Puuduva kviitungi deklaratsioon annab finantsmeeskonnale ühtse viisi kulude ülevaatamiseks, kui algset dokumenti ei õnnestu leida. Selles registreeritakse faktid, olemasolevad tõendid ja otsus. See peaks muutma ebakindluse nähtavaks.
Ava tasuta puuduva kviitungi deklaratsioon. Vorm on inglise keeles. Täitke see brauseris ning printige välja või salvestage PDF-fail printimismenüü kaudu. See ei edasta teie teavet Rallyle.
Alustuseks proovige kviitung taastada
Kontrollige tarnija e-posti, kliendikontot või broneerimisportaali ning paluge seejärel duplikaati. Töötajal võib olla foto ka oma sõnumites või telefoni galeriis. Pange taastamiskatse kirja, et järgmine ülevaataja teaks, mida on juba proovitud.
Kui hiljem saabub duplikaat, lisage see sama kuluaruande juurde. Säilitage varasem deklaratsioon ja ülevaatuse ajalugu ning kontrollige, et kulu ei oleks sisestatud kaks korda.
Mida deklaratsioon peaks sisaldama
Mall eraldab kulutuse tegija kirjelduse ülevaataja otsusest:
| Osa arvest | Mida sisestada |
|---|
| Eraisik ja ettevõte | Hüvitise taotleja, juriidiline isik, meeskond või projekt, kuluviide |
| Ost | Kuupäev, tarnija, asukoht, kirjeldus ja konkreetne äriline eesmärk |
| Makse | Algne summa ja valuuta, maksja ning tehingu viitenumber |
| Puuduv dokument | Miks see pole saadaval ja millised sammud astuti koopia saamiseks |
| Muu tõendusmaterjal | Broneeringu kinnitus, tellimuse kirje, väljavõtte viide või kirjavahetus |
| Deklaratsioon | Kinnitus, et andmed on õiged ja kulu ei ole juba hüvitatud |
| Ülevaade | Ülevaataja, otsus, põhjus, järeltegevus ja kuupäev |
Vajaduse korral kasutage tehingu leidmiseks makseviidet või kaardi viimaseid numbreid. Ärge sisestage vormile kaardi täielikku numbrit, turvakoodi ega internetipanga sisselogimisandmeid.
Makse tõendid ja ostutõendid vastavad erinevatele küsimustele
Kaardi väljavõte võib tõendada, et makse toimus. Tarnija kviitung kirjeldab ostu. Töötaja lisab ärilise eesmärgi. Koos aitavad need dokumendid kulude ülevaatajal kulust aru saada; igaüks neist eraldi võib jätta lünki.
Ülemereostu korral säilitage algses valuutas esitatud summa kõrvuti makseteenuse pakkuja näidatud summaga. Erinevus võib tuleneda valuutavahetusest, teenustasust, jootrahast või hilisemast korrigeerimisest. Ärge muutke ostusummat üksnes selleks, et summad ühtiksid. Meie piiriüleste kulude juhend selgitab, kuidas need summad omavahel seotuna hoida.
Andke ülevaatajale otsuse tegemiseks tegelik alus
Ülevaatajal peaks olema võimalik kulu ettevõtte protsessi kohaselt kinnitada, küsida täiendavaid tõendeid, see tagasi lükata või jätta ootele. Märkige üles põhjus ja see, kes vastutab võimalike järelmeetmete eest. Hoidke hüvitamise kinnitamine raamatupidamislikust või maksukäsitlusest eraldi.
Vorm ei taga, et kulu kuulub hüvitamisele, on maksust mahaarvatav või vastab käibemaksu