Ettevõtluskulu kviitungi skannimiseks pildista kogu dokument teravalt, võrdle tuvastatud andmeid pildiga ja lisa skannitud kviitung õige kulukirje juurde. Korralik skann võimaldab finantsmeeskonnal hiljem kuludokumenti lugeda ja ostu sisust aru saada.
Hea viis seda kontrollida on vaadata, kas teine inimene saab kulu üle vaadata, ilma et peaksid paberdokumendi uuesti üles otsima. Enne mis tahes originaaldokumendi hävitamist ettevõtte dokumentide säilitamise korra alusel kasuta allolevat kontrollnimekirja.
Jäädvusta dokument loetavalt
Siluge kviitung kontrastsel pinnal sirgeks ja kasutage ühtlast valgustust. Hoidke telefoni paberiga paralleelselt. Vältige varje ja peegeldusi ning ärge katke sõrmedega tarnija nime ega maksuandmeid. Enne liigse tausta kärpimist jäädvustage kviitung kogu laiuses ja koos kõigi servadega.
Kontrolli pilti kohe suuruses, milles tekst on loetav. Termopaberile trükitud tekst võib tuhmuda, seega pildista kviitungit peagi pärast ostu. Kui kogusumma on juba loetamatu, küsi tarnijalt duplikaati; kontrasti suurendamine ei taasta puuduvat numbrit.
Kui pika kviitungi tekst jääb ühel pildil liiga väikeseks, tee mitu osaliselt kattuvat pilti ja pane need õigesse järjekorda. Hoia neid koos ühe dokumendina. E-postiga saadetud arve või digitaalse kviitungi puhul säilita originaalfail, mitte ära tee kuvatõmmist, millelt jääb välja mõni teine lehekülg või manus.
Kontrolli neid välju enne kulu kinnitamist
OCR loeb pildilt teksti. See võib kuupäeva, kümnenderaldaja või valuuta valesti tuvastada ega otsusta, kas ost on ettevõtlusega seotud.
| Väli | Võrdle algallikaga |
|---|
| Tarnija | Ärinimi ja teie raamatupidamisarvestuseks vajalikud arveandmed |
| Kuupäev | Ostu või arve kuupäev, mis võib erineda kaarditehingu kirjendamise kuupäevast |
| Kirjed | Mida osteti, sealhulgas isiklikud ostud, mis tuleb kontrollimiseks eraldada |
| Kogusumma ja valuuta | Tasumisele kuuluv summa, mitte vahesumma, üle antud summa ega tagastatud vahetusraha |
| Maks | Tarnija maksuandmed ja summad; ärge tuletage mahaarvatavat käibemaksu kaardimakse kogusummast |
| Ärikontekst | Kes ostis, miks ning millise meeskonna, projekti või sõidukiga ost seostub |
| Makse | Kas tasuti ettevõtte kaardiga või maksis töötaja või muu osapool |
Näiteks võib 48 € suuruse arve tasumisel naelsterlingites arveldava kaardiga makse arvuline summa erineda. Säilitage nii dokumendi kogusumma 48 € kui ka tegelik maksesumma naelsterlingites. Laske finantstiimil vahetuskurss, tasud ja maksukäsitlus üle vaadata, selle asemel et üht summat vastavuse saavutamiseks muuta.
Seo dokument ostuga ilma ostu topelt kajastamata
Kviitung, arve ja kaarditehing võivad kõik olla seotud sama ostuga. Hoia nende seos nähtavana. Arve sisaldab arveldusandmeid, kviitung võib tõendada tasumist ning kaarditehingu kirje aitab makset tuvastada. Ükski neist ei pruugi eraldi sisaldada kõiki raamatupidamiseks vajalikke andmeid.
Enne uue kulukirje loomist kontrolli, kas ost on juba registreeritud. Lisa hilisem arve või selgem skannitud koopia olemasolevale kirjele. Märgi võimalik duplikaat ülevaatamiseks, selle asemel et kustutada tõendusmaterjali üksnes seetõttu, et kaks summat kattuvad.
Kui kviitungit ei õnnestu kätte saada, kasuta puuduva kviitungi deklaratsiooni, et dokumenteerida juhtunu ja alternatiivsed tõendid. Deklaratsioon ei asenda automaatselt käibemaksuarvet ega taga kulude hüvitamist.
Katseta viie kviitungiga
Kasutage oma dokumente ja märkige iga rea tulemus üles. Need on soovituslikud testjuhud, mitte ühegi toote täpsuse mõõtmise tulemused.
| Testdokument | Mida kontrollija peaks saama kindlaks teha |
|---|
| Tavaline kütuse- või parkimiskviitung | Tarnija, kuupäev, kogusumma ja kulu äriline eesmärk on loetavad |
| Pleekinud termopaberil kviitung | Ebaselged väljad jäävad märgistatuks; saab küsida duplikaati |
| Pikk kviitung eraldi kuluridadega | Kõik jaotised on olemas ja isiklikud ostud on tuvastatavad |
| Välisvaluutas kviitung | Algne valuuta ja arveldusvaluuta hoitakse eraldi |
| Mitmeleheküljeline PDF-arve | Kõik lehed on säilitatud ja seotud õige kuluga |
Märkige iga testi puhul üles, millal töötaja kulu esitas, milliseid välju parandati, millised tõendid puudusid ja kui kaua ülevaatus aega võttis. Seejärel leidke kulu raamatupidamise jaoks koostatud väljundist ja avage algdokument. Kiirest üleslaadimisest on kasu ainult siis, kui kirje on ka protsessi lõpus kasutatav.
Säilita pilte ja andmeid ettenähtud aja jooksul
Säilitamisaeg sõltub riigist, maksust ja dokumendist. Määrake kindlaks, kellel on dokumentidele juurdepääs, kuidas varundamine toimib ja kuidas finantsmeeskond dokumendid kätte saab, kui töötaja lahkub või ettevõte vahetab tarkvara.
Ühendkuningriigi käibemaksuarvestuse dokumentide puhul nõuab HMRC käibemaksuteatis 700/21 üldjuhul säilitamist vähemalt kuus aastat. Jaotistes 6 ja 8 eristatakse arvelt eraldatud andmeid arve säilitatud kujutisest. Valitud väljade sisestamine tarkvarasse ei ole arve koopia. Säilitatud skannitud koopia, mis sisaldab kõiki käibemaksuarvestuseks nõutavaid andmeid, võib seal kirjeldatud asjaoludel asendada originaali, välja arvatud juhul, kui originaali on vaja muul otstarbel. Mõned dokumendid tuleb säilitada algsel kujul. Need Ühendkuningriigi reeglid ei ole kõigis riikides kehtivad säilitusnõuded.
Kviitungi fotost kontrollitud raamatupidamisandmeteni
Rally kuluarvestuse töövoo abil saadavad töötajad kviitungeid ja arveid WhatsAppi kaudu. Agent aitab koguda puuduvat teavet, AutoMatch seob kirjed dokumentide ja maksete konteksti põhjal ning finantstiim vaatab platvormil üle lahendamata kirjed.
Raamatupidamisandmete eksport on järgmine samm andmete üleandmisel. Katsetage koos raamatupidajaga failivormingut, nõutavaid välju ja juurdepääsu dokumentidele. Jätke ebakindlad vasted ja maksuotsused ülevaatamiseks; loetav skann on kulu täieliku vormistamise lähtepunkt.
Ühendkuningriigi säilitamisjuhiseid kontrolliti 7. oktoobril 2026. Andmehõive kontrollnimekiri ja testjuhtumid on toimetuse koostatud näited.
