Asiakastarina: miten Autohero'säästi isosti Rallyn kalustokulualustalla

Johdanto: Nopeasti kasvava kalusto kohtaa nousevat kulut

Autohero – AUTO1 Groupin vähittäismyyntiyksikkö – operoi suurta ajoneuvojen toimituskalustoa eri puolilla Eurooppaa ja kuljettaa autoja asiakkaiden ovelle. Toiminta kattaa 10 Euroopan markkinaa, joten polttoaine- ja kalustokulujen tehokas hallinta on kriittistä. Vuoden 2025 alkuun mennessä Autoheron tiimi kohtasi kasvavia haasteita: polttoainekulut nousivat, nykyisissä polttoainekorteissa oli verkostorajoituksia ja piilokuluja, ja manuaaliset kuluprosessit kuormittivat taloustiimiä. Autohero alkoi etsiä modernimpaa ratkaisua kulujen hillintään ja toiminnan tehostamiseen. He löysivät Rallyn – uuden kaluston kulutusalustan – ja päättivät kokeilla sitä pilotissa. Seurauksena oli merkittävä käänne kulujen hallinnassa ja prosessien tehokkuudessa.

Haasteet: Hajanaiset kulut ja korkeat polttoainelaskut

Kuten monet kalustot, Autohero käytti perinteisiä polttoainekortteja ja toimittajia, mutta kohtasi useita ongelmia:

- Rajatut verkostot ja hintalisät: Aiempi polttoainekortti sitoi kuljettajat tiettyihin asemiin ja lisäsi merkittäviä marginaaleja. Rallyn analyysi osoitti, että nykyinen toimittaja (UTA) veloitti huomattavan lisän markkinahintojen päälle. Autohero epäili maksavansa polttoaineesta liikaa tuhansia euroja näiden epäselvien maksujen vuoksi.

- Vaihtelevat polttoainehinnat: Polttoainekulut vaihtelivat voimakkaasti ajan ja sijainnin mukaan. Ilman reaaliaikaista dataa Autoheron kuljettajat tankkasivat usein epäedulliseen aikaan. Sisäinen analyysi paljasti, että hinnat alkavat päivän alussa “todella korkeina” ja voivat vaihdella saman päivän aikana jopa €0.30 litralta. Autoherolta puuttui tapa optimoida ostot näiden vaihtelujen mukaan.

- Tehoton hallinto ja datasiilot: Kuittien ja ALV-palautusten hallinta useissa maissa oli työlästä. Autoheron kirjanpitotiimin piti kerätä paperikuitit kuljettajilta ja syöttää tiedot manuaalisesti verojen palautusta varten – hidas ja virhealtis prosessi. Heillä ei ollut yhtenäistä näkymää kaluston kuluihin; yritys- ja kalustokulut olivat hajallaan eri järjestelmissä. Tämä vaikeutti kokonaiskulujen analysointia ja käytäntöjen johdonmukaista valvontaa Euroopassa.

- Kuljettajakäyttäytymisen haasteet: Kuljettajat ostivat joskus tottumuksesta tai helppouden vuoksi kalliimpia polttoaineita (kuten premium-dieseliä tai erikoislisäaineita), mikä kasvatti kustannuksia entisestään. Ilman tarkkaa raportointia Autoheron kalustopäälliköiden oli vaikea havaita näitä malleja ja ohjata kustannustehokkaampaan toimintaan.

Lyhyesti: Autohero tarvitsi yhtenäisen, dataohjatun mallin kaluston kulujen hallintaan. Ratkaisun piti toimia kaikilla markkinoilla, alentaa polttoainekuluja ja poistaa hallinnolliset ongelmat. Tässä kohtaa mukaan tuli Rally.

