Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
Pour les véhicules d’entreprise au Royaume-Uni, un achat de carburant peut soulever trois questions distinctes : le carburant fourni à un salarié pour ses déplacements privés constitue-t-il un avantage imposable, comment l’entreprise comptabilise-t-elle la TVA et quel barème s’applique au remboursement du carburant au salarié ou par celui-ci ? Traitez ces questions séparément, même lorsqu’elles concernent le même paiement et le même justificatif.
Ce guide concerne les voitures et les utilitaires d’entreprise. Pour un salarié qui utilise son véhicule personnel, consultez plutôt le guide des barèmes kilométriques approuvés par le HMRC. Les chiffres ci-dessous ont été vérifiés auprès du HMRC le 7 octobre 2026.
| Question | Règles applicables | Justificatifs à conserver |
|---|---|---|
| L’employeur a-t-il fourni du carburant pour l’usage privé d’une voiture de fonction ? | Avantage en nature lié au carburant d’une voiture de fonction et toute exonération ou réduction | Informations sur le véhicule, disponibilité, usage privé et éventuel remboursement |
| Quel montant de TVA sur le carburant l’entreprise peut-elle récupérer ? | TVA déductible, usage professionnel et éventuelle régularisation forfaitaire de TVA sur le carburant | Justificatifs de TVA des fournisseurs et documents étayant la méthode choisie |
| Comment rembourser le carburant professionnel ou se faire rembourser le carburant à usage privé ? | Barèmes indicatifs pour le carburant ou l’électricité et justificatifs des frais réels, le cas échéant | Dates des trajets, kilométrage, véhicule et barème applicable |
Payer le carburant avec une carte professionnelle ne suffit pas à répondre à ces questions.
Le coefficient de calcul de l’avantage en nature carburant du HMRC pour 2026/27 est de 29 200 £. Pour une année complète, avant toute réduction applicable :
Avantage en nature imposable lié au carburant = 29 200 £ × le pourcentage applicable au véhicule.
Utilisez le pourcentage applicable au véhicule concerné, en tenant compte des majorations éventuelles. Pour les hybrides à faibles émissions, se fier uniquement à CO₂ peut ne pas suffire : l’autonomie électrique entre également en compte. Consultez le tableau des pourcentages du HMRC pour l’année fiscale concernée plutôt que de reprendre un ancien exemple.
Supposons que le taux applicable pour 2026/27 soit de 32 %, que l’avantage en nature lié au carburant s’applique sur toute l’année et qu’aucune réduction ni exonération ne s’applique.
| Calcul | Montant |
|---|---|
| Avantage carburant imposable : 29 200 £ × 32 % | 9 344 £ |
| Impôt sur le revenu du salarié au taux supposé de 40 % : 9 344 £ × 40 % | 3 737,60 GBP |
L’employeur paie également des cotisations de classe 1A au titre de la National Insurance, conformément aux règles applicables. La situation fiscale réelle du salarié peut varier. L’avantage en nature est calculé selon les règles légales et ne correspond pas simplement au montant dépensé en carburant à usage privé.
Un remboursement partiel ne réduit pas automatiquement l’imposition à due concurrence. Pour supprimer cette imposition par un remboursement, vérifiez les conditions et le délai à respecter auprès du service de paie. Le HMRC prévoit également des réductions sous conditions en cas d’indisponibilité, de suppression définitive de la fourniture gratuite de carburant ou d’utilisation partagée. Il serait donc erroné de supposer que toute utilisation de carburant à titre privé entraîne systématiquement une imposition sur une année entière, sans réduction.
L’électricité n’est pas considérée comme du carburant pour l’imposition de l’avantage en nature lié au carburant des voitures de fonction. Cela ne supprime pas l’avantage en nature lié à la voiture de fonction et ne suffit pas à déterminer le traitement fiscal de chaque dépense de recharge.
Pour les véhicules utilitaires, HMRC indique un avantage en nature forfaitaire de 4 170 £ et un avantage en nature lié au carburant de 798 £ pour 2026/27, lorsque ces impositions s’appliquent. Les règles applicables aux véhicules utilitaires de société prévoient un usage privé restreint et d’autres conditions ; les utilitaires zéro émission font l’objet d’un traitement distinct. N’appliquez pas à un véhicule utilitaire le coefficient multiplicateur CO₂ utilisé pour les voitures.
Les barèmes indicatifs du HMRC pour les frais de carburant s’appliquent aux voitures de fonction dans les situations précisées : remboursement aux salariés du carburant utilisé à titre professionnel et calcul du montant à rembourser pour le carburant utilisé à titre privé. Les barèmes pour l’essence, le diesel et le GPL dépendent de la cylindrée du moteur. Pour l’application de ces barèmes, les voitures hybrides sont considérées comme des voitures essence ou diesel.
