Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
Une transaction en attente signifie généralement qu’un paiement par carte a été autorisé, mais n’a pas encore été débité définitivement. Une préautorisation bloque les fonds correspondant à l’achat. Cela peut réduire le montant disponible pour vos dépenses, même si le paiement définitif est encore en cours de traitement.
C’est un point important pour les cartes professionnelles prépayées : le solde que vous avez crédité peut différer du solde disponible pour le prochain achat. Avant de prévoir un rechargement, vérifiez les montants bloqués en attente de débit ainsi que les dépenses déjà comptabilisées.
| Statut | Ce que cela signifie généralement | Ce que le service financier doit vérifier |
|---|---|---|
| En attente | Un montant est autorisé ou réservé tant que le paiement n’est pas finalisé | Détails de l’achat, montant bloqué et solde disponible restant |
| Comptabilisé | Le paiement au commerçant a été enregistré comme un débit par carte effectué | Montant définitif, devise et justificatifs du fournisseur |
| Blocage levé ou annulé | La réservation a été supprimée | Si un débit définitif a été effectué ou reste possible |
| Remboursé | Remboursement en cours après comptabilisation d’un achat | Statut et montant du remboursement, et éventuel avoir fournisseur |
Les libellés varient selon les systèmes de cartes. Pour interpréter le statut, consultez le détail de la transaction et les indications de l’émetteur plutôt que de vous fier uniquement à une couleur ou à une notification.
À une borne automatique de carburant, le montant final de l’achat peut être inconnu lors de la première présentation de la carte. Le commerçant peut demander une préautorisation avant de distribuer le carburant, puis transmettre le montant réel ensuite. Les hôtels et les agences de location de véhicules peuvent également bloquer des fonds pour des frais dont le montant n’est pas encore définitif.
Le montant bloqué ne correspond pas à des frais systématiques, ni nécessairement à un second achat. L’acceptation du réseau de la carte ne garantit pas non plus qu’une transaction donnée aboutira : les fonds disponibles, les restrictions appliquées à la carte et la gestion des autorisations par le terminal peuvent tous entrer en jeu.
Avant un déplacement, testez la carte prépayée dans des points de vente représentatifs et prévoyez les montants nécessaires aux préautorisations liées à vos achats. Le plafond de dépenses et le solde disponible répondent à des besoins différents : augmenter l’un ne règle pas automatiquement les problèmes liés à l’autre.
Supposons qu’une carte prépayée dispose de 1 000 £, sans autres transactions ni frais. Le commerçant réserve 120 £, puis le montant final de l’achat s’élève à 94 £.
| Étape | Calcul | Fonds disponibles |
|---|---|---|
| Avant l’achat | Solde préchargé disponible | 1 000 £ |
| Tant que la préautorisation de 120 £ est active | 1 000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Après comptabilisation des 94 £ et levée intégrale de la préautorisation | 1 000 £ − 94 £ | 906 £ |
Le montant final est de 94 £. La différence entre le montant bloqué et ce montant final est de 26 £. Ne comptabilisez pas 120 £ et 94 £ comme deux dépenses distinctes au seul motif que les deux montants apparaissent pendant le traitement.
La dernière ligne suppose que la préautorisation a été entièrement levée. Si le débit comptabilisé et une préautorisation restent visibles en même temps, le solde disponible peut temporairement différer. Vérifiez leurs références et demandez à l’émetteur de clarifier leur statut avant de conclure à un double débit. Cet exemple ne tient pas compte des autres dépenses, des frais ni de la conversion de devises.
Vérifiez d’abord l’achat, le commerçant, la date, le montant et la référence de la carte. Le nom commercial peut différer du nom figurant sur le reçu : comparez donc le justificatif et le libellé de la transaction.
Vérifiez ensuite la confirmation de finalisation ou d’annulation du commerçant ainsi que le délai indiqué par l’émetteur pour ce type de transaction. Si les fonds restent bloqués au-delà de ce délai, contactez l’émetteur en lui fournissant les références et les éventuels justificatifs d’annulation. Le commerçant peut également devoir confirmer s’il a finalisé la transaction ou annulé l’autorisation.
Évitez de payer à nouveau simplement pour faire disparaître une opération en attente. Vérifiez si un autre paiement est réellement nécessaire et comment l’autorisation initiale sera traitée. Si vous ne reconnaissez pas l’achat, contactez rapidement l’assistance de l’émetteur et suivez sa procédure de sécurisation de la carte ; il n’est pas nécessaire d’attendre que l’opération soit comptabilisée pour agir.
Suivez le statut du paiement séparément de la réception des biens ou services par l’entreprise. La date de comptabilisation d’une transaction ne correspond pas toujours à la date à laquelle une charge ou une dette doit être comptabilisée. L’équipe financière peut devoir constater une charge à payer ou appliquer un autre traitement prévu par ses règles comptables avant le règlement d’un paiement par carte.
Conservez le document d’origine et le motif professionnel de la dépense en les reliant au paiement final. Si le montant final change, recherchez-en la raison plutôt que de modifier le document pour le faire correspondre. Pour les achats à l’étranger, conservez à la fois la facture dans la devise d’origine et le montant réglé.
Pour le traitement des justificatifs, découvrez comment numériser les reçus. Pour les commandes fournisseurs et les écarts de livraison, utilisez le processus de rapprochement des factures.
Désignez une personne chargée de surveiller les fonds disponibles avant les journées où de nombreux déplacements sont prévus. Intégrez les achats prévus, les prélèvements récurrents et une marge réaliste pour les autorisations de paiement dans le plan d’approvisionnement du compte. Lorsque vous comparez les offres, distinguez ce solde de fonctionnement des frais mensuels et de tout éventuel dépôt de garantie.
Les cartes Rally utilisent un solde prépayé approvisionné. Le guide de trésorerie sans dépôt de garantie explique la différence entre l’approvisionnement du solde, les dépôts de garantie et les frais. Vérifiez le statut des transactions et les données comptables générées lors d’une phase pilote pour que les conducteurs et l’équipe financière sachent quoi faire lorsqu’un paiement n’est pas finalisé.
Scannez des reçus lisibles, vérifiez les montants et taxes, rapprochez les paiements et gardez les justificatifs. Un test du processus sur cinq reçus est inclus
Comparez factures, commandes et preuves de livraison. Vérifiez montants, doublons et paiements avec un exemple d’écart traité et une checklist des exceptions.
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