Introduzione: una flotta in rapida crescita incontra costi fuori controllo
Autohero – il ramo retail di AUTO1 Group – gestisce una grande flotta per la consegna di veicoli in Europa, portando le auto direttamente ai clienti. Con attività in 10 mercati europei, gestire in modo efficiente carburante e spese di flotta è fondamentale. All’inizio del 2025, il team di Autohero affrontava sfide crescenti: i costi del carburante aumentavano, le carte carburante esistenti avevano limiti di rete e commissioni nascoste, e i processi manuali per le spese gravavano sul team finance. Autohero ha iniziato a cercare una soluzione più moderna per contenere la spesa e semplificare le operazioni. Ha scoperto Rally – una nuova piattaforma di spesa per flotte – e ha deciso di provarla con un programma pilota. Ne è seguita una svolta netta nel controllo dei costi e nell’efficienza dei processi.
Sfide: spesa frammentata e alti costi carburante
Come molte flotte, Autohero utilizzava carte carburante e fornitori tradizionali, ma ha riscontrato diversi problemi:
- Reti limitate e ricarichi sui prezzi: La precedente carta carburante obbligava gli autisti a usare stazioni specifiche e applicava margini elevati. L’analisi di Rally ha infatti mostrato che il fornitore in uso (UTA) applicava un ricarico significativo rispetto ai prezzi di mercato. Autohero sospettava di pagare troppo il carburante per migliaia di euro a causa di queste commissioni poco trasparenti.
- Prezzi del carburante volatili: I costi del carburante oscillavano molto in base a orario e luogo. Senza dati in tempo reale, gli autisti di Autohero facevano spesso rifornimento in momenti sfavorevoli. Un’analisi interna ha rivelato che i prezzi partono “super cari a inizio giornata” e possono variare fino a €0.30 al litro nello stesso giorno. Autohero non aveva un modo per ottimizzare gli acquisti rispetto a queste oscillazioni.
- Admin inefficiente e dati isolati: Gestire ricevute e recuperi IVA in più paesi era complesso. Il team contabile di Autohero doveva raccogliere scontrini cartacei dagli autisti e inserire i dati manualmente per recuperare le imposte: un processo lento e soggetto a errori. Non avevano una vista unificata della spesa di flotta; spese aziendali e di flotta erano sparse in sistemi diversi. Questo rendeva difficile analizzare i costi totali o applicare policy coerenti in tutta Europa.
- Problemi legati al comportamento degli autisti: Gli autisti acquistavano talvolta carburanti premium (come diesel premium o additivi speciali) per abitudine o comodità, gonfiando ulteriormente i costi. Senza report dettagliati, i fleet manager di Autohero faticavano a individuare questi schemi e a promuovere comportamenti più efficienti nei costi.
In breve, Autohero aveva bisogno di un approccio unificato e guidato dai dati alla spesa di flotta. La soluzione doveva funzionare in tutti i mercati, ridurre i costi del carburante ed eliminare i problemi amministrativi. Entra in scena Rally.
La soluzione Rally: carta universale e controlli data-driven
Autohero ha collaborato con Rally in un programma pilota per trasformare la gestione della spesa di flotta. La piattaforma Rally ha introdotto diverse innovazioni chiave che hanno affrontato direttamente i punti critici di Autohero:
- Una carta, ogni stazione: Rally ha fornito ad Autohero una moderna carta flotta accettata in qualsiasi stazione di servizio in Europa – non solo in una rete limitata. Questo ha permesso agli autisti di fare rifornimento nella stazione più comoda o più economica disponibile. Fondamentale: la carta Rally non è limitata al carburante, ma può essere usata per qualsiasi spesa di flotta o aziendale, dai pedaggi alla manutenzione, tutto su un’unica piattaforma. Nonostante questa flessibilità, il modello Rally è 5–10% più economico delle carte carburante tradizionali, grazie al pass-through dei prezzi all’ingrosso e all’eliminazione dei tipici ricarichi delle carte. Autohero ha subito colto il vantaggio di permettere agli autisti di fare il pieno presso stazioni low-cost (es. marchi indipendenti come JET) senza rinunciare alla comodità – cosa impossibile con il vecchio fornitore. “Con una carta che funziona ovunque, le stazioni con prezzi carburante più bassi sono diventate improvvisamente accessibili”, osserva il team di Rally.
