupança em Combustível em Duas Semanas: Durante o piloto (15–31 de maio de 2025), 14 condutores da Autohero usaram cartões Rally para comprar ~3,372 litros de combustível (cerca de €5,162). Mesmo neste âmbito limitado, a Autohero poupou aproximadamente €10,000 face aos preços do fornecedor anterior de combustível. Esta redução dramática de custos – cerca de 20% de poupança – validou a promessa da Rally de preços de combustível mais baixos. Ao evitar margens dos cartões legacy e incentivar escolhas de abastecimento mais inteligentes, o piloto gerou poupanças tangíveis no resultado da Autohero. Ficou claro que, se estes resultados fossem alargados a toda a frota, o impacto financeiro seria enorme.

- Poupança Anual Projetada de €30,000+: Para além do piloto, a Rally ajudou a Autohero a identificar mais otimizações para garantir poupanças contínuas. Ao eliminar o uso de combustíveis premium e melhorar o timing do abastecimento, a Autohero podia poupar mais ~€15,000 por ano além dos descontos base. A Rally projetou que, com implementação total, a Autohero poderia poupar mais de €30,000 no primeiro ano de utilização da plataforma. Era uma estimativa conservadora; à medida que o volume da frota na Rally crescesse, as poupanças escalariam. De facto, a Autohero aumentou rapidamente a utilização após o piloto – logo no mês seguinte, carregou cerca de €20,000 em combustível através da Rally (face a €5K em maio). Esta adoção rápida confirmou que quanto mais usavam a Rally, mais poupavam. Para uma grande frota, estas reduções de custos melhoram diretamente as margens operacionais num mercado difícil e competitivo.

- Maior Eficiência Operacional: A mudança para a Rally não poupou apenas dinheiro – também poupou tempo e complicações. A equipa financeira da Autohero deixou de ter de organizar pilhas de recibos e cruzar faturas de combustível. Com a fatura consolidada e o pacote de recibos da Rally, a reconciliação de fim de mês tornou-se muito mais simples. A fatura de junho da Rally, por exemplo, mostrava cada transação com desconto por linha e incluía um reembolso total de €541.54 nesse período. Todos os detalhes de IVA estavam claramente discriminados, facilitando a recuperação fiscal. O Head of Delivery da Autohero, Balakumar “Bahi” Bahiratharaj, referiu que esta abordagem automatizada encaixava perfeitamente no processo de fecho trimestral – sem atrasos nem surpresas. Além disso, os planos para integrar a Rally diretamente no ERP da Autohero significam que em breve até o passo de carregar recibos será totalmente automatizado. Esta digitalização ponta a ponta traduz-se em inúmeras horas poupadas para a equipa e acesso mais rápido aos dados de gastos. Os gestores de frota podem agora focar-se em decisões estratégicas em vez de papelada.

- Maior Controlo e Transparência: Com o painel em tempo real da Rally, a Autohero ganhou uma visibilidade sem precedentes sobre as despesas da frota. Passou a ver onde e quando cada euro era gasto, permitindo uma gestão proativa. Por exemplo, se um condutor tentasse uma compra fora da política, o sistema detetava-a de imediato – um benefício importante para prevenção de fraude e conformidade. Todos os gastos de frota e corporativos estão agora unificados numa só plataforma, como a Rally prometeu. Esta transparência gera confiança junto das partes financeiras interessadas na Autohero, pois conseguem reportar facilmente gastos com combustível, pegada carbónica ou cumprimento orçamental com dados atualizados. Também lhes permite negociar ou planear melhor; saber as regiões ou horários mais baratos para combustível com base nos insights da Rally ajuda no planeamento de rotas e na formação de condutores, ampliando os ganhos de eficiência.

Talvez o mais revelador seja o feedback positivo da própria equipa da Autohero. Os condutores adotaram rapidamente o cartão Rally e o seu bot de WhatsApp – facilitando o seu trabalho e ajudando a empresa a poupar dinheiro. Ao mesmo tempo, os gestores da Autohero passaram finalmente a ter um controlo orientado por dados sobre os gastos da frota. Acabaram-se os pontos cegos ou os cheques em branco aos fornecedores de combustível; têm controlo total com esforço mínimo. O lema da Rally de “sem descontos cegos, mas com controlo total sobre os custos da sua frota – automático, orientado por dados, eficiente” ganhou vida na Autohero.

Conclusão: Uma Parceria Vencedora para Poupar na Frota

Ao fazer parceria com a Rally, a Autohero transformou um centro de custos problemático numa fonte de vantagem competitiva. O que começou como um piloto é agora um modelo de gestão moderna de gastos de frota: um modelo que combina poupança de custos (5–10% menos em combustível, dezenas de milhares poupados por ano) com melhorias de processo (fluxos automatizados e controlos em tempo real). Num setor onde as margens são apertadas, estas melhorias mudam o jogo. Gestores de frota, responsáveis de compras e diretores financeiros em toda a Europa podem tomar nota do sucesso da Autohero: com a plataforma certa, até uma grande frota multinacional pode ganhar controlo e transparência totais sobre as despesas, reduzindo significativamente os custos.

A experiência da Autohero sublinha uma tendência mais ampla – a era dos cartões de combustível em silos e dos recibos em papel está a terminar. Plataformas integradas e inteligentes de gestão de gastos como a Rally são o futuro para frotas que exigem agilidade e eficiência. À medida que a Autohero continua a crescer na Europa, a solução da Rally crescerá com ela, garantindo que cada euro gasto é otimizado e contabilizado. Nas palavras dos fundadores da Rally, assim que um cliente entra em produção, “a utilização acelera rapidamente” e os ganhos também. A Autohero elevou de facto o padrão dos gastos de frota, e a estrada à frente parece claramente mais eficiente em custos.