Úvod: Rýchlo rastúca flotila čelí rastúcim nákladom
Autohero – retailová divízia AUTO1 Group – prevádzkuje veľkú flotilu na doručovanie vozidiel po celej Európe a dopravuje autá až k dverám zákazníkov. Pri prevádzke na 10 európskych trhoch je efektívne riadenie paliva a výdavkov vozového parku kritické. Začiatkom roka 2025 čelil tím Autohero rastúcim problémom: náklady na palivo prudko rástli, existujúce palivové karty mali sieťové obmedzenia a skryté poplatky a manuálne procesy správy výdavkov zaťažovali finančný tím. Autohero začal hľadať modernejšie riešenie, ktoré by dostalo výdavky pod kontrolu a zefektívnilo prevádzku. Objavili Rally – novú platformu na výdavky pre flotily – a rozhodli sa ju vyskúšať v pilotnom programe. Nasledoval výrazný obrat v kontrole nákladov aj efektivite procesov.
Výzvy: Roztrieštené výdavky a vysoké účty za palivo
Tak ako mnohé flotily, aj Autohero používal tradičné palivové karty a dodávateľov, no narazil na viacero problémov:
- Obmedzené siete a cenové prirážky: Ich predchádzajúca palivová karta viazala vodičov na konkrétne čerpacie stanice a účtovala si výrazné marže. Analýza spoločnosti Rally v skutočnosti ukázala, že pôvodný poskytovateľ účtoval výraznú prirážku k trhovým cenám paliva. Autohero malo podozrenie, že za palivo platilo príliš veľa v dôsledku týchto neprehľadných poplatkov.
- Kolísavé ceny paliva: Náklady na palivo výrazne kolísali podľa času a miesta. Bez dát v reálnom čase vodiči Autohero často tankovali v nevhodnom čase. Interná analýza ukázala, že ceny sú „super drahé na začiatku dňa“ a môžu sa v rámci jedného dňa líšiť až o 0,30 € na liter. Autohero nemal spôsob, ako nákupy optimalizovať podľa týchto výkyvov.
- Neefektívna administratíva a dátové silá: Správa bločkov a vrátenia DPH vo viacerých krajinách bola náročná. Účtovný tím Autohero musel zbierať papierové bločky od vodičov a ručne zadávať údaje na vrátenie daní – pomalý proces náchylný na chyby. Nemali jednotný pohľad na výdavky flotily; firemné a flotilové výdavky boli roztrúsené v rôznych systémoch. To sťažovalo analýzu celkových nákladov aj jednotné presadzovanie pravidiel v celej Európe.
- Výzvy v správaní vodičov: Vodiči niekedy zo zvyku alebo pohodlia kupovali drahšie palivá (napríklad prémiovú naftu alebo špeciálne aditíva), čo ďalej zvyšovalo náklady. Bez detailného reportingu mali fleet manažéri Autohero problém tieto vzorce odhaliť a viesť vodičov k úspornejšiemu správaniu.
Stručne povedané, Autohero potreboval jednotný prístup k výdavkom založený na dátach. Riešenie muselo fungovať na všetkých trhoch, znížiť náklady na palivo a odstrániť administratívne bolesti hlavy. Tu prichádza Rally.
Riešenie Rally: Univerzálna karta a dátami riadená kontrola
Autohero sa spojil s Rally v pilotnom programe, aby zmenil spôsob riadenia výdavkov flotily. Platforma Rally priniesla niekoľko kľúčových inovácií, ktoré priamo riešili hlavné problémy Autohero:
- Jedna karta, každá stanica: Rally poskytla Autohero modernú fleetovú kartu akceptovanú na každej čerpacej stanici v celej Európe – nielen v obmedzenej sieti. To znamenalo, že vodiči mohli tankovať na najvhodnejšej alebo najlacnejšej dostupnej stanici. Karta Rally, čo je kľúčové, nie je obmedzená len na palivo: možno ju použiť na akýkoľvek výdavok flotily alebo firmy– od mýta po údržbu, všetko na jednej platforme. Napriek tejto flexibilite je model Rally o lacnejší než tradičné palivové karty 5, lebo prenáša ceny od veľkoobchodníkov a ruší 10 % typické prirážky na kartách. Autohero okamžite ocenilo možnosť umožniť vodičom tankovať na lacných nezávislých staniciach bez straty pohodlia — pri starom dodávateľovi to nebolo možné. „S kartou, ktorá funguje všade, sa zrazu sprístupnili stanice s lacnejším palivom,“ uvádza tím Rally.
