Uma transação pendente significa, geralmente, que um pagamento com cartão foi autorizado, mas ainda não foi registado como débito definitivo. A autorização implica uma reserva de fundos para a compra. Isto pode reduzir o montante disponível para gastar, mesmo que o pagamento final ainda esteja a ser processado.
Isto é importante para os cartões empresariais pré-pagos: o saldo carregado e o saldo disponível para a próxima compra podem ser diferentes. Ao planear um carregamento, verifique os montantes cativos e as despesas já contabilizadas.
Pendente, efetivada, libertada e reembolsada
| Estado | O que geralmente significa | O que a equipa financeira deve verificar |
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| Pendente | Um montante é autorizado ou fica cativo enquanto o pagamento não é concluído | Detalhes da compra, montante cativo e saldo disponível restante |
| Contabilizado | O pagamento ao comerciante foi registado como uma cobrança concluída no cartão | Montante final, moeda e comprovativos do fornecedor |
| Cativação levantada ou anulada | A reserva foi anulada | Se existe uma cobrança final ou se esta ainda pode ser efetuada |
| Reembolsado | O dinheiro está a ser devolvido após o lançamento de uma compra | Estado do reembolso, montante e eventual nota de crédito do fornecedor |
As designações variam consoante o sistema de cartões. Consulte os detalhes da transação e as orientações do emissor para interpretar o estado, em vez de se basear apenas numa cor ou numa notificação.
Porque é que um comerciante reserva um valor superior ao da conta final
Num terminal de abastecimento automático, o valor final da compra pode ainda não ser conhecido quando o cartão é apresentado pela primeira vez. O comerciante pode solicitar uma pré-autorização antes de fornecer o combustível e, depois, comunicar o valor efetivo. Os hotéis e as empresas de aluguer de veículos também podem reservar fundos para despesas cujo valor ainda não é definitivo.
O montante cativo não é uma comissão universal, nem corresponde necessariamente a uma segunda compra. A aceitação da rede do cartão também não garante que uma determinada transação seja concluída: o saldo disponível, os controlos do cartão e a forma como o terminal processa as autorizações podem influenciar o resultado.
Antes de uma viagem, teste o cartão pré-pago em estabelecimentos representativos e tenha em conta as pré-autorizações efetivamente exigidas pelas suas compras. O limite de despesas e o saldo disponível respondem a necessidades diferentes; aumentar um não resolve automaticamente o problema do outro.
Exemplo prático: bloqueio de 120 £ e compra de 94 £ com cartão
Suponha que um cartão pré-pago tem 1 000 £ disponíveis, sem outras transações ou comissões. O comerciante reserva 120 £, mas o valor final da compra é de 94 £.
| Passo | Cálculo | Fundos disponíveis |
|---|
| Antes da compra | Saldo carregado disponível | 1000 £ |
| Enquanto a retenção de 120 £ se mantiver | 1 000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Após o lançamento de 94 £ e a libertação integral do montante cativo | 1000 £ − 94 £ | 906 £ |
O custo final é de 94 £. A diferença entre o montante cativo e esse custo é de 26 £. Não registe 120 £ e 94 £ como duas despesas apenas porque ambos os montantes aparecem durante o processamento.
A última linha pressupõe que o montante cativo foi totalmente libertado. Se o débito efetivo e um montante cativo continuarem a aparecer em simultâneo, o saldo disponível poderá ser temporariamente diferente. Verifique as respetivas referências e peça ao emissor que esclareça a situação antes de considerar que se trata de uma cobrança duplicada. Este exemplo não inclui outras despesas, comissões nem conversão cambial.
O que fazer se uma transação continuar pendente
Comece por confirmar a compra, o comerciante, a data, o montante e a referência do cartão. O nome comercial pode ser diferente do que consta no recibo, por isso compare também o documento original com a descrição da transação.
Em seguida, consulte o registo de conclusão ou cancelamento da transação do comerciante e o prazo publicado pelo emissor para esse tipo de transação. Se os fundos permanecerem bloqueados para além desse prazo, contacte o emissor e forneça as referências e quaisquer comprovativos de cancelamento. O comerciante poderá também ter de confirmar se concluiu ou reverteu a autorização.
Evite pagar novamente apenas para fazer desaparecer uma transação pendente. Confirme se é realmente necessário fazer outro pagamento e como será tratada a autorização original. Se não reconhecer a compra, contacte de imediato o apoio do emissor e siga os procedimentos de segurança do cartão; não precisa de esperar que a transação seja contabilizada para tomar as medidas adequadas.
Pagamentos pendentes e fecho contabilístico mensal
Acompanhe o estado do pagamento separadamente da receção dos bens ou serviços pela empresa. A data de registo de uma transação nem sempre coincide com a data em que um gasto ou passivo deve ser reconhecido. A equipa financeira poderá ter de registar um acréscimo de gastos ou aplicar outro tratamento previsto na sua política contabilística antes da liquidação de um pagamento com cartão.
Mantenha o documento original e a finalidade profissional associados ao pagamento que vier a ser efetuado. Se o montante final mudar, investigue o motivo em vez de alterar o documento para que corresponda ao valor pago. Nas compras no estrangeiro, guarde tanto a fatura na moeda original como o registo do montante liquidado.
Para o processo de gestão de comprovativos, consulte como digitalizar recibos. Para encomendas a fornecedores e divergências nas entregas, utilize o processo de conciliação de faturas.
Tenha em conta as retenções na rotina de carregamentos
Designe uma pessoa para acompanhar os fundos disponíveis antes dos dias com muitas deslocações. Inclua as compras previstas, as cobranças recorrentes e uma margem realista para autorizações no plano de carregamento de fundos. Ao comparar condições, distinga esse saldo operacional das mensalidades ou de qualquer caução.
Os cartões Rally utilizam um saldo pré-pago carregado antecipadamente. O guia de tesouraria sem depósito explica a distinção entre carregamentos, depósitos e comissões. Teste o estado das transações e os dados contabilísticos gerados durante um projeto-piloto, para que os condutores e a equipa financeira saibam o que fazer quando um pagamento não é concluído.