À compter du 1er septembre 2026, les tarifs indicatifs de l’électricité pour les voitures de fonction entièrement électriques sont les suivants :
| Lieu de recharge | Taux indicatif |
|---|---|
| À domicile | 7 pence par mile |
| Public | 15 pence par mile |
Lorsque la recharge se fait à la fois à domicile et sur des bornes publiques, le HMRC autorise une répartition juste et raisonnable selon la recharge effectuée dans chaque lieu. Conservez le calcul et les justificatifs. Un coût réel par mile plus élevé doit être justifié ; n’appliquez pas automatiquement le tarif de recharge sur borne publique à tous les trajets.
Les taux sont révisés chaque trimestre, et les modifications prennent effet le 1er mars, le 1er juin, le 1er septembre et le 1er décembre. Les anciens taux peuvent être utilisés pendant un mois au maximum après l’entrée en vigueur des nouveaux taux. Consignez le taux et la période d’application retenus pour chaque calcul. Il ne s’agit pas des barèmes kilométriques officiels applicables au véhicule personnel d’un salarié.
Une entreprise assujettie à la TVA doit évaluer à la fois son droit à déduction de la TVA et toute utilisation à titre privé. Les recommandations du HMRC sur les frais de véhicule et de carburant présentent les options possibles, notamment la déduction limitée à l’usage professionnel, la déduction assortie d’une taxation forfaitaire du carburant en cas d’usage mixte, et le choix de ne pas déduire la TVA sur le carburant.
Récupération au titre de l’usage professionnel : conservez des relevés kilométriques et des justificatifs d’achat suffisamment détaillés pour justifier la part professionnelle. Une catégorie de commerçant ou un plafond de carte approuvé ne permet pas d’établir la répartition entre usage professionnel et usage privé.
Récupération de la TVA avec application d’un forfait carburant : le cas échéant, récupérez la TVA déductible sur le carburant et comptabilisez l’usage privé en appliquant le forfait correspondant. Sélectionnez la bonne catégorie de véhicule, le barème en vigueur et la période de déclaration de TVA concernée. Cette méthode simplifie le calcul de la TVA liée à l’usage privé ; elle ne dispense pas de conserver les justificatifs des fournisseurs, les documents étayant la méthode ou les relevés kilométriques nécessaires pour d’autres questions fiscales.
Aucune récupération de la TVA sur le carburant : évaluez la portée de ce choix avec votre comptable. Les directives du HMRC précisent que le choix de ne pas récupérer la TVA sur le carburant s’applique à tous les véhicules et ne permet pas une récupération sélective dans le seul but d’éviter une taxation forfaitaire contraignante.
Conservez la facture du fournisseur mentionnant la TVA ou un reçu conforme aux exigences fiscales. Un relevé de carte carburant ne remplace pas, à lui seul, les justificatifs fiscaux requis. La présence d’une facture ne signifie pas non plus que tous les montants qui y figurent sont récupérables.
Pour chaque véhicule, associez le conducteur ou la personne responsable, les documents des fournisseurs, les paiements par carte et les relevés de trajets. Consignez la décision concernant l’usage professionnel ou privé, tout remboursement, le taux appliqué et la personne chargée du contrôle. Complétez les justificatifs manquants avant l’échéance de paie ou de déclaration de TVA.
Utilisez une politique d’utilisation des cartes de flotte pour définir les achats autorisés, les délais de remise des justificatifs et les exceptions. Les contrôles des cartes contribuent à faire respecter cette politique ; ils ne déterminent pas le traitement fiscal. Pour les véhicules partagés, les changements en cours d’année ou les dispositifs de conversion d’une partie du salaire en avantages, demandez au service paie ou à votre conseiller fiscal d’évaluer la situation au cas par cas.
Rally associe les dépenses par carte Visa prépayée à la collecte de justificatifs via WhatsApp. AutoMatch aide à rapprocher les documents et les paiements, et l’équipe financière vérifie les points en suspens avant de télécharger les exports comptables. Conservez les documents d’origine et les calculs de kilométrage avec les éléments transmis. Rally n’émet pas la facture de carburant avec TVA du fournisseur et ne détermine pas l’avantage en nature lié au carburant du salarié.
Pour choisir une offre et connaître les tarifs actuels des cartes, consultez le guide des cartes carburant au Royaume-Uni. Pour tester le processus allant du paiement à la comptabilité avec vos propres données, réservez une démonstration.
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