Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
Una política de tarjetas para flotas indica a los conductores qué pueden comprar, quién puede autorizar una excepción y qué necesita después el equipo financiero. También aclara para la empresa quién es responsable de los controles de las tarjetas y de la provisión de fondos. Deja esas decisiones por escrito antes de emitir las tarjetas para que quede claro cómo actuar si se rechaza un pago o falta un recibo.
Utiliza este esquema para la sección sobre flotas de tu política de gastos de empresa. Adapta los ejemplos a tu operativa y a las normas del emisor de la tarjeta; son sugerencias de gestión, no requisitos legales ni fiscales.
Mantén al titular de la tarjeta, el vehículo y la entidad jurídica en campos separados. Un conductor puede cambiar de vehículo y un vehículo compartido puede tener varios conductores autorizados. Registra los cambios en el momento en que se produzcan, en lugar de basarte en la hoja de cálculo del mes pasado.
El registro debe contener una referencia segura de la tarjeta o sus cuatro últimos dígitos. No guardes en él números completos de tarjetas, códigos de seguridad ni PIN. No permitas compartir tarjetas salvo que las normas del emisor y tus controles lo permitan.
| Campo del registro | Qué registrar |
|---|---|
| Referencia de la tarjeta | Referencia interna o últimos cuatro dígitos |
| Persona responsable | Titular autorizado de la tarjeta y responsable |
| Vehículo o asignación | Referencia del vehículo, equipo o trabajo, según corresponda |
| Entidad jurídica | Empresa responsable de los gastos |
| Uso permitido | Categorías de compra autorizadas y posibles restricciones geográficas |
| Límites | Límite por compra y presupuesto independiente diario, semanal o mensual |
| Administración | Quién puede cambiar los límites, bloquear temporalmente la tarjeta y mantenerla con fondos |
| Ciclo de vida | Fecha de emisión, acuse de recibo, cambios y fecha de cierre |
Enumera por separado el combustible, la recarga en puntos públicos, el aparcamiento, los peajes y cualquier otra compra autorizada. Si las reparaciones requieren una autorización aparte, indícalo. Define cómo se aplica la política a los artículos de uso personal, las compras para otro vehículo y el combustible para uso privado.
Ejemplo de redacción para adaptar:
Utiliza la tarjeta asignada únicamente para compras de empresa aprobadas. El combustible y las recargas deben corresponder al vehículo o trabajo autorizado. Obtén la aprobación de tu responsable antes de realizar una reparación no prevista. Registra el motivo del gasto y presenta el recibo desglosado del proveedor. Contacta con el responsable de guardia designado cuando la vía habitual de aprobación no esté disponible.
Las restricciones por comercio y los límites de gasto pueden ayudar a aplicar esta política, pero que una transacción esté autorizada no demuestra que todos los artículos de la compra estuvieran permitidos. Revisa el documento y el contexto cuando sea necesario. Para los vehículos de empresa en el Reino Unido, ten en cuenta las normas específicas sobre el combustible como retribución en especie y el IVA.
Distingue el importe máximo por compra del presupuesto para un periodo. Un límite de 150 £ por transacción no establece un presupuesto semanal de 150 £, y un presupuesto semanal no garantiza que se acepte cada compra individual.
Para las tarjetas prepago, designa a una persona que compruebe los fondos disponibles antes de los viajes y gestione las recargas. Incluye las retenciones de autorización en esa revisión: un terminal automático puede retener un importe superior al de la factura final. El ejemplo de transacción pendiente muestra cómo afecta esto a los fondos disponibles.
Fija los límites basándote en compras y rutas representativas. Registra quién puede aprobar un aumento temporal, el motivo y cuándo caduca. Evita subir el límite de todos los conductores para resolver un único trayecto excepcional.
Fija un plazo realista para presentar la documentación, como el final del siguiente día laborable, y designa a la persona responsable de revisarla. Explica dónde deben presentar los documentos los conductores y qué datos deben añadir: el motivo profesional del gasto, el vehículo o proyecto y cualquier parte del gasto de carácter personal.
Conserva el recibo o la factura del proveedor. El extracto de la tarjeta acredita el pago, pero puede que no incluya el detalle de los artículos y los impuestos que necesita el equipo financiero. Usa la lista de comprobación para capturar recibos si las imágenes son ilegibles o están incompletas.
Si se pierde un documento, solicita un duplicado y deja constancia de la solicitud. Si no se consigue recuperar, sigue el procedimiento de la empresa para la documentación faltante. La falta de un justificante debe quedar registrada como una incidencia visible con una persona responsable, en lugar de estimar el importe del impuesto o registrar el gasto por segunda vez.
Ofrece a los conductores una única vía de contacto que puedan utilizar durante su horario de trabajo real. La persona que les atienda debe comprobar los fondos disponibles, los límites, las restricciones y el estado de la transacción antes de proponer otro método de pago.
Si la empresa autoriza a un empleado a pagar de su bolsillo, documenta la autorización y el proceso de reembolso. Mantén esa solicitud de reembolso vinculada a la incidencia y verifica que la compra no se haya completado también con la tarjeta de empresa. Consulta la normativa laboral local antes de establecer cualquier mecanismo de deducción o recuperación del importe; una política no debe dar por hecho que existe un derecho automático a descontar importes del salario.
Comunica cuanto antes la pérdida de una tarjeta siguiendo el procedimiento del emisor y bloquéala temporalmente si procede. Si una persona deja la empresa o cambia de puesto, retira su acceso y suspende o cancela la tarjeta, actualiza el registro y gestiona su devolución o destrucción segura según corresponda. Tras la cancelación, revisa los pagos pendientes, los reembolsos y los justificantes que falten.
Cada mes, revisa los pagos rechazados de forma reiterada, la documentación que falta, las categorías de compra inesperadas y los aumentos temporales de los límites. Distingue entre un problema de formación, uno de falta de fondos y un posible uso indebido. Conserva los hechos y la decisión tomada tras la revisión junto con los registros correspondientes.
Haz pruebas con un repostaje habitual, un pago en un punto de recarga público si procede, un recibo que falta, un pago rechazado y un cambio de conductor. Registra quién interviene en cada paso y si el equipo financiero recibe documentación justificativa válida.
Las tarjetas de combustible de Rally combinan los pagos con Visa de prepago con límites de gasto y un flujo de gestión de gastos a través de WhatsApp y la plataforma. Los conductores envían los justificantes, AutoMatch vincula los documentos con los pagos y el equipo financiero revisa los registros. Confirma los controles disponibles y la aceptación de las tarjetas en tus rutas antes de implantarlas. La guía de tarjetas de combustible de prepago explica cómo añadir fondos y los requisitos de acceso; tu política determina cómo utiliza el equipo esas funciones.
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