O processo de conferência de faturas verifica se a fatura de um fornecedor corresponde ao que a empresa encomendou e, quando necessário, ao que recebeu. Também determina se a compra já foi paga. Um processo eficaz encaminha as divergências para alguém que as possa resolver antes de se aprovar um montante incorreto ou de se pagar duas vezes.
Comece por identificar os registos necessários para a sua compra. Uma fatura de uma encomenda aprovada, uma compra feita por um trabalhador com cartão e uma fatura de um serviço recorrente podem estar sujeitas a controlos diferentes.
Conferência de faturas a dois e três níveis
| Método | Comparar | Pergunta a que responde |
|---|
| Conciliação de duas vias | Fatura e nota de encomenda | A fatura corresponde à quantidade, ao preço e às condições da encomenda aprovada? |
| Conciliação de três vias | Fatura, ordem de compra e comprovativo de receção ou de aceitação do serviço | A fatura também corresponde ao que foi recebido ou aceite? |
| Associação de um documento ao pagamento | Fatura ou recibo e transação | Que pagamento corresponde a esta compra e a compra já foi paga? |
Estas verificações podem coexistir. Associar uma transação com cartão a uma fatura não comprova que uma ordem de compra foi aprovada ou que uma entrega foi concluída na totalidade. Da mesma forma, uma ordem de compra não prova que o fornecedor já recebeu o pagamento.
Para compras sem ordem de compra, defina os comprovativos alternativos de aprovação: o responsável pelo orçamento, as condições acordadas e a confirmação da receção dos bens ou serviços. Não invente uma ordem de compra a posteriori para ocultar a falta de um controlo.
Um processo prático em seis passos
- Capture a fatura completa. Conserve todas as páginas, os dados do fornecedor, a referência da fatura, as datas, a moeda, as informações fiscais e as condições de pagamento. Guarde o documento original juntamente com os eventuais campos extraídos.
- Identifique a compra e a entidade jurídica. Localize a encomenda, o contrato ou o pedido aprovado correspondente. Confirme que a fatura foi emitida à entidade que efetuou a compra.
- Verifique as rubricas e as condições. Compare quantidades, preços unitários, descontos, portes e encargos acordados. Verifique o enquadramento fiscal separadamente; o facto de o total coincidir não comprova que o IVA seja dedutível.
- Confirme a receção ou a aceitação quando necessário. Utilize os registos de entrega ou a aprovação do responsável pelo serviço. Distinga uma entrega parcial de uma encomenda concluída.
- Resolva as exceções e verifique os pagamentos existentes. Registe a diferença, o respetivo responsável e os comprovativos. Associe qualquer pagamento com cartão, depósito ou nota de crédito antes de autorizar um pagamento adicional.
- Aprove, registe e liquide de acordo com o processo definido. Mantenha separados o reconhecimento contabilístico, a aprovação e o estado do pagamento. Pode ser necessário registar um passivo antes do pagamento; o momento do pagamento depende do contrato e dos controlos da empresa.
Para uma captura de qualidade, utilize a lista de verificação para a digitalização de recibos. A escolha de software é uma decisão distinta, abordada no guia de software de processamento de faturas.
Exemplo prático: 100 encomendados, 80 recebidos
Uma empresa encomenda 100 peças de substituição a 12 GBP cada, sem IVA. O registo de entrega confirma 80 peças, mas a fatura cobra 100.
| Registo | Quantidade | Valor sem IVA |
|---|
| Ordem de compra | 100 | 1 200 £ |
| Mercadorias recebidas | 80 | 960 £ |
| Fatura do fornecedor | 100 | 1 200 £ |
| Diferença a investigar | 20 | 240 £ |
A comparação entre dois registos está de acordo com a encomenda. O terceiro registo revela uma diferença de quantidade no valor de 240 £. Pergunte à equipa de receção se as restantes 20 peças estão em trânsito, em falta ou foram rejeitadas e, em seguida, obtenha a resposta do fornecedor.
Consoante o contrato e a solução acordada, o passo seguinte poderá ser concluir a entrega, emitir uma fatura corrigida ou uma nota de crédito, ou aprovar um pagamento parcial acordado. A divergência, por si só, não confere o direito de suspender unilateralmente o pagamento. Registe o resultado e conserve os elementos de prova originais.
Uma folha de registo de exceções para a equipa financeira
Utilize uma linha por cada questão pendente, com um responsável e a próxima ação a tomar. Defina de comum acordo e de forma explícita as tolerâncias de aprovação, em vez de alterar quantidades sem informar ninguém para fazer coincidir os registos.
| Exceção | Comprovativos a recolher | Decisão a registar |
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| Diferença de quantidade | Encomenda, guia de remessa e confirmação da equipa de receção | Entrega em falta, quantidade aceite ou correção do fornecedor |
| Diferença de preço | Orçamento acordado, encomenda e eventuais alterações aprovadas | Preço correto ou alteração autorizada |
| Possível duplicado | Fornecedor, referência da fatura, montante e despesa/pagamento existente | Mesma compra, fatura separada válida ou correção |
| Aprovação em falta | Registo do responsável pelo orçamento e finalidade profissional | Aprovar, rejeitar ou solicitar mais comprovativos |
| Falta de comprovativos fiscais | Fatura do fornecedor e dados fiscais relevantes | Solicite comprovativos corrigidos e confirme o tratamento contabilístico |
| Diferença de moeda | Moeda da fatura, montante liquidado e comissões aplicáveis | Explicar a diferença sem alterar a fatura original |
| Nota de crédito ou devolução | Fatura original, comprovativo de devolução e crédito do fornecedor | Aplicar o crédito e verificar o saldo restante |
| Alteração dos dados bancários do fornecedor | Confirmação independente através de dados de contacto já conhecidos | Aprove a alteração verificada através do processo autorizado |
Não confirme novos dados bancários apenas respondendo à mensagem que solicita a alteração. Utilize um canal de contacto já estabelecido com o fornecedor e mantenha a verificação separada da aprovação do pagamento.
Onde a Rally ajuda
Nas compras pagas com cartões Rally, os colaboradores enviam recibos e faturas pelo WhatsApp. O AutoMatch ajuda a associar documentos e transações, e a equipa financeira verifica os dados em falta e as exceções antes de preparar exportações para a contabilidade.
Isso dá apoio à parte do processo que vai do documento ao pagamento. Não transforma a Rally num sistema de aprovação de ordens de compra, não confirma a aceitação da entrega nem paga automaticamente uma fatura de fornecedor. Defina claramente essas responsabilidades ao conceber o fluxo de trabalho.
Se um pagamento com cartão ainda não estiver concluído, o guia sobre transações pendentes explica por que motivo o montante cativo pode ser diferente do valor final cobrado. Confirme o pagamento existente antes de pedir a alguém que pague novamente.
