Arvete vastavuskontrolli käigus kontrollitakse, kas tarnija arve vastab ettevõtte tellimusele ja vajaduse korral ka tegelikult saadud kaupadele või teenustele. Samuti selgitatakse välja, kas ostu eest on juba tasutud. Hästi toimiv protsess suunab lahknevused lahendamiseks inimesele, kes saab need kõrvaldada enne, kui kinnitatakse vale summa või tehakse topeltmakse.
Alustage sellest, et selgitate välja, milliseid dokumente ostu jaoks vaja on. Kinnitatud tellimuse arve, töötaja kaardiga tehtud ostu ja korduva teenuse arve puhul võivad kehtida erinevad kontrollireeglid.
Arvete kahe- ja kolmepoolne vastavuskontroll
| Meetod | Võrdle | Küsimus, millele see vastab |
|---|
| Kahepoolne vastavuskontroll | Arve ja ostutellimus | Kas arve vastab kinnitatud tellimuse kogusele, hinnale ja tingimustele? |
| Kolmepoolne vastavuskontroll | Arve, ostutellimus ning kauba või teenuse vastuvõtmist tõendav dokument | Kas arve vastab ka sellele, mis võeti vastu või kiideti heaks? |
| Dokumendi sidumine maksega | Arve või kviitung ja tehing | Milline makse on selle ostuga seotud ja kas ostu eest on juba tasutud? |
Neid kontrolle saab kasutada koos. Kaarditehingu sidumine arvega ei tõenda, et ostutellimus oli kinnitatud või et kaup tarniti täies mahus. Samuti ei tõenda ostutellimus, et tarnijale on makstud.
Ostutellimuseta ostude puhul määrake kindlaks muud heakskiitu tõendavad andmed: eelarve eest vastutav isik, kokkulepitud tingimused ja kinnitus kauba või teenuse kättesaamise kohta. Ärge koostage tagantjärele fiktiivset ostutellimust, et varjata kontrollimeetme puudumist.
Praktiline protsess kuue sammuga
- Salvesta arve tervikuna. Säilita kõik leheküljed, tarnija andmed, arve viitenumber, kuupäevad, valuuta, maksuandmed ja maksetingimused. Säilita algdokument koos sellest eraldatud andmeväljadega.
- Tehke kindlaks, millise ostu ja juriidilise isikuga on tegu. Leidke vastav tellimus, leping või heakskiidetud taotlus. Kontrollige, et arve saaja oleks sama juriidiline isik, kes ostu tegi.
- Kontrollige arveridu ja tingimusi. Võrrelge koguseid, ühikuhindu, allahindlusi, veokulusid ja kokkulepitud tasusid. Kontrollige maksukäsitlust eraldi; kogusumma klappimine ei tõenda käibemaksu mahaarvamise õigust.
- Vajaduse korral kinnitage kättesaamine või vastuvõtmine. Kasutage tarnedokumente või teenuse eest vastutava isiku kinnitust. Eristage osalist tarnet täielikult täidetud tellimusest.
- Lahendage erandjuhtumid ja kontrollige olemasolevaid makseid. Fikseerige erinevus, selle eest vastutaja ja tõendid. Enne lisamakse kinnitamist lisage seosed kõigi kaardimaksete, ettemaksete või kreeditarvetega.
- Kinnitage, kirjendage ja tasuge kokkulepitud korra järgi. Hoidke raamatupidamislik kajastamine, kinnitamine ja makse staatus eraldi. Kohustus võib vajada kajastamist enne tasumist; makse tegemise aeg määratakse lepingu ja ettevõtte kontrollimeetmete järgi.
Kvaliteetse skannimistulemuse saamiseks kasutage tšekkide skannimise kontrollnimekirja. Tarkvara valik on eraldi otsus, mida käsitletakse arvete töötlemise tarkvara juhendis.
Praktiline näide: telliti 100 ühikut, vastu võeti 80 ühikut
Ettevõte tellib 100 varuosa hinnaga 12 £ tükk, millele lisandub käibemaks. Saateleht kinnitab 80 varuosa tarnimist, kuid arve on esitatud 100 varuosa eest.
| Kirje | Kogus | Summa käibemaksuta |
|---|
| Ostutellimus | 100 | 1 200 £ |
| Kaup vastu võetud | 80 | 960 £ |
| Tarnija arve | 100 | 1 200 £ |
| Selgitamist vajav erinevus | 20 | 240 £ |
Kahe dokumendi võrdlus kinnitab vastavust tellimusele. Kolmas kirje näitab koguseerinevust väärtuses 240 £. Küsige vastuvõtumeeskonnalt, kas ülejäänud 20 osa on teel, puudu või tagasi lükatud, ning seejärel küsige tarnijalt vastust.
Olenevalt lepingust ja kokkulepitud lahendusest võib järgmine samm olla tarne lõpuleviimine, parandatud arve või kreeditarve väljastamine või kokkulepitud osalise makse kinnitamine. Ainuüksi lahknevus ei anna õigust ühepoolselt maksmisest keelduda. Dokumenteerige tulemus ja säilitage algsed tõendid.
Erandite tööleht finantstiimile
Märkige iga lahendamata probleem eraldi reale koos vastutaja ja järgmise tegevusega. Leppige kinnitamisel lubatud kõrvalekalded selgelt kokku, selle asemel et koguseid teisi teavitamata muuta, et andmed klapiksid.
| Erand | Kogutavad tõendid | Dokumenteeritav otsus |
|---|
| Koguse erinevus | Tellimus, saateleht ja vastuvõtva meeskonna kinnitus | Ülejäänud tarne, vastuvõetud kogus või tarnija parandus |
| Hinnavahe | Kokkulepitud hinnapakkumine, tellimus ja kõik kinnitatud muudatused | Õige hind või heakskiidetud muudatus |
| Võimalik duplikaat | Tarnija, arve viide, summa ja olemasolev kulu/makse | Sama ost, kehtiv eraldi arve või parandus |
| Puuduv kinnitus | Eelarve eest vastutaja kirje ja äriline eesmärk | Kinnita, lükka tagasi või küsi lisatõendeid |
| Puudulik maksudokumentatsioon | Tarnija arve ja asjakohased maksuandmed | Küsige parandatud tõendusmaterjali ja kinnitage raamatupidamislik kajastamine |
| Valuuta erinevus | Arve valuuta, arveldussumma ja kohaldatavad tasud | Selgitage erinevust algset arvet muutmata |
| Kreeditarve või tagastus | Algne arve, tagastustõend ja tarnija kreeditarve | Jaota kreeditsumma ja kontrolli järelejäänud saldot |
| Tarnija pangarekvisiitide muudatus | Sõltumatu kinnitus teadaolevate kontaktandmete kaudu | Kinnitage kontrollitud muudatus heakskiidetud korras |
Ärge kontrollige uusi pangarekvisiite üksnes muudatust taotlevale sõnumile vastates. Kasutage tarnijaga juba varem kasutusel olnud suhtluskanalit ning hoidke rekvisiitide kontrollimine makse kinnitamisest lahus.
Kus Rally abiks on
Rally kaartidega tehtud ostude puhul saadavad töötajad tšekid ja arved WhatsAppi kaudu. AutoMatch aitab siduda dokumente tehingutega ning finantstiim vaatab puuduvad andmed ja erandid üle enne raamatupidamise ekspordifailide koostamist.
See toetab dokumendist makseni ulatuvat protsessiosa. See ei muuda Rallyt ostutellimuste kinnitamise süsteemiks, ei kinnita tarne vastuvõtmist ega tasu automaatselt tarnija arvet. Töövoogu kavandades määrake selgelt, kes nende ülesannete eest vastutab.
Kui kaardimakse on veel pooleli, selgitab ootel tehingute juhend, miks broneeritud summa võib lõplikult debiteeritud summast erineda. Enne kui palute kellelgi uuesti maksta, kontrollige olemasoleva makse olekut.
