Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
En el caso de los vehículos de empresa en el Reino Unido, una compra de combustible puede plantear tres cuestiones distintas: si el empleado recibe combustible para uso privado sujeto a tributación, cómo contabiliza la empresa el IVA y qué tarifa se aplica al reembolso de los gastos de combustible o a la devolución de su importe. Trata estas cuestiones por separado, aunque se basen en el mismo pago y justificante.
Esta guía abarca los coches y las furgonetas de empresa. Si un empleado utiliza su propio vehículo, consulta la guía de tarifas por kilometraje aprobadas por HMRC. Las cifras que figuran a continuación se contrastaron con los datos de HMRC el 7 de octubre de 2026.
| Pregunta | Normas aplicables | Justificantes que conservar |
|---|---|---|
| ¿Ha proporcionado la empresa combustible para el uso particular de un coche de empresa? | Retribución en especie por combustible del coche de empresa y cualquier exención o reducción | Datos del vehículo, disponibilidad, uso particular y cualquier reintegro |
| ¿Cuánto IVA del combustible puede deducirse la empresa? | IVA soportado, uso empresarial y cualquier cuota fija de IVA por uso privado del combustible | Justificantes del IVA del proveedor y registros que respaldan el método elegido |
| ¿Cómo se debe reembolsar el combustible de uso profesional o devolver el importe del combustible de uso particular? | Tarifas orientativas de combustible o electricidad y justificantes de los costes reales cuando corresponda | Fechas de los trayectos, kilometraje, vehículo y tarifa aplicable |
Pagar el combustible con una tarjeta de empresa no resuelve por sí solo ninguna de estas cuestiones.
El multiplicador de la retribución en especie por combustible de HMRC para 2026/27 es de 29.200 £. Para un año completo, antes de aplicar cualquier reducción que corresponda:
Retribución en especie por combustible sujeta a tributación = 29.200 £ × el porcentaje aplicable al vehículo.
Utiliza el porcentaje aplicable al vehículo en cuestión, incluidos los recargos pertinentes. En el caso de los híbridos de bajas emisiones, puede que CO₂ no baste por sí solo: la autonomía eléctrica también es relevante. Consulta la tabla de porcentajes de HMRC correspondiente al ejercicio fiscal en lugar de reutilizar un ejemplo antiguo.
Supongamos que el porcentaje aplicable para 2026/27 es del 32 %, que la retribución en especie por combustible se aplica durante todo el año y que no hay ninguna reducción ni exención.
| Cálculo | Importe |
|---|---|
| Retribución en especie por combustible sujeta a impuestos: 29.200 £ × 32 % | 9344 £ |
| Impuesto sobre la renta del empleado suponiendo un tipo del 40 %: 9.344 GBP × 40 % | 3737,60 £ |
La empresa también abona las cotizaciones a la Seguridad Social británica de la clase 1A conforme a la normativa aplicable. La situación fiscal concreta del empleado puede variar. El valor de la retribución en especie se calcula según lo establecido por ley y no equivale simplemente al importe gastado en combustible para uso particular.
Un reembolso parcial no reduce automáticamente el gravamen en una libra por cada libra reembolsada. Para eliminar el gravamen mediante el reembolso, consulta con el equipo de nóminas los requisitos y el plazo para compensar el gasto. HMRC también contempla reducciones aplicables por falta de disponibilidad, retirada definitiva del combustible gratuito y uso compartido. Por tanto, sería incorrecto suponer que cualquier uso de combustible para fines particulares genera siempre un gravamen por el año completo sin reducciones.
La electricidad no se considera combustible a efectos de la tributación de la retribución en especie por combustible para vehículos de empresa. Esto no elimina la tributación de la retribución en especie por el uso de un vehículo de empresa ni determina el tratamiento fiscal de cada gasto de recarga.
Para las furgonetas, HMRC fija una retribución en especie estándar de 4170 £ por el uso de la furgoneta y una retribución en especie de 798 £ por el combustible para 2026/27, cuando proceda tributar por estos conceptos. Las normas sobre furgonetas de empresa incluyen restricciones al uso privado y otras condiciones; las furgonetas de cero emisiones reciben un tratamiento distinto. No apliques a una furgoneta el multiplicador CO₂ de los turismos.
