Une carte carburant est un moyen de paiement professionnel destiné aux achats de carburant autorisés. Elle permet à l’entreprise de définir qui peut effectuer des dépenses, où les paiements sont acceptés et comment les justificatifs d’achat sont transmis au service financier. Certains programmes prennent également en charge la recharge, les péages, le stationnement et d’autres dépenses professionnelles.
Le nom seul ne vous renseigne ni sur le mode d’alimentation de la carte, ni sur son prix, ni sur les endroits où elle est acceptée. Commencez par ces aspects pratiques avant de comparer les fonctionnalités supplémentaires. Pour découvrir le déroulement d’un achat étape par étape, consultez le fonctionnement d’une carte carburant en pratique.
Que se passe-t-il lorsqu’un conducteur paie ?
L’entreprise ouvre un compte éligible, attribue des cartes ou des identifiants et définit les usages autorisés. Dans un point d’acceptation, le conducteur suit les instructions du terminal de paiement. L’émetteur vérifie la transaction au regard des fonds disponibles ou du crédit accordé et des règles de contrôle applicables.
Après le paiement, conservez le reçu ou la facture du fournisseur avec les informations sur la transaction et son motif professionnel. L’équipe financière vérifie les justificatifs et complète les informations manquantes avant de préparer l’écriture comptable. Un paiement effectué avec succès ne suffit pas à établir le droit à récupération de la TVA ni à déterminer si une dépense personnelle est autorisée.
Certaines bornes en libre-service bloquent un montant avant que le coût final du carburant ne soit connu. Le guide des transactions en attente explique comment une préautorisation peut affecter les fonds disponibles.
Acceptation : vérifiez les lieux et les achats autorisés
Un programme adossé à un réseau précise les points de vente participants. Une carte rattachée à un réseau de paiement s’utilise chez les commerçants qui acceptent ce réseau, pour les transactions éligibles. Dans les deux cas, il faut vérifier la compatibilité avec le trajet, le véhicule et l’achat concernés.
Renseignez-vous sur les automates de paiement, les horaires d’ouverture et l’accès aux poids lourds, selon les besoins. Pour la recharge, vérifiez si la borne accepte une carte de paiement ou nécessite un moyen d’identification ou une application spécifique. Pour les péages, déterminez si un badge ou un boîtier embarqué est nécessaire. Le nombre de pays ou de stations couverts ne garantit pas que les solutions proposées conviendront à un trajet précis.
Pour guider votre choix, consultez le guide des cartes carburant au Royaume-Uni ou le guide des cartes carburant en France, selon le pays où vous exercez votre activité.
Alimentation en prépayé et règlement en postpayé
| Modalités | Points à vérifier avant de faire une demande |
|---|
| Prépayé | Comment alimenter le solde, quand les fonds sont disponibles et qui suit le montant encore disponible pour les dépenses |
| Postpayé | Éligibilité au crédit, échéances de paiement, plafonds et éventuel dépôt ou garantie exigé |
| L’un ou l’autre modèle | Frais mensuels, frais de transaction, frais de remplacement, frais de change et conditions de résiliation |
Un solde prépayé sert à régler les achats à venir. Un dépôt de garantie remboursable constitue une garantie distincte. Les frais de service mensuels représentent un coût. Distinguez ces montants lorsque vous comparez les besoins de trésorerie et le total des frais.
La formule prépayée de Rally nécessite une vérification de l’entreprise et de son représentant, sans vérification de solvabilité personnelle ni dépôt de garantie remboursable. L’entreprise alimente son solde avant toute dépense. Consultez la page consacrée à la carte carburant prépayée pour comprendre son fonctionnement et les tarifs pour découvrir les offres en vigueur.
De quels contrôles l’entreprise a-t-elle besoin ?
Définissez qui peut détenir une carte, quels achats sont autorisés et qui peut modifier les plafonds. Distinguez le plafond par transaction du budget hebdomadaire ou mensuel. Désignez la personne chargée de gérer les refus de paiement pendant les heures de travail de l’équipe.
Les contrôles disponibles varient selon le programme et la configuration. Testez ceux dont vous avez besoin plutôt que de supposer que chaque carte propose des limites en litres, des restrictions horaires ou des demandes de saisie propres au véhicule. Enregistrez séparément les informations sur le conducteur et sur le véhicule lorsque vous avez besoin des deux pour la comptabilité ou les vérifications.
Utilisez la politique et le registre des cartes de flotte pour consigner les attributions, les plafonds, les justificatifs, les exceptions et la clôture des cartes.
Du paiement par carte à l’écriture comptable
Avec Rally, les employés envoient les reçus et les factures des fournisseurs via WhatsApp. L’agent aide à recueillir les informations, AutoMatch s’appuie sur le contexte des documents et des paiements pour rapprocher les données, et l’équipe financière examine les éléments en attente dans la plateforme.
Les exports comptables téléchargeables permettent de transmettre les données au comptable. Testez le format, les champs obligatoires et l’accès aux pièces justificatives à partir d’achats réels. Les rapprochements incertains et les décisions fiscales doivent toujours être vérifiés. L’export ne remplace pas une facture fournisseur mentionnant la TVA.
Un processus de gestion des dépenses plus complet peut couvrir à la fois les conducteurs et les équipes de bureau. Sa capacité à remplacer un autre système dépend des tâches assurées par ce dernier, comme la réservation de déplacements, la maintenance ou les demandes de remboursement d’indemnités kilométriques traitées en paie. Vérifiez ces besoins avant de supprimer un outil.
Une carte carburant est-elle intéressante pour une petite entreprise ?
Comparez le montant total des frais récurrents à votre nombre réel de cartes et à vos achats. Évaluez ensuite le travail de gestion : transmettre les reçus, récupérer les justificatifs manquants, vérifier l’affectation des dépenses et préparer les données pour la comptabilité. Ne partez pas du principe qu’une remise sur le carburant s’applique partout ou que le nombre d’heures gagnées est fixe.
Le guide pour les petites entreprises présente les coûts selon le nombre de cartes, et le calculateur de coûts vous permet de saisir les prix et les frais de vos trajets, puis de télécharger le résultat.
Avant le déploiement, testez un plein de carburant courant, un paiement à une borne automatique si nécessaire, le traitement d’un reçu manquant et un export comptable. Incluez un achat à l’étranger ou une session de recharge si l’activité de l’entreprise le nécessite. Ces résultats vous donneront une base concrète pour déterminer si la carte et le processus de gestion des dépenses conviennent à votre équipe.