Rallyn ratkaisu: Yleiskortti ja dataohjatut kontrollit

Autohero aloitti Rallyn kanssa pilotin muuttaakseen tapaa, jolla se hallitsee kaluston kuluja. Rallyn alusta toi useita keskeisiä uudistuksia, jotka vastasivat suoraan Autoheron kipukohtiin:

- Yksi kortti, kaikki asemat: Rally tarjosi Autoherolle modernin kalustokortin, joka käy kaikilla huoltoasemilla kaikkialla Euroopassa – ei vain rajatussa verkostossa. Tämä tarkoitti, että kuljettajat saattoivat tankata kätevimmällä tai halvimmalla asemalla. Tärkeää on, että Rally-kortti ei rajoitu polttoaineeseen: sitä voi käyttää mihin tahansa kaluston tai yrityksen kuluihin, tietulleista huoltoon, kaikki yhdellä alustalla. Tästä joustavuudesta huolimatta Rallyn malli on 5–10 % halvempi kuin perinteiset polttoainekortit, koska se välittää tukkuhinnat ja poistaa tyypilliset korttimarginaalit. Autohero näki heti hyödyn siinä, että kuljettajat voivat tankata edullisilla asemilla (esim. riippumattomilla brändeillä kuten JET) ilman että helppous kärsii – mikä oli vanhan toimittajan kanssa mahdotonta. “Kortilla, joka toimii kaikkialla, halvemmat asemat tulivat yhtäkkiä käyttöön”, Rallyn tiimi toteaa.

- Data ja AI-optimointi: Rallyn alusta toi reaaliaikaisen näkyvyyden tapahtumiin ja älykkäitä oivalluksia. Autoheron päälliköt näkivät nyt polttoainehintojen trendit ajan ja sijainnin mukaan, mikä auttoi laatimaan parempia tankkausohjeita. Rallyn data vahvisti, että tankkaus myöhään iltapäivällä tai illalla säästää johdonmukaisesti rahaa (hinnat 17:00–22:00 ovat luotettavasti alempia joka päivä). Tämän tiedon avulla Autohero alkoi ohjata kuljettajia tankkaamaan myöhemmin päivällä aina kun mahdollista. Rally myös tunnisti premium-polttoaineiden käytön: tiimi havaitsi, että jos kuljettajat pysyisivät tavallisessa dieselissä erikoispolttoaineiden sijaan, säästöä voisi tulla jopa €15,000 vuodessa. Nämä dataohjatut suositukset – Rally AI:n tukemina – antoivat Autoherolle konkreettiset keinot vähentää turhaa kulutusta. Mielivaltaisten yleisleikkausten sijaan he saivat tarkempaa ohjausta (esimerkiksi kalliiden polttoainebrändien käytön vähentämistä tai reittien säätämistä niin, että kuorma-autot tankkaavat halvemmilla asemilla ja aikoina).

- Kontrolli- ja compliance-ominaisuudet: Pilotin käyttöönotossa Rally työskenteli Autoheron kanssa kortin ja alustan asetusten määrittämiseksi heidän tarpeisiinsa. Mukautetut PIN-koodit ja kulutusrajat määritettiin etukäteen jokaiselle kuljettajalle ja kortille, jotta käyttö pysyi hyväksytyissä kategorioissa ja budjeteissa. Autoheron tiimi pystyi asettamaan rajoja tai hälytyksiä (esim. premium-polttoaineiden ostojen rajoittaminen tai poikkeavien tapahtumien merkintä) Rallyn hallintapaneelissa. Tämä toi uuden tason käytäntöjen valvontaan – jotain, mitä vanha toimittaja ei pystynyt helposti tarjoamaan. Käytännössä Autohero sai täyden hallinnan kalustokuluihinsa – automaattisesti ja tehokkaasti, Rallyn lupauksen mukaisesti dataohjatulla kalustonhallinnalla eikä pelkillä alennuksilla.

- Saumaton digitaalinen työnkulku: Ehkä suurin arkea helpottava parannus oli Rallyn tapa digitalisoida kuitit ja raportointi. Jokainen Rally-tapahtuma näkyy reaaliaikaisessa hallintapaneelissa; kuljettajat ottavat vain kuvan polttoainekuitista ja lähettävät sen WhatsAppilla. Rallyn “AutoMatch”-ominaisuus yhdistää kuitit älykkäästi oikeaan tapahtumaan – poistaen työlään paperityön, jonka kanssa Autoheron taloustiimi aiemmin kamppaili. Kun Autoheron pilotti käynnistyi, kuljettajat lähettivät ensimmäiset kuittinsa Rallyn WhatsApp-botin kautta, ja tiimi totesi sen olevan jo paljon kätevämpää kuin aiemmat tavat. Compliance parani selvästi, koska kulujen raportointi oli kuljettajille erittäin helppoa – “kuljettajat todella rakastavat WhatsApp-kokemustamme”, Rallyn perustajat totesivat. Taustalla Rally toimitti Autoheron kirjanpitäjille kaikki tapahtumatiedot ja ALV-yksityiskohdat yhdessä paketissa. Pilotin aikana Rally laati jopa yksityiskohtaisen tapahtumaluettelon, jossa jokainen kuitti oli liitetty mukaan Autoheron kirjanpitovaatimusten mukaisesti. Puuttuvien kuittien perään ei enää tarvinnut juosta eikä lokitietoja täsmäyttää; kaikki tallentui digitaalisesti. Lisäksi, kun Autohero ilmoitti laajentavansa käyttöä, Rally ehdotti suoraa integraatiota Autoheron ERP-järjestelmään, jotta kaikki polttoainekuitit ja data siirtyisivät automaattisesti ilman manuaalisia välivaiheita. Tämä automaation taso vapautti taloustiimin merkittävästä hallinnollisesta taakasta.