- Dáta a AI optimalizácie: Platforma Rally priniesla prehľad o transakciách v reálnom čase a inteligentné poznatky. Manažéri Autohero teraz videli trendy cien paliva podľa času a miesta, čo im pomohlo nastaviť lepšie pravidlá tankovania. Dáta Rally potvrdili, že tankovanie neskoro popoludní a večer pravidelne šetrí peniaze (ceny od 17:00 do 22:00 sú spoľahlivo nižšie každý deň). S týmto poznatkom začal Autohero povzbudzovať vodičov, aby podľa možností presúvali tankovanie na neskoršiu časť dňa. Rally tiež upozornil na používanie prémiových palív: tím zistil, že ak by vodiči zostali pri štandardnej nafte namiesto špeciálnych palív, mohli by ušetriť až 15 000 € ročne. Tieto odporúčania založené na dátach – poháňané Rally AI – dali Autohero konkrétne páky na zníženie zbytočných výdavkov. Namiesto plošných škrtov získali jemnejšiu kontrolu (napríklad postupné vyradenie drahých značiek paliva alebo úpravu trás tak, aby kamióny tankovali na lacnejších staniciach a v lacnejších časoch).
- Funkcie kontroly a súladu: Počas nastavenia pilotu Rally spolupracovalo s Autohero na úprave nastavení kariet a platformy podľa ich potrieb. Vlastné PIN kódy a limity výdavkov boli vopred nastavené pre každého vodiča/kartu, aby sa používanie držalo v schválených kategóriách a rozpočtoch. Tím Autohero mohol cez dashboard Rally nastavovať limity alebo upozornenia (napr. obmedziť nákup prémiového paliva alebo označiť neobvyklé transakcie). To prinieslo novú úroveň vymáhania pravidiel – niečo, čo ich starý poskytovateľ nevedel ľahko zabezpečiť. Autohero tak v praxi získalo plnú kontrolu nad výdavkami flotily – automaticky a efektívne, v súlade s prísľubom Rally o dátovo riadenom manažmente flotily namiesto hrubých zliav.
- Plynulý digitálny workflow: Asi najväčším praktickým zlepšením bol prístup Rally k digitalizácii bločkov a reportingu. Každá transakcia Rally sa zobrazí v dashboarde v reálnom čase; vodiči len odfotia bloček za palivo a pošlú ho cez WhatsApp. Funkcia „AutoMatch“ od Rally inteligentne priradí tieto bločky k správnej transakcii – čím odstráni zdĺhavú administratívu, ktorej predtým čelil finančný tím Autohero. Keď sa pilot Autohero spustil, vodiči odoslali prvé bločky cez WhatsApp bota Rally, čo tím označil za oveľa pohodlnejšie než predchádzajúce metódy. Súlad prudko vzrástol, pretože bolo pre vodičov úplne jednoduché vykazovať výdavky – „vodiči si náš WhatsApp zážitok naozaj obľúbili,“ poznamenali zakladatelia Rally. Na back-ende Rally poskytlo účtovníkom Autohero všetky transakčné dáta a údaje o DPH v jednom balíku. Počas pilotu Rally dokonca pripravilo detailný zoznam transakcií s pripojeným každým bločkom, prispôsobený účtovným požiadavkám Autohero. Už žiadne dohľadávanie chýbajúcich bločkov ani párovanie záznamov; všetko bolo zachytené digitálne. Navyše, keď Autohero naznačilo, že rozšíri používanie, Rally navrhlo priamu integráciu do ERP systému Autohero, aby všetky bločky za palivo a dáta prúdili automaticky bez manuálneho odovzdávania. Táto úroveň automatizácie odbremenila finančný tím od veľkej administratívnej záťaže.
Stručne, Rally vybavilo Autohero jednotnou platformou výdavkov flotily: jednou kartou na všetky výdavky, dátami v reálnom čase a poznatkami riadenými AI pre nákup paliva a automatizovanými procesmi reportingu a refundácie. Skutočný dôkaz hodnoty sa však ukázal až vo výsledkoch.
Výsledky: veľké úspory a vyššia efektivita
Dopad riešenia Rally bol zrejmý takmer okamžite. Už počas prvých dvoch týždňov pilotu zaznamenala flotila Autohero výrazné úspory nákladov a prevádzkové zlepšenia:
- Úspora €10 000 za palivo za dva týždne: Počas pilotu (15.–31. mája 2025) použilo 14 vodičov Autohero karty Rally na nákup približne 3 372 litrov paliva (v hodnote asi €5 162). Aj v tomto obmedzenom rozsahu Autohero ušetrilo približne €10 000 oproti cenám predchádzajúceho dodávateľa paliva. Toto výrazné zníženie výdavkov – približne 20 % úspora – potvrdilo prísľub Rally nižších cien paliva. Vyhnutím sa prirážkam starých kariet a podporou inteligentnejšieho tankovania priniesol pilot Autohero hmatateľné úspory do hospodárskeho výsledku. Bolo jasné, že ak by sa takéto výsledky rozšírili na celú flotilu, finančný dopad by bol obrovský.