Las tarifas orientativas de combustible de HMRC se aplican a los coches de empresa en los supuestos especificados: el reembolso a empleados del combustible utilizado para fines profesionales y el cálculo del importe que deben devolver por el combustible de uso privado. Las tarifas de gasolina, diésel y GLP dependen de la cilindrada. A efectos de estas tarifas, los híbridos se consideran coches de gasolina o diésel.
A partir del 1 de septiembre de 2026, las tarifas orientativas de electricidad para coches de empresa totalmente eléctricos son:
| Lugar de recarga | Tarifa orientativa |
|---|---|
| En casa | 7 peniques por milla |
| Público | 15 peniques por milla |
Cuando se combina la recarga en casa con la recarga pública, HMRC permite un reparto justo y razonable en función de las recargas realizadas en cada ubicación. Conserva el cálculo y los justificantes. Un coste real por milla superior debe estar justificado; no apliques automáticamente la tarifa de recarga pública a todos los trayectos.
Las tarifas se revisan trimestralmente y los cambios entran en vigor el 1 de marzo, el 1 de junio, el 1 de septiembre y el 1 de diciembre. Las tarifas anteriores pueden utilizarse durante un máximo de un mes tras la entrada en vigor de las nuevas. Registra la tarifa y el periodo de vigencia utilizados en cada cálculo. Estas no son las tarifas por kilometraje aprobadas para el uso del vehículo propio de un empleado.
Una empresa registrada a efectos del IVA debe evaluar tanto su derecho a deducir el IVA soportado como cualquier uso privado. La guía de HMRC sobre gastos de vehículos y combustible explica las opciones, entre ellas la deducción limitada al uso empresarial, la deducción con un cargo por combustible calculado según baremo en caso de uso mixto y la opción de no deducir el IVA del combustible.
Deducción por uso profesional: conserva registros de kilometraje y compras lo bastante detallados para justificar la parte correspondiente al uso profesional. La categoría del comercio o un límite de tarjeta aprobado no bastan para determinar qué parte corresponde al uso profesional y cuál al personal.
Deducción con una cuota a tanto alzado por combustible: cuando corresponda, deduce el IVA soportado deducible del combustible y declara el uso privado aplicando la cuota a tanto alzado correspondiente. Selecciona la categoría correcta del vehículo, la tabla vigente y el periodo de liquidación del IVA. Esto simplifica el cálculo del IVA por uso privado, pero no elimina la necesidad de conservar los justificantes del proveedor, la documentación que respalde el método ni los registros de kilometraje necesarios para otras cuestiones fiscales.
No recuperar el IVA del combustible: valora el alcance de esta decisión con tu asesor contable. La guía de HMRC explica que optar por no recuperar el IVA del combustible se aplica a todos los vehículos y no permite recuperarlo de forma selectiva solo para evitar una cuota a tanto alzado que resulte desfavorable.
Conserva la factura con IVA del proveedor o un recibo que cumpla los requisitos fiscales. El extracto de una tarjeta de combustible no sustituye por sí solo a la documentación fiscal exigida. Disponer de una factura tampoco implica que todos los importes que figuran en ella sean deducibles.
Para cada vehículo, vincula al conductor o a la persona responsable con los documentos de proveedores, los pagos con tarjeta y los registros de trayectos. Registra la decisión sobre el uso profesional o privado, cualquier devolución de importes, la tarifa aplicada y la persona que lo ha revisado. Recopila los justificantes que falten antes de la fecha límite para las nóminas o la declaración del IVA.
Utiliza una política de tarjetas para flotas para definir las compras permitidas, los plazos de entrega de los justificantes y las excepciones. Los controles de las tarjetas ayudan a aplicar esa política, pero no determinan el tratamiento fiscal. En el caso de vehículos compartidos, cambios durante el año o acuerdos de sustitución de salario por beneficios en especie, pide al equipo de nóminas o a tu asesor fiscal que evalúe las circunstancias concretas.
Rally combina los gastos con tarjetas Visa prepago con la recopilación de recibos a través de WhatsApp. AutoMatch ayuda a vincular documentos y pagos, y el equipo financiero revisa los detalles pendientes antes de descargar las exportaciones contables. Conserva los documentos originales y los cálculos de kilometraje junto con la documentación entregada. Rally no emite la factura con IVA del proveedor de combustible ni determina la retribución en especie por combustible del empleado.
Para conocer las opciones comerciales y los costes actuales de las tarjetas, consulta la guía de tarjetas de combustible del Reino Unido. Para probar el flujo de trabajo desde el pago hasta la contabilización con tus propios registros, reserva una demostración guiada.
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