Caso de cliente: cómo Autohero ahorró mucho con la plataforma de gasto de flotas de Rally

Introducción: una flota en rápido crecimiento afronta costes disparados

Autohero – la división minorista de AUTO1 Group – opera una gran flota de entrega de vehículos en toda Europa, transportando coches hasta la puerta de los clientes. Con operaciones en 10 mercados europeos, gestionar con eficiencia los gastos de combustible y flota es clave. A inicios de 2025, el equipo de Autohero afrontaba retos crecientes: los costes de combustible se disparaban, las tarjetas de combustible existentes tenían redes limitadas y comisiones ocultas, y los procesos manuales de gastos sobrecargaban a su equipo financiero. Autohero empezó a buscar una solución más moderna para controlar el gasto y agilizar las operaciones. Descubrieron Rally – una nueva plataforma de gasto para flotas – y decidieron probarla en un programa piloto. Lo que siguió fue un cambio radical en el control de costes y la eficiencia de procesos.

Retos: gasto fragmentado y altas facturas de combustible

Como muchas flotas, Autohero había estado usando tarjetas de combustible y proveedores tradicionales, pero se encontró con varios problemas:

- Redes limitadas y sobreprecios: Su anterior tarjeta de combustible obligaba a los conductores a repostar en estaciones concretas y añadía márgenes importantes. De hecho, el análisis de Rally mostró que el proveedor anterior (UTA) aplicaba un sobreprecio notable sobre los precios de mercado del combustible. Autohero sospechaba que estaba pagando de más por el combustible miles de euros debido a estas comisiones opacas.

- Precios volátiles del combustible: Los costes del combustible fluctuaban mucho según la hora y el lugar. Sin datos en tiempo real, los conductores de Autohero solían repostar en momentos poco convenientes. Un análisis interno reveló que los precios empiezan “supercaros al comienzo del día” y pueden variar hasta €0.30 por litro en un mismo día. Autohero no tenía forma de optimizar las compras ante estas variaciones.

- Administración ineficiente y datos aislados: Gestionar recibos y recuperaciones de IVA en varios países era engorroso. El equipo contable de Autohero tenía que recopilar recibos en papel de los conductores e introducir los datos manualmente para recuperar impuestos: un proceso lento y propenso a errores. No tenían una visión unificada del gasto de flota; los gastos corporativos y de flota estaban dispersos en distintos sistemas. Esto dificultaba analizar los costes totales o aplicar políticas de forma coherente en toda Europa.

- Retos en el comportamiento de los conductores: A veces los conductores compraban combustibles premium (como diésel premium o aditivos especiales) por costumbre o comodidad, inflando aún más los costes. Sin informes detallados, los gestores de flota de Autohero tenían dificultades para detectar estos patrones y fomentar un comportamiento más eficiente en costes.

En resumen, Autohero necesitaba un enfoque unificado y basado en datos para el gasto de flota. La solución debía funcionar en todos los mercados, reducir los costes de combustible y eliminar los problemas administrativos. Ahí entró Rally.

La solución de Rally: tarjeta universal y controles basados en datos

Autohero se asoció con Rally en un programa piloto para transformar cómo gestionaban el gasto de flota. La plataforma de Rally introdujo varias innovaciones clave que abordaban directamente los puntos de dolor de Autohero:

- Una tarjeta, cualquier estación: Rally proporcionó a Autohero una tarjeta de flota moderna aceptada en cualquier gasolinera de Europa – no solo en una red limitada. Esto significaba que los conductores podían repostar en la estación más conveniente o más barata disponible. Y lo más importante, la tarjeta Rally no se limita al combustible: puede usarse para cualquier gasto de flota o corporativo, desde peajes hasta mantenimiento, todo en una sola plataforma. Pese a esta flexibilidad, el modelo de Rally es un 5–10% más barato que las tarjetas de combustible tradicionales, al trasladar precios mayoristas y eliminar los márgenes típicos de las tarjetas. De inmediato, Autohero vio el atractivo de permitir a los conductores repostar en estaciones low cost (p. ej. marcas independientes como JET) sin perder comodidad, algo imposible con su antiguo proveedor. “Con una tarjeta que funciona en todas partes, las estaciones con combustible más barato pasaron a ser accesibles”, señala el equipo de Rally.