- Odhadovaná ročná úspora €30 000+: Okrem pilotu pomohlo Rally Autohero identifikovať ďalšie optimalizácie na zabezpečenie priebežných úspor. Odstránením používania prémiových palív a lepším načasovaním tankovania mohlo Autohero ušetriť ďalších ~€15 000 ročne nad rámec základných zliav. Rally odhadlo, že pri plnom nasadení môže Autohero ušetriť viac než €30 000 už v prvom roku používania platformy. Išlo o konzervatívny odhad; s rastúcim objemom flotily cez Rally by úspory rástli. Autohero po pilote skutočne rýchlo zvýšilo používanie – už v nasledujúcom mesiaci natankovali cez Rally asi za €20 000 (oproti €5K v máji). Toto rýchle prijatie potvrdilo, že čím viac Rally používali, tým viac šetrili. Pri veľkej flotile tieto zníženia nákladov priamo zlepšujú prevádzkové marže na náročnom konkurenčnom trhu.
- Vyššia prevádzková efektivita: Prechod na Rally nepriniesol len úsporu nákladov – ušetril aj čas a odstránil zbytočné starosti. Finančný tím spoločnosti Autohero už nemusel triediť kopy účteniek a porovnávať účty za palivo. Keď bola každá účtenka spárovaná s príslušnou platbou a podrobnosti o DPH boli zhrnuté za jednotlivé obdobia, zosúladenie na konci mesiaca bolo oveľa jednoduchšie. Balakumar „Bahi“ Bahiratharaj, vedúci doručovania v spoločnosti Autohero, poznamenal, že tento automatizovaný prístup dokonale zapadol do ich procesu uzávierky na konci štvrťroka – bez oneskorení a prekvapení. Navyše, plány na priame prepojenie Rally so systémom ERP spoločnosti Autohero by odstránili ďalší manuálny krok. Digitálny pracovný postup šetrí tímu čas a poskytuje rýchlejší prístup k údajom o výdavkoch. Správcovia vozového parku sa teraz môžu sústrediť na strategické rozhodnutia namiesto papierovania.
- Väčšia kontrola a transparentnosť: Vďaka dashboardu Rally v reálnom čase získalo Autohero bezprecedentný prehľad o výdavkoch flotily. Videli, kde a kedy bolo minuté každé euro, čo umožnilo proaktívne riadenie. Ak by sa napríklad vodič pokúsil o nákup mimo pravidiel, systém by to okamžite zachytil – významný prínos pre prevenciu podvodov a súlad. Všetky flotilové aj firemné výdavky sú teraz zjednotené v jednej platforme, ako Rally sľubovalo. Táto transparentnosť buduje dôveru finančných stakeholderov v Autohero, pretože môžu ľahko reportovať výdavky na palivo, uhlíkovú stopu či dodržiavanie rozpočtu pomocou aktuálnych dát. Zároveň im pomáha lepšie vyjednávať a plánovať; poznanie najlacnejších regiónov alebo časov tankovania z poznatkov Rally pomáha pri plánovaní trás a školení vodičov, čím sa zisky efektivity ďalej násobia.
Asi najvýrečnejšia je pozitívna spätná väzba od samotného tímu Autohero. Vodiči si rýchlo osvojili kartu Rally aj jej WhatsApp bota – uľahčilo im to prácu a zároveň pomohlo firme šetriť peniaze. Manažéri Autohero medzitým konečne získali dátovo riadenú kontrolu nad výdavkami flotily. Už žiadne slepé miesta ani bianko šeky pre dodávateľov paliva; majú plnú kontrolu s minimálnou námahou. Mantra Rally „žiadne slepé zľavy, ale plná kontrola nad nákladmi vašej flotily – automaticky, dátovo, efektívne“ sa pre Autohero stala realitou.
Záver: víťazné partnerstvo pre úspory flotily
Partnerstvom s Rally premenilo Autohero problematické nákladové centrum na zdroj konkurenčnej výhody. To, čo začalo ako pilot, je dnes vzorom moderného riadenia výdavkov flotily: spája úspory nákladov (o 5–10 % nižšie výdavky na palivo, desiatky tisíc ušetrené ročne) s procesnými zlepšeniami (automatizované workflowy a kontroly v reálnom čase). V odvetví s nízkymi maržami sú tieto zlepšenia prelomové. Manažéri flotíl, nákupcovia a finanční riaditelia po celej Európe si môžu vziať príklad z úspechu Autohero: so správnou platformou môže aj veľká flotila vo viacerých krajinách získať úplnú kontrolu a transparentnosť nad výdavkami a zároveň výrazne znížiť náklady.
Skúsenosť Autohero zdôrazňuje širší trend – éra izolovaných palivových kariet a papierových bločkov sa končí. Integrované, inteligentné platformy na správu výdavkov ako Rally sú budúcnosťou pre flotily, ktoré vyžadujú agilitu a efektivitu. Ako Autohero ďalej rastie po Európe, riešenie Rally bude rásť s nimi a zabezpečí, že každé minuté euro bude optimalizované a zaúčtované. Slovami zakladateľov Rally, keď zákazník spustí prevádzku, „používanie rastie rýchlo“ a rovnako aj výsledky. Autohero sa skutočne posunulo k novému štandardu výdavkov flotily a cesta pred ním vyzerá výrazne nákladovo efektívnejšie.