- Dati e ottimizzazioni AI: La piattaforma Rally ha offerto visibilità in tempo reale sulle transazioni e insight intelligenti. I manager di Autohero potevano ora vedere i trend dei prezzi del carburante per orario e località, aiutandoli a definire linee guida di rifornimento più efficaci. I dati di Rally hanno confermato che fare rifornimento nel tardo pomeriggio/sera faceva risparmiare in modo costante (i prezzi tra 17:00–22:00 sono affidabilmente più bassi ogni giorno). Con questo insight, Autohero ha iniziato a incoraggiare gli autisti a spostare il rifornimento più tardi nella giornata quando possibile. Rally ha anche segnalato l’uso di carburanti premium: il team ha identificato che, se gli autisti si fossero attenuti al diesel standard invece che a carburanti speciali, avrebbero potuto risparmiare fino a €15,000 all’anno. Queste raccomandazioni data-driven – supportate da Rally AI – hanno dato ad Autohero leve concrete per ridurre la spesa inutile. Invece di tagli arbitrari generalizzati, hanno ottenuto un controllo più preciso (ad esempio eliminando gradualmente i marchi di carburante più costosi o adattando i percorsi affinché i mezzi facciano rifornimento in stazioni/orari più convenienti).
- Funzioni di controllo e compliance: Durante l’impostazione del pilota, Rally ha lavorato con Autohero per configurare carta e piattaforma in base alle loro esigenze. PIN personalizzati e controlli di spesa sono stati preconfigurati per ogni autista/carta, così che l’uso restasse entro categorie e budget approvati. Il team di Autohero poteva impostare limiti o avvisi (es. limitare acquisti di carburante premium o segnalare transazioni anomale) tramite la dashboard Rally. Questo ha introdotto un nuovo livello di applicazione delle policy – qualcosa che il vecchio fornitore non riusciva a fare facilmente. In pratica, Autohero ha ottenuto pieno controllo sulle spese di flotta – in modo automatico ed efficiente, in linea con la promessa di Rally di una gestione flotte guidata dai dati, non da sconti grossolani.
- Workflow digitale senza attriti: Forse il miglioramento più evidente nella qualità operativa è stato l’approccio di Rally alla digitalizzazione di ricevute e report. Ogni transazione Rally appare in una dashboard in tempo reale; gli autisti devono solo scattare una foto dello scontrino carburante e inviarla via WhatsApp. La funzione “AutoMatch” di Rally collega in modo intelligente queste ricevute alla transazione corretta, eliminando la burocrazia che il team finance di Autohero doveva affrontare. Quando il pilota di Autohero è partito, gli autisti hanno inviato le prime ricevute tramite il bot WhatsApp di Rally, che il team ha subito giudicato molto più comodo dei metodi precedenti. La compliance è aumentata perché era semplicissimo per gli autisti rendicontare le spese – “gli autisti adorano davvero la nostra esperienza WhatsApp”, hanno osservato i fondatori di Rally. Sul back-end, Rally ha fornito ai contabili di Autohero tutti i dati di transazione e i dettagli IVA in un unico pacchetto. Durante il pilota, Rally ha persino preparato un elenco dettagliato delle transazioni con ogni ricevuta allegata, su misura per i requisiti contabili di Autohero. Niente più caccia agli scontrini mancanti o riconciliazioni manuali; tutto veniva acquisito digitalmente. Inoltre, quando Autohero ha indicato l’intenzione di ampliare l’uso, Rally ha proposto un’integrazione diretta con il sistema ERP di Autohero, così che tutte le ricevute carburante e i dati fluissero automaticamente senza passaggi manuali. Questo livello di automazione ha liberato il team finance da un importante carico amministrativo.
In sintesi, Rally ha fornito ad Autohero una piattaforma unificata di spesa per flotte: una carta per tutte le spese, dati in tempo reale e insight guidati dall’AI per orientare gli acquisti di carburante, e processi automatizzati per rendicontazione e rimborsi. Ma la vera prova del valore si sarebbe vista nei risultati.
Risultati: grandi risparmi e guadagni di efficienza
L’impatto della soluzione Rally è stato evidente quasi subito. Già nelle prime due settimane di pilota, la flotta di Autohero ha registrato risparmi significativi e miglioramenti operativi:
- €10,000 di risparmio carburante in due settimane: Durante il pilota (15–31 maggio 2025), 14 autisti di Autohero hanno usato le carte Rally per acquistare ~3,372 litri di carburante (per circa €5,162). Anche su questa scala limitata, Autohero ha risparmiato circa €10,000 rispetto ai prezzi del precedente fornitore carburante. Questa forte riduzione della spesa – circa un 20% di risparmio – ha confermato la promessa di Rally di prezzi carburante più bassi. Evitando i ricarichi delle carte tradizionali e incentivando scelte di rifornimento più intelligenti, il pilota ha generato risparmi concreti sul conto economico di Autohero. È diventato chiaro che, estendendo questi risultati all’intera flotta, l’impatto finanziario sarebbe stato enorme.
