Nick Telecki je izvršni direktor podjetja Rally in piše o upravljanju stroškov z umetno inteligenco, poslovnih karticah, porabi goriva ter čezmejnem poslovanju.
S postopkom usklajevanja računov se preveri, ali je dobaviteljev račun skladen s tem, kar je podjetje naročilo in, kadar je to potrebno, tudi prejelo. Preveri se tudi, ali je bil nakup že plačan. Učinkovit postopek odstopanja usmeri k osebi, ki jih lahko odpravi, preden je odobren napačen znesek ali je račun plačan dvakrat.
Najprej ugotovite, katero dokumentacijo potrebujete za nakup. Za račun za odobreno naročilo, nakup zaposlenega s kartico in račun za ponavljajočo se storitev lahko veljajo različni kontrolni postopki.
| Način | Primerjajte | Vprašanje, na katero odgovarja |
|---|---|---|
| Dvostransko usklajevanje | Račun in naročilnica | Ali se račun ujema s količino, ceno in pogoji potrjenega naročila? |
| Tristransko usklajevanje | Račun, naročilnica in dokazilo o prejemu blaga ali prevzemu storitve | Ali se račun ujema tudi s tem, kar je bilo prejeto ali prevzeto? |
| Povezovanje dokumenta s plačilom | Račun ali potrdilo o plačilu in transakcija | Katero plačilo se nanaša na ta nakup in ali je že plačan? |
Ta preverjanja se lahko izvajajo vzporedno. Povezava kartične transakcije z računom ne potrjuje, da je bila naročilnica odobrena ali da je bila dobava popolna. Prav tako naročilnica ne dokazuje, da je dobavitelj prejel plačilo.
Za nakupe brez naročilnice določite druga dokazila o odobritvi: odgovornega skrbnika proračuna, dogovorjene pogoje in potrdilo o prejemu blaga ali storitev. Ne ustvarjajte fiktivne naročilnice za nazaj, da bi prikrili manjkajočo kontrolo.
Za kakovosten zajem uporabite kontrolni seznam za skeniranje računov. Izbira programske opreme je ločena odločitev, ki jo obravnava vodnik po programski opremi za obdelavo računov.
Podjetje naroči 100 nadomestnih delov po ceni 12 GBP na kos brez DDV. Dobavnica potrjuje dobavo 80 delov, na računu pa jih je zaračunanih 100.
| Zapis | Količina | Vrednost brez DDV |
|---|---|---|
| Naročilnica | 100 | 1.200 GBP |
| Prejeto blago | 80 | 960 GBP |
| Račun dobavitelja | 100 | 1.200 GBP |
| Razlika, ki jo je treba preveriti | 20 | 240 GBP |
Primerjava dveh evidenc pokaže ujemanje z naročilom. Tretji zapis razkrije količinsko razliko v vrednosti 240 GBP. Ekipo za prevzem vprašajte, ali je preostalih 20 delov še na poti, jih manjka ali so bili zavrnjeni, nato pa pridobite odgovor dobavitelja.
Glede na pogodbo in dogovorjeno rešitev je naslednji korak lahko dokončanje dobave, izdaja popravljenega računa ali dobropisa ali odobritev dogovorjenega delnega plačila. Samo neskladje še ne daje pravice do enostranskega zadržanja plačila. Zabeležite izid in shranite izvirna dokazila.
Za vsako nerešeno zadevo uporabite eno vrstico ter navedite odgovorno osebo in naslednji korak. O dopustnih odstopanjih pri odobritvi se izrecno dogovorite, namesto da brez pojasnila spreminjate količine, da bi se podatki v evidencah ujemali.
| Izjema | Dokazila za zbiranje | Odločitev za evidentiranje |
|---|---|---|
| Razlika v količini | Naročilo, dobavnica in potrditev prevzemne ekipe | Preostala dobava, prevzeta količina ali dobaviteljev popravek |
| Razlika v ceni | Dogovorjena ponudba, naročilo in vse odobrene spremembe | Pravilna cena ali odobrena sprememba |
| Možen dvojnik | Dobavitelj, referenca računa, znesek in obstoječi strošek/plačilo | Isti nakup, veljaven ločen račun ali popravek |
| Manjkajoča odobritev | Evidenca skrbnika proračuna in poslovni namen | Odobrite, zavrnite ali zahtevajte dodatna dokazila |
| Pomanjkljiva davčna dokazila | Račun dobavitelja in ustrezni davčni podatki | Zahtevajte popravljena dokazila in potrdite računovodsko obravnavo |
| Valutna razlika | Valuta računa, znesek poravnave in pripadajoče provizije | Pojasnite razliko brez spreminjanja izvirnega računa |
| Dobropis ali vračilo | Izvirni račun, dokazilo o vračilu in dobropis dobavitelja | Razporedite dobropis in preverite preostali saldo |
| Sprememba bančnih podatkov dobavitelja | Neodvisna potrditev prek že znanih kontaktnih podatkov | Odobrite preverjeno spremembo po odobrenem postopku |
Novih bančnih podatkov ne preverjajte zgolj z odgovorom na sporočilo, v katerem je zahtevana sprememba. Z dobaviteljem stopite v stik po že vzpostavljeni komunikacijski poti, preverjanje pa opravite ločeno od odobritve plačila.
Za nakupe, plačane s karticami Rally, zaposleni pošiljajo potrdila o nakupu in račune prek WhatsAppa. AutoMatch pomaga povezati dokumente s transakcijami, finančna ekipa pa pregleda manjkajoče podatke in izjeme, preden pripravi izvoze podatkov za računovodstvo.
To podpira del procesa od dokumenta do plačila. Vendar Rally s tem ne postane sistem za odobravanje naročilnic, ne potrjuje prevzema dobave in ne plačuje samodejno računov dobaviteljev. Pri načrtovanju delovnega toka jasno opredelite, kdo je odgovoren za te naloge.
Če plačilo s kartico še ni zaključeno, vodnik po transakcijah v obdelavi pojasnjuje, zakaj se lahko rezervirani znesek razlikuje od končnega zneska bremenitve. Preden kogar koli prosite za ponovno plačilo, preverite, ali je obstoječe plačilo potrjeno.
Skenirajte čitljive račune, preverite zneske in davek, jih povežite s plačili ter shranite dokazila. Vključuje preizkus poteka dela s petimi računi.
Spoznajte vpliv čakajočih kartičnih plačil na razpoložljiva sredstva, razliko med rezervacijami in vračili ter kaj naj finance preverijo pred ponovnim plačilom.
Brezplačen obrazec za tiskanje za poslovne obroke: udeleženci, namen, računi, plačila in odobritev podjetja.