Yhteenvetona Rally tarjosi Autoherolle yhtenäisen kaluston kulutusalustan: yhden kortin kaikkiin kuluihin, reaaliaikaisen datan ja AI-ohjatut oivallukset polttoaineostojen tueksi sekä automatisoidut prosessit raportointiin ja korvauksiin. Todellinen arvo näkyi kuitenkin tuloksissa.

Tulokset: Suuret säästöt ja tehokkaampi toiminta

Rallyn ratkaisun vaikutus näkyi lähes heti. Jo ensimmäisen kahden viikon pilotin aikana Autoheron kalusto saavutti merkittäviä kustannussäästöjä ja toiminnallisia parannuksia:

- €10,000 polttoainesäästöt kahdessa viikossa: Pilotin aikana (15.–31.5.2025) 14 Autoheron kuljettajaa käytti Rally-kortteja ostaakseen noin 3,372 litraa polttoainetta (arvoltaan noin €5,162). Jo tällä rajatulla laajuudella Autohero säästi noin €10,000 verrattuna aiemman polttoainetoimittajan hinnoitteluun. Tämä dramaattinen kulujen lasku – noin 20 % säästö – vahvisti Rallyn lupauksen alemmista polttoainehinnoista. Välttämällä vanhojen korttien marginaalit ja ohjaamalla fiksumpiin tankkausvalintoihin pilotti toi konkreettisia säästöjä Autoheron tulokseen. Kävi selväksi, että jos vastaavat tulokset laajennettaisiin koko kalustoon, taloudellinen vaikutus olisi valtava.

- Ennustettu €30,000+ vuosisäästö: Pilotin lisäksi Rally auttoi Autoheroa tunnistamaan lisäoptimointeja jatkuvien säästöjen varmistamiseksi. Poistamalla premium-polttoaineiden käytön ja ajoittamalla tankkaukset paremmin Autohero voisi säästää lisäksi noin €15,000 vuodessa perusalennusten päälle. Rally arvioi, että täydellä käyttöönotolla Autohero voisi säästää yli €30,000 ensimmäisen vuoden aikana alustan käytöstä. Tämä oli varovainen arvio; kun kaluston volyymi Rallyn kautta kasvaisi, myös säästöt kasvaisivat. Autohero lisäsi käyttöä nopeasti pilotin jälkeen – jo seuraavana kuukautena he veloittivat Rallyn kautta noin €20,000 polttoainetta (verrattuna toukokuun €5K:hon). Tämä nopea käyttöönotto vahvisti, että mitä enemmän he käyttivät Rallya, sitä enemmän he säästivät. Suurelle kalustolle nämä kustannusvähennykset parantavat suoraan käyttökatetta haastavilla ja kilpailuilla markkinoilla.

- Parempi operatiivinen tehokkuus: Siirtyminen Rallyyn ei säästänyt vain rahaa – se säästi myös aikaa ja vaivaa. Autoheron taloustiimi vapautui kuittipinojen lajittelusta ja polttoainelaskujen ristiintarkistuksesta. Rallyn koontilaskun ja kuittipaketin ansiosta kuukauden lopun täsmäytys helpottui huomattavasti. Esimerkiksi kesäkuun Rally-lasku näytti jokaisen tapahtuman rivikohtaisella alennuksella ja sisälsi €541.54 kokonaispalautuksen kyseiseltä ajalta. Kaikki ALV-tiedot oli eritelty selkeästi, mikä helpotti veronpalautuksia. Autoheron Delivery-johtaja Balakumar “Bahi” Bahiratharaj totesi, että tämä automatisoitu toimintatapa sopi täydellisesti heidän kvartaalin lopun sulkuprosessiinsa – ilman viiveitä tai yllätyksiä. Lisäksi suunnitelmat integroida Rally suoraan Autoheron ERP-järjestelmään tarkoittavat, että pian myös kuittien latausvaihe automatisoidaan täysin. Tämä päästä päähän digitalisointi säästää tiimiltä lukemattomia työtunteja ja nopeuttaa kuludatan saatavuutta. Kalustopäälliköt voivat nyt keskittyä strategisiin päätöksiin paperityön sijaan.