- Risparmio annuo previsto di oltre €30,000: Oltre al pilota, Rally ha aiutato Autohero a identificare ulteriori ottimizzazioni per consolidare risparmi continuativi. Eliminando l’uso di carburanti premium e migliorando il timing dei rifornimenti, Autohero poteva risparmiare circa altri €15,000 l’anno oltre agli sconti di base. Rally ha stimato che, con il rollout completo, Autohero potrebbe risparmiare oltre €30,000 nel primo anno di utilizzo della piattaforma. Era una stima prudente; con l’aumento dei volumi della flotta su Rally, i risparmi sarebbero cresciuti. Infatti, Autohero ha aumentato rapidamente l’utilizzo dopo il pilota – già nel mese successivo ha speso circa €20,000 in carburante tramite Rally (contro €5K di maggio). Questa rapida adozione ha confermato che più usavano Rally, più risparmiavano. Per una grande flotta, queste riduzioni di costo migliorano direttamente i margini operativi in un mercato difficile e competitivo.
- Maggiore efficienza operativa: Il passaggio a Rally non ha solo fatto risparmiare denaro, ma anche tempo e fatica. Il team finance di Autohero non ha più dovuto ordinare pile di ricevute e verificare le fatture carburante. Con la fattura consolidata di Rally e il pacchetto ricevute, la riconciliazione di fine mese è diventata molto più semplice. La fattura Rally di giugno, per esempio, mostrava ogni transazione con uno sconto per riga e includeva un rimborso totale di €541.54 per quel periodo. Tutti i dettagli IVA erano chiaramente indicati, facilitando il recupero fiscale. Il responsabile Delivery di Autohero, Balakumar “Bahi” Bahiratharaj, ha osservato che questo approccio automatizzato si integrava perfettamente con il processo di chiusura trimestrale – senza ritardi né sorprese. Inoltre, i piani per integrare Rally direttamente con l’ERP di Autohero significano che presto anche il caricamento delle ricevute sarà completamente automatizzato. Questa digitalizzazione end-to-end si traduce in innumerevoli ore risparmiate per il team e in un accesso più rapido ai dati di spesa. I fleet manager possono ora concentrarsi su decisioni strategiche invece che sulla burocrazia.
- Maggiore controllo e trasparenza: Con la dashboard in tempo reale di Rally, Autohero ha ottenuto una visibilità senza precedenti sulle spese di flotta. Poteva vedere dove e quando veniva speso ogni euro, rendendo possibile una gestione proattiva. Per esempio, se un autista avesse tentato un acquisto fuori policy, il sistema lo avrebbe rilevato subito – un vantaggio importante per prevenzione frodi e compliance. Tutta la spesa di flotta e aziendale è ora unificata in un’unica piattaforma, come promesso da Rally. Questa trasparenza rafforza la fiducia degli stakeholder finanziari di Autohero, che possono facilmente rendicontare spesa carburante, impronta di carbonio o rispetto del budget con dati aggiornati. Inoltre li aiuta a negoziare e pianificare meglio; conoscere le aree o gli orari più economici grazie agli insight di Rally supporta la pianificazione dei percorsi e la formazione degli autisti, amplificando i guadagni di efficienza.
Forse l’aspetto più indicativo è il feedback positivo del team Autohero. Gli autisti hanno adottato rapidamente la carta Rally e il suo bot WhatsApp – rendendo il loro lavoro più semplice e aiutando al tempo stesso l’azienda a risparmiare. Nel frattempo, i manager di Autohero hanno finalmente un controllo data-driven sulla spesa di flotta. Niente più zone d’ombra o assegni in bianco ai fornitori di carburante; hanno pieno controllo con il minimo sforzo. Il mantra di Rally “niente sconti alla cieca, ma pieno controllo dei costi di flotta – automatico, data‑driven, efficiente” ha preso vita per Autohero.
Conclusione: una partnership vincente per il risparmio di flotta
Collaborando con Rally, Autohero ha trasformato un centro di costo problematico in una fonte di vantaggio competitivo. Quello che era iniziato come un pilota è ora un modello di gestione moderna della spesa di flotta: capace di unire risparmio sui costi (5–10% in meno sulla spesa carburante, decine di migliaia di euro risparmiati ogni anno) e miglioramenti di processo (workflow automatizzati e controlli in tempo reale). In un settore dove i margini sono ridotti, questi miglioramenti cambiano le regole del gioco. Fleet manager, responsabili acquisti e direttori finance in tutta Europa possono prendere nota del successo di Autohero: con la piattaforma giusta, anche una grande flotta attiva in più paesi può ottenere controllo completo e trasparenza sulle spese riducendo in modo significativo i costi.
L’esperienza di Autohero evidenzia una tendenza più ampia: l’era delle carte carburante isolate e degli scontrini cartacei sta finendo. Le piattaforme integrate e intelligenti di gestione della spesa come Rally sono il futuro per le flotte che richiedono agilità ed efficienza. Mentre Autohero continua a crescere in Europa, la soluzione Rally crescerà con loro, assicurando che ogni euro speso sia ottimizzato e contabilizzato. Nelle parole dei fondatori di Rally, una volta che un cliente va live, “l’utilizzo cresce rapidamente” e così anche i risultati. Autohero ha davvero alzato il livello della spesa di flotta, e la strada davanti appare decisamente più efficiente nei costi.