- Datos y optimizaciones con IA: La plataforma de Rally ofreció visibilidad en tiempo real de las transacciones e información inteligente. Los gestores de Autohero podían ver ahora tendencias del precio del combustible por hora y ubicación, lo que les ayudó a definir pautas de repostaje más inteligentes. Los datos de Rally confirmaron que repostar a última hora de la tarde/noche ahorraba dinero de forma constante (los precios de 17:00–22:00 son sistemáticamente más bajos cada día). Con esta información, Autohero empezó a animar a los conductores a repostar más tarde siempre que fuera posible. Rally también detectó el uso de combustibles premium: el equipo identificó que, si los conductores se ceñían al diésel estándar en lugar de combustibles especiales, podían ahorrar hasta €15,000 al año. Estas recomendaciones basadas en datos – impulsadas por Rally AI – dieron a Autohero palancas accionables para recortar gasto innecesario. En lugar de recortes arbitrarios para todos, obtuvieron un control más preciso (por ejemplo, eliminando gradualmente marcas de combustible caras o ajustando rutas para que los camiones reposten en estaciones/horarios más baratos).

- Funciones de control y cumplimiento: Durante la configuración del piloto, Rally trabajó con Autohero para adaptar la tarjeta y la plataforma a sus necesidades. Se preconfiguraron PIN personalizados y controles de gasto para cada conductor/tarjeta, de modo que el uso se mantuviera dentro de las categorías y presupuestos aprobados. El equipo de Autohero podía fijar límites o alertas (p. ej. restringir compras de combustible premium o señalar transacciones anómalas) desde el panel de Rally. Esto aportó un nuevo nivel de aplicación de políticas – algo que su antiguo proveedor no podía hacer fácilmente. En la práctica, Autohero obtuvo control total sobre sus gastos de flota – de forma automática y eficiente, en línea con la promesa de Rally de una gestión de flotas basada en datos y no en descuentos genéricos.

- Flujo digital sin fricciones: Quizá la mayor mejora en el día a día fue el enfoque de Rally para digitalizar recibos e informes. Cada transacción de Rally aparece en un panel en tiempo real; los conductores solo hacen una foto del recibo de combustible y la envían por WhatsApp. La función “AutoMatch” de Rally vincula de forma inteligente esos recibos con la transacción correcta, eliminando el tedioso papeleo al que antes se enfrentaba el equipo financiero de Autohero. De hecho, cuando se lanzó el piloto de Autohero, los conductores enviaron sus primeros recibos a través del bot de WhatsApp de Rally, algo que el equipo señaló como mucho más cómodo que los métodos anteriores. El cumplimiento se disparó porque era muy fácil para los conductores reportar gastos – “a los conductores les encanta nuestra experiencia en WhatsApp”, observaron los fundadores de Rally. En el back-end, Rally proporcionó a los contables de Autohero todos los datos de transacción y detalles de IVA en un solo paquete. Durante el piloto, Rally incluso preparó una lista detallada de transacciones con cada recibo adjunto, adaptada a los requisitos contables de Autohero. Se acabó perseguir recibos perdidos o conciliar registros; todo quedaba capturado digitalmente. Además, cuando Autohero indicó que ampliaría el uso, Rally propuso una integración directa con el ERP de Autohero, para que todos los recibos y datos de combustible fluyeran automáticamente sin traspasos manuales. Este nivel de automatización liberó al equipo financiero de una gran carga administrativa.

En resumen, Rally dotó a Autohero de una plataforma unificada de gasto de flota: una tarjeta para todos los gastos, datos en tiempo real e información impulsada por IA para guiar la compra de combustible, y procesos automatizados para reportes y reembolsos. Pero la verdadera prueba del valor se vería en los resultados.

Resultados: grandes ahorros y mejoras de eficiencia

El impacto de la solución de Rally fue evidente casi de inmediato. En solo las dos primeras semanas del piloto, la flota de Autohero registró ahorros sustanciales y mejoras operativas:

- €10,000 de ahorro en combustible en dos semanas: Durante el piloto (15–31 de mayo de 2025), 14 conductores de Autohero usaron tarjetas Rally para comprar ~3,372 litros de combustible (por un valor de unos €5,162). Incluso con este alcance limitado, Autohero ahorró aproximadamente €10,000 frente a los precios de su anterior proveedor de combustible. Esta drástica reducción del gasto – cerca de un 20% de ahorro – validó la promesa de Rally de ofrecer precios de combustible más bajos. Al evitar los márgenes de las tarjetas tradicionales y fomentar decisiones de repostaje más inteligentes, el piloto generó ahorros tangibles para la cuenta de resultados de Autohero. Quedó claro que, si estos resultados se extendían a toda la flota, el impacto financiero sería enorme.

