Una tarjeta de combustible es un medio de pago empresarial para compras de combustible autorizadas. Ayuda a la empresa a gestionar quién puede realizar gastos, dónde se aceptan los pagos y cómo se envían los registros de compra al departamento financiero. Algunos programas también permiten pagar recargas de vehículos eléctricos, peajes, aparcamiento y otros gastos de empresa.
El nombre por sí solo no indica el modelo de financiación, el precio ni dónde se acepta. Empieza por esos detalles prácticos antes de comparar las funciones adicionales. Para conocer el proceso de compra paso a paso, consulta cómo funciona una tarjeta de combustible en la práctica.
¿Qué ocurre cuando un conductor paga?
La empresa abre una cuenta que cumple los requisitos, asigna tarjetas o credenciales y define los usos permitidos. En un establecimiento que las acepte, el conductor sigue las instrucciones del terminal de pago. El emisor comprueba que la transacción se ajuste a los fondos disponibles o al crédito acordado y a los controles aplicables.
Tras el pago, guarda el recibo o la factura del proveedor junto con los datos de la transacción y el motivo del gasto profesional. El equipo financiero revisa la documentación y completa los datos que falten antes de preparar el asiento contable. Que un pago se haya realizado correctamente no determina por sí solo si el IVA es deducible o si se permite un gasto personal.
Algunos terminales de autoservicio retienen un importe antes de que se conozca el coste final del repostaje. La guía de transacciones pendientes explica cómo una retención por autorización puede afectar al saldo disponible.
Aceptación: comprueba dónde y qué puedes pagar
Un programa basado en una red especifica los establecimientos adheridos. Una tarjeta vinculada a una red de pagos permite realizar operaciones admitidas en comercios que aceptan esa red. En ambos casos, sigue siendo necesario comprobar que la opción se ajusta a la ruta, el vehículo y la compra concretos.
Pregunta por los terminales de autoservicio, los horarios de apertura y el acceso para vehículos pesados cuando corresponda. Para la recarga, comprueba si la estación acepta tarjetas de pago o requiere una credencial o aplicación específica. Para los peajes, comprueba si se necesita un identificador o un dispositivo a bordo. No des por hecho que un trayecto concreto estará cubierto solo por el número de países o estaciones disponibles.
Para decidir qué tarjeta contratar, consulta la guía de tarjetas de combustible para el Reino Unido o la guía de tarjetas de combustible para Francia, según dónde opere tu empresa.
Recarga de saldo prepago y liquidación pospago
| Modalidad | Qué aclarar antes de solicitarla |
|---|
| Prepago | Cómo recargar el saldo, cuándo están disponibles los fondos y quién supervisa el margen de gasto disponible |
| Pospago | Requisitos de acceso al crédito, fechas de liquidación, límites y cualquier depósito o garantía exigidos |
| Cualquiera de los dos modelos | Cuotas mensuales, comisiones por transacción y reposición, costes de cambio de divisa y condiciones de cancelación |
El saldo prepago sirve para pagar compras futuras. El depósito de garantía reembolsable es una garantía independiente. La cuota mensual del servicio es un coste. Mantén estos importes separados al comparar las necesidades de liquidez y los cargos totales.
La modalidad de prepago de Rally requiere verificar la empresa y su representante, sin comprobaciones de solvencia personal ni depósitos de garantía reembolsables. La empresa recarga su saldo antes de realizar gastos. Consulta la página de la tarjeta de combustible prepago para conocer el funcionamiento y la página de precios para ver los planes actuales.
¿Qué controles necesita la empresa?
Decide quién puede tener una tarjeta, qué compras están permitidas y quién puede modificar los límites. Distingue entre el límite por operación y el presupuesto semanal o mensual. Designa a la persona encargada de gestionar los pagos rechazados durante el horario de trabajo del equipo.
Los controles disponibles varían según el programa y la configuración. Prueba los que necesites en lugar de dar por hecho que todas las tarjetas ofrecen límites de litros, restricciones horarias o solicitudes de datos específicos del vehículo. Registra por separado la información del conductor y del vehículo cuando necesites ambas para la contabilidad o para su revisión.
Utiliza la política y el registro de tarjetas de flota para documentar la asignación, los límites, los justificantes, las excepciones y la cancelación de tarjetas.
Del pago con tarjeta al registro contable
Con Rally, los empleados envían recibos y facturas de proveedores a través de WhatsApp. El agente ayuda a recopilar los datos, AutoMatch utiliza el contexto del documento y del pago para vincular los registros, y el equipo financiero revisa los elementos pendientes en la plataforma.
Las exportaciones contables descargables facilitan la entrega de datos al contable. Comprueba el formato, los campos obligatorios y el acceso a los documentos originales con compras reales. Las coincidencias dudosas y las decisiones fiscales siguen requiriendo revisión. La exportación no sustituye a una factura con IVA del proveedor.
Un proceso de gestión de gastos más amplio puede abarcar tanto a los conductores como a los equipos de oficina. Que sustituya a otro sistema depende de las tareas que este realice, como la reserva de viajes, el mantenimiento o las solicitudes de reembolso por kilometraje que se abonan en nómina. Confirma esos requisitos antes de prescindir de una herramienta.
¿Merece la pena una tarjeta de combustible para una pequeña empresa?
Compara el importe total de las comisiones recurrentes con el número real de tarjetas que utilizas y las compras que realizas. Después, mide el trabajo operativo: enviar recibos, recabar los documentos que faltan, comprobar la imputación de gastos y preparar los datos para la contabilidad. No des por hecho que haya un descuento en combustible aplicable en todos los casos ni un ahorro fijo de horas.
La guía para pequeñas empresas muestra cómo varían los costes según el número de tarjetas, y la calculadora de costes te permite introducir los precios y cargos de tus rutas y descargar el resultado.
Antes de la implantación, prueba un repostaje habitual, un terminal de autoservicio si procede, un caso en el que falte el recibo y una exportación de datos contables. Incluye una compra en otro país o una sesión de recarga si la empresa lo necesita. Los resultados ofrecen una base concreta para decidir si la tarjeta y el proceso de gestión de gastos se adaptan a tu equipo.