- Enemmän kontrollia ja läpinäkyvyyttä: Rallyn reaaliaikaisen hallintapaneelin avulla Autohero sai ennennäkemättömän näkyvyyden kalustokuluihinsa. He näkivät missä ja milloin jokainen euro käytettiin, mikä mahdollisti ennakoivan hallinnan. Jos kuljettaja esimerkiksi yrittäisi tehdä käytäntöjen vastaisen oston, järjestelmä havaitsisi sen heti – merkittävä hyöty petosten ehkäisyssä ja compliance-työssä. Kaikki kaluston ja yrityksen kulut ovat nyt yhdessä alustassa, kuten Rally lupasi. Tämä läpinäkyvyys lisää luottamusta Autoheron taloudellisten sidosryhmien keskuudessa, koska he voivat raportoida polttoainekuluista, hiilijalanjäljestä tai budjetin noudattamisesta ajantasaisella datalla. Se auttaa myös neuvottelemaan ja suunnittelemaan paremmin; tieto halvimmista polttoainealueista tai ajoista Rallyn oivallusten avulla tukee reittisuunnittelua ja kuljettajakoulutusta, mikä kasvattaa tehokkuushyötyjä entisestään.

Ehkä kertovinta on Autoheron oman tiimin positiivinen palaute. Kuljettajat omaksuivat nopeasti Rally-kortin ja sen WhatsApp-botin – tehden työstä helpompaa ja auttaen samalla yritystä säästämään rahaa. Samaan aikaan Autoheron johtajilla on vihdoin dataohjattu ote kaluston kuluihin. Ei enää katvealueita tai avoimia shekkejä polttoainetoimittajille; heillä on täysi hallinta vähällä vaivalla. Rallyn mantra “ei sokeita alennuksia, vaan täysi hallinta kalustokuluihinne – automaattisesti, dataohjatusti, tehokkaasti” toteutui Autoherolla.

Yhteenveto: Voittava kumppanuus kalustosäästöihin

Yhteistyössä Rallyn kanssa Autohero muutti hankalan kuluerän kilpailueduksi. Pilottina alkanut hanke on nyt malli modernille kaluston kulujen hallinnalle: se yhdistää kustannussäästöt (5–10 % alemmat polttoainekulut, kymmeniä tuhansia säästöjä vuodessa) ja prosessiparannukset (automaattiset työnkulut ja reaaliaikaiset kontrollit). Alalla, jossa katteet ovat tiukat, nämä parannukset muuttavat peliä. Kalustopäälliköt, hankintavastaavat ja talousjohtajat ympäri Eurooppaa voivat ottaa oppia Autoheron menestyksestä: oikealla alustalla jopa suuri usean maan kalusto voi saavuttaa täyden hallinnan ja läpinäkyvyyden kuluihin samalla kun kustannuksia leikataan merkittävästi.

Autoheron kokemus korostaa laajempaa trendiä – erillisten polttoainekorttien ja paperikuittien aika on päättymässä. Integroituja, älykkäitä kulutusalustoja kuten Rally tarvitaan tulevaisuuden kalustoissa, jotka vaativat ketteryyttä ja tehokkuutta. Autoheron jatkaessa kasvuaan Euroopassa Rallyn ratkaisu skaalautuu mukana ja varmistaa, että jokainen käytetty euro optimoidaan ja kirjataan. Rallyn perustajien sanoin, kun asiakas aloittaa käytön, “käyttö kasvaa nopeasti” – ja niin kasvavat myös hyödyt. Autohero on todella nostanut kalustokulunsa uudelle tasolle, ja tie eteenpäin näyttää selvästi kustannustehokkaammalta.