- Ahorro anual previsto de más de €30,000: Más allá del piloto, Rally ayudó a Autohero a identificar optimizaciones adicionales para asegurar ahorros continuos. Al eliminar el uso de combustibles premium y mejorar el momento del repostaje, Autohero podía ahorrar otros ~€15,000 al año además de los descuentos base. Rally proyectó que, con un despliegue completo, Autohero podría ahorrar más de €30,000 en el primer año de uso de la plataforma. Era una estimación conservadora; a medida que creciera el volumen de la flota en Rally, el ahorro escalaría. De hecho, Autohero aumentó rápidamente el uso tras el piloto: al mes siguiente, cargaron unos €20,000 en combustible a través de Rally (frente a €5K en mayo). Esta rápida adopción confirmó que cuanto más usaban Rally, más ahorraban. Para una gran flota, estas reducciones de costes mejoran directamente los márgenes operativos en un mercado duro y competitivo.

- Mayor eficiencia operativa: El cambio a Rally no solo ahorró dinero, también ahorró tiempo y complicaciones. El equipo financiero de Autohero dejó de clasificar montones de recibos y cotejar facturas de combustible. Con la factura consolidada y el paquete de recibos de Rally, la conciliación de fin de mes pasó a ser mucho más simple. La factura de junio de Rally, por ejemplo, mostraba cada transacción con un descuento por línea y ofrecía un reembolso total de €541.54 para ese periodo. Todos los detalles del IVA estaban claramente desglosados, facilitando su recuperación. El responsable de Delivery de Autohero, Balakumar “Bahi” Bahiratharaj, señaló que este enfoque automatizado encajaba perfectamente con su proceso de cierre trimestral: sin retrasos ni sorpresas. Además, los planes para integrar Rally directamente con el ERP de Autohero significan que pronto incluso la carga de recibos estará totalmente automatizada. Esta digitalización de extremo a extremo se traduce en incontables horas ahorradas para el equipo y un acceso más rápido a los datos de gasto. Los gestores de flota ahora pueden centrarse en decisiones estratégicas en lugar de papeleo.

- Mayor control y transparencia: Con el panel en tiempo real de Rally, Autohero obtuvo una visibilidad sin precedentes sobre sus gastos de flota. Podían ver dónde y cuándo se gastaba cada euro, lo que permitía una gestión proactiva. Por ejemplo, si un conductor intentaba una compra fuera de política, el sistema la detectaba al instante, una ventaja importante para la prevención del fraude y el cumplimiento. Todo el gasto de flota y corporativo está ahora unificado en una sola plataforma, tal como prometía Rally. Esta transparencia genera confianza entre los responsables financieros de Autohero, ya que pueden informar fácilmente sobre gasto en combustible, huella de carbono o cumplimiento presupuestario con datos actualizados. También les permite negociar o planificar mejor; conocer las regiones u horarios con combustible más barato gracias a la información de Rally ayuda en la planificación de rutas y la formación de conductores, multiplicando las ganancias de eficiencia.

Quizá lo más revelador sea la respuesta positiva del propio equipo de Autohero. Los conductores adoptaron rápidamente la tarjeta Rally y su bot de WhatsApp – facilitando su trabajo y ayudando a la vez a la empresa a ahorrar dinero. Mientras tanto, los gestores de Autohero por fin tienen un control del gasto de flota basado en datos. Se acabaron los puntos ciegos o los cheques en blanco a proveedores de combustible; tienen control total con un esfuerzo mínimo. El lema de Rally de “sin descuentos ciegos, pero con control total de los costes de tu flota – automático, basado en datos y eficiente” cobró vida para Autohero.

Conclusión: una alianza ganadora para ahorrar en flotas

Al asociarse con Rally, Autohero transformó un centro de costes problemático en una fuente de ventaja competitiva. Lo que empezó como un piloto es ahora un modelo de gestión moderna del gasto de flota: uno que combina ahorro de costes (5–10% menos en gasto de combustible, decenas de miles ahorrados al año) con mejoras de procesos (flujos automatizados y controles en tiempo real). En un sector donde los márgenes son ajustados, estas mejoras cambian las reglas del juego. Los gestores de flota, responsables de compras y directores financieros de toda Europa pueden tomar nota del éxito de Autohero: con la plataforma adecuada, incluso una gran flota multinacional puede lograr control y transparencia completos sobre los gastos mientras reduce significativamente los costes.

La experiencia de Autohero subraya una tendencia más amplia: la era de las tarjetas de combustible aisladas y los recibos en papel está llegando a su fin. Las plataformas de gasto integradas e inteligentes como Rally son el futuro para las flotas que exigen agilidad y eficiencia. A medida que Autohero sigue creciendo en Europa, la solución de Rally crecerá con ellos, garantizando que cada euro gastado esté optimizado y contabilizado. En palabras de los fundadores de Rally, una vez que un cliente entra en producción, “el uso crece rápido” y también los resultados. Autohero, en efecto, ha alcanzado un nuevo estándar en gasto de flota, y el camino por delante parece claramente más eficiente en costes.