Polttoainekortti on yrityksille tarkoitettu maksujärjestely hyväksyttyjä polttoaineostoja varten. Se auttaa yritystä hallitsemaan, kenellä on osto-oikeus, missä maksut hyväksytään ja miten ostotiedot välitetään taloushallintoon. Joihinkin korttiohjelmiin sisältyy myös mahdollisuus maksaa latauksia, tietulleja, pysäköintiä ja muita yrityksen kuluja.
Pelkkä nimi ei kerro rahoitusmallia, hintaa tai sitä, missä kortti käy. Selvitä ensin nämä käytännön asiat ja vertaile vasta sitten lisäominaisuuksia. Tutustu ostotapahtuman vaiheisiin: näin polttoainekortti toimii käytännössä.
Mitä tapahtuu, kun kuljettaja maksaa?
Yritys avaa ehdot täyttävän tilin, jakaa kortit tai tunnukset käyttäjille ja määrittää sallitun käytön. Maksutavan hyväksyvässä toimipaikassa kuljettaja noudattaa maksupäätteen ohjeita. Kortinmyöntäjä tarkistaa maksutapahtuman suhteessa käytettävissä oleviin varoihin tai sovittuun luottoon sekä sovellettaviin käyttörajoituksiin.
Säilytä maksun jälkeen toimittajan kuitti tai lasku sekä tapahtuman tiedot ja sen liiketoiminnallinen tarkoitus. Taloushallinto tarkistaa tositteet ja selvittää puuttuvat tiedot ennen kirjanpitokirjauksen valmistelua. Maksun onnistuminen ei yksin osoita oikeutta arvonlisäveron vähentämiseen tai sitä, onko yksityinen kulu sallittu.
Jotkin maksuautomaatit tekevät katevarauksen ennen kuin polttoaineen lopullinen hinta on tiedossa. Odottavia tapahtumia käsittelevä opas kertoo, miten katevaraus voi vaikuttaa käytettävissä oleviin varoihin.
Hyväksyntä: tarkista käyttöpaikat ja ostokset
Verkostoon perustuvassa ohjelmassa määritellään mukana olevat toimipaikat. Korttijärjestelmään kuuluvaa korttia voi käyttää ehdot täyttäviin maksuihin kauppiailla, jotka hyväksyvät kyseisen korttijärjestelmän. Molemmissa tapauksissa soveltuvuus on silti tarkistettava todellisen reitin, ajoneuvon ja ostoksen perusteella.
Kysy tarvittaessa automaattiasemien maksupäätteistä, aukioloajoista ja raskaan kaluston pääsystä asemalle. Selvitä latauksen osalta, hyväksyykö latausasema maksukortin vai tarvitaanko erillinen tunniste tai sovellus. Tietullien osalta selvitä, tarvitaanko tunniste tai ajoneuvolaite. Älä pidä maiden tai asemien lukumäärää takeena siitä, että maksaminen onnistuu tietyllä reitillä.
Käytä ostopäätöksen tukena Ison-Britannian polttoainekorttiopasta tai Ranskan polttoainekorttiopasta sen mukaan, missä yritys toimii.
Varojen lataaminen ennakkoon ja maksaminen jälkikäteen
| Järjestely | Mitä selvittää ennen hakemista |
|---|
| Ennakkomaksu | Miten saldoa ladataan, milloin varat ovat käytettävissä ja kuka seuraa jäljellä olevaa käyttövaraa |
| Jälkimaksu | Luottokelpoisuus, maksupäivät, käyttörajat ja mahdollisesti vaadittava talletus tai takaus |
| Kumpi tahansa malli | Kuukausimaksut, tapahtumamaksut, uusimismaksut, valuuttakulut ja irtisanomisehdot |
Etukäteen ladatulla saldolla maksetaan tulevia ostoksia. Palautettava vakuusmaksu on erillinen vakuus. Kuukausittainen palvelumaksu on kulu. Pidä nämä summat erillään, kun vertailet käteistarvetta ja kokonaiskuluja.
Rallyn prepaid-ratkaisu edellyttää yrityksen ja sen edustajan tietojen varmentamista, mutta ei henkilökohtaisten luottotietojen tarkistusta eikä palautettavaa vakuusmaksua. Yritys lataa saldoa ennen maksamista. Tutustu toimintatapaan prepaid-polttoainekortin sivulla ja nykyisiin palvelupaketteihin hinnastosivulla.
Millaisia hallintakeinoja yritys tarvitsee?
Määritä, kenellä saa olla kortti, mitkä ostot ovat sallittuja ja kuka voi muuttaa käyttörajoja. Erota maksukohtainen raja viikko- tai kuukausibudjetista. Nimeä henkilö, joka selvittää hylätyt maksut tiimin työaikana.
Käytettävissä olevat hallintatoiminnot vaihtelevat korttiohjelman ja asetusten mukaan. Testaa tarvitsemasi toiminnot sen sijaan, että olettaisit jokaisen kortin tarjoavan litrarajoja, aikarajoituksia tai ajoneuvokohtaisia tietopyyntöjä. Kirjaa kuljettajan ja ajoneuvon tiedot erikseen, kun tarvitset molempia kirjanpitoa tai tarkistusta varten.
Käytä kalustokorttien käyttöohjetta ja rekisteriä korttien haltijoiden, käyttörajojen, kuittien, poikkeusten ja korttien sulkemisen kirjaamiseen.
Korttimaksusta kirjanpitovienniksi
Rallya käyttäessään työntekijät lähettävät toimittajien kuitit ja laskut WhatsAppin kautta. Agentti auttaa keräämään tiedot, AutoMatch yhdistää kirjaukset asiakirjoihin ja maksuihin liittyvien tietojen avulla, ja taloushallinto tarkistaa avoimet erät alustalla.
Ladattavien kirjanpidon vientitiedostojen avulla aineisto siirretään kirjanpitäjälle. Testaa tiedostomuoto, pakolliset kentät ja pääsy alkuperäisiin tositteisiin todellisilla ostotapahtumilla. Epävarmat kohdistukset ja verotusta koskevat ratkaisut on edelleen tarkistettava. Vientitiedosto ei korvaa toimittajan antamaa arvonlisäverolaskua.
Laajempi kulujenhallinnan työnkulku voi kattaa sekä kuljettajat että toimistotiimit. Se, korvaako se jonkin toisen järjestelmän, riippuu kyseisen järjestelmän tehtävistä, kuten matkavarauksista, huollosta tai palkanlaskentaan toimitettavista kilometrikorvaushakemuksista. Varmista nämä vaatimukset ennen työkalusta luopumista.
Kannattaako pienyrityksen hankkia polttoainekortti?
Vertaa säännöllisesti veloitettavien maksujen kokonaismäärää todelliseen korttimäärääsi ja ostoihisi. Mittaa sitten käytännön työmäärä: kuittien toimittaminen, puuttuvien tositteiden selvittäminen, kohdistusten tarkistaminen ja kirjanpitoaineiston valmistelu. Älä oleta, että polttoainealennus koskee kaikkia ostoja tai että työtunteja säästyy aina tietty määrä.
Pienyritysopas kertoo korttimäärän vaikutuksesta kustannuksiin, ja kustannuslaskurilla voit syöttää reittien hinnat ja maksut sekä ladata tuloksen.
Testaa ennen käyttöönottoa tavallinen tankkaus, tarvittaessa maksu automaatilla, tilanne, jossa kuitti puuttuu, sekä tietojen vienti kirjanpitoon. Testaa myös osto toisesta maasta tai latauskerta, jos yrityksellä on niille tarvetta. Tulokset antavat konkreettisen pohjan sen arviointiin, sopivatko kortti ja kulujen käsittelyprosessi tiimillesi.
