Transakcija v obdelavi običajno pomeni, da je bilo plačilo s kartico odobreno, vendar še ni knjiženo kot dokončna bremenitev. Ob avtorizaciji se sredstva za nakup rezervirajo. To lahko zmanjša razpoložljivi znesek za porabo, čeprav se končno plačilo še obdeluje.
To je pomembno pri predplačniških poslovnih karticah: znesek, ki ste ga naložili, in razpoložljivo stanje za naslednji nakup se lahko razlikujeta. Pri načrtovanju polnitve poleg knjižene porabe preverite tudi odprte rezervacije sredstev.
V obdelavi, knjiženo, sproščeno in vrnjeno
| Status | Kaj običajno pomeni | Kaj naj preveri finančna služba |
|---|
| V čakanju | Znesek je odobren ali rezerviran, dokler plačilo ni zaključeno | Podrobnosti nakupa, rezervirani znesek in preostalo razpoložljivo stanje |
| Knjiženo | Plačilo trgovcu je zabeleženo kot zaključena bremenitev kartice | Končni znesek, valuta in dokazila dobavitelja |
| Sproščena ali razveljavljena rezervacija sredstev | Rezervacija je bila sproščena | Ali je končna bremenitev že izvedena ali pa je še mogoča |
| Povrnjeno | Po knjiženju nakupa poteka vračilo denarja. | Status vračila, znesek in morebitni dobropis dobavitelja |
Oznake se med kartičnimi sistemi razlikujejo. Pri razlagi statusa upoštevajte podrobnosti transakcije in navodila izdajatelja, namesto da se zanašate zgolj na barvo ali obvestilo.
Zakaj trgovec rezervira več, kot znaša končni račun
Na samopostrežnem terminalu za točenje goriva končni znesek nakupa ob prvi uporabi kartice morda še ni znan. Trgovec lahko pred točenjem goriva zahteva predavtorizacijo, nato pa posreduje dejanski znesek. Tudi hoteli in ponudniki najema vozil lahko rezervirajo sredstva za stroške, ki še niso dokončno določeni.
Rezervirani znesek ni splošno veljavna provizija in ne pomeni nujno drugega nakupa. Tudi sprejemanje kartic določene kartične sheme ne zagotavlja, da bo posamezna transakcija uspešna: na to lahko vplivajo razpoložljiva sredstva, nastavitve omejitev kartice in način, kako terminal obravnava avtorizacije.
Pred potovanjem preizkusite predplačniško kartico na tipičnih prodajnih mestih in upoštevajte rezervacije sredstev, ki jih vaši nakupi dejansko zahtevajo. Omejitev porabe in razpoložljivo stanje rešujeta različni težavi; povečanje ene postavke ne odpravi samodejno težav z drugo.
Praktični primer: rezervacija v višini 120 GBP in 94 GBP vreden nakup
Predpostavimo, da je na predplačniški kartici na voljo 1.000 GBP in da ni drugih transakcij ali nadomestil. Trgovec rezervira 120 GBP, končni znesek nakupa pa je 94 GBP.
| Korak | Izračun | Razpoložljiva sredstva |
|---|
| Pred nakupom | Razpoložljivo vplačano dobroimetje | 1.000 GBP |
| Dokler je znesek 120 £ rezerviran | 1.000 GBP − 120 GBP | 880 GBP |
| Ko se knjiži znesek 94 GBP in se sprosti celotna rezervacija sredstev | 1.000 GBP − 94 GBP | 906 GBP |
Končni strošek znaša 94 GBP. Razlika med rezerviranim zneskom in tem stroškom znaša 26 GBP. Zneskov 120 GBP in 94 GBP ne knjižite kot dva ločena stroška zgolj zato, ker sta med obdelavo prikazana oba.
Zadnja vrstica predpostavlja, da je bila rezervacija sredstev v celoti sproščena. Če sta knjižena bremenitev in rezervacija sredstev še vedno prikazani hkrati, se lahko razpoložljivo stanje začasno razlikuje. Preverite njuni referenčni oznaki in izdajatelja prosite za pojasnilo statusa, preden prikaz razumete kot dvojno bremenitev. Ta primer ne vključuje druge porabe, nadomestil in pretvorbe valut.
Kaj storiti, če je transakcija še vedno na čakanju
Najprej preverite nakup, trgovca, datum, znesek in referenco kartice. Trgovec lahko posluje pod imenom, ki se razlikuje od imena na računu, zato primerjajte tudi izvirno dokazilo, ne le oznake transakcije.
Nato preverite trgovčevo evidenco o zaključku ali preklicu transakcije ter roke, ki jih izdajatelj objavlja za to vrsto transakcije. Če rezervacija sredstev traja dlje od navedenega roka, se obrnite na izdajatelja ter mu posredujte referenčne podatke in morebitna dokazila o preklicu. Morda bo moral tudi trgovec potrditi, ali je avtorizacijo zaključil ali razveljavil.
Ne plačujte znova zgolj zato, da bi transakcija v obdelavi izginila s seznama. Preverite, ali je ponovno plačilo res potrebno in kako bo obravnavana prvotna avtorizacija. Če nakupa ne prepoznate, nemudoma stopite v stik s podporo izdajatelja in sledite postopku za zaščito kartice; za ustrezno ukrepanje ni treba čakati, da se transakcija knjiži.
Plačila v obdelavi in računovodstvo ob koncu meseca
Stanje plačila spremljajte ločeno od tega, ali je podjetje prejelo blago oziroma storitve. Datum knjiženja transakcije ni vedno datum, ko je treba pripoznati strošek ali obveznost. Pred poravnavo kartičnega plačila bo finančna služba morda morala uporabiti časovno razmejitev ali drugo računovodsko obravnavo v skladu z računovodsko usmeritvijo podjetja.
Ohranite povezavo med izvirnim dokumentom, poslovnim namenom in končnim plačilom. Če se končni znesek spremeni, raziščite razlog, namesto da dokument prilagodite znesku. Pri nakupih v tujini shranite tako račun v izvirni valuti kot znesek poravnave.
Za delo z dokazili glejte kako skenirati račune. Za naročila dobaviteljem in odstopanja pri dobavah uporabite postopek usklajevanja računov.
Pri rednem zagotavljanju sredstev upoštevajte rezervirane zneske
Določite osebo, ki bo spremljala razpoložljiva sredstva pred dnevi z veliko službenimi potmi. V načrt zagotavljanja sredstev vključite pričakovane nakupe, ponavljajoče se stroške in realno rezervo za avtorizacije. Pri primerjavi možnosti ta sredstva za tekoče poslovanje obravnavajte ločeno od mesečnih nadomestil ali morebitne varščine.
Kartice Rally uporabljajo vnaprej naloženo dobroimetje. Vodnik po denarnem toku brez varščine pojasnjuje razliko med nalaganjem sredstev, varščinami in nadomestili. Med pilotnim preizkusom preverite statuse transakcij in podatke za računovodstvo, da bodo vozniki in finančna ekipa vedeli, kaj storiti, ko plačilo ni zaključeno.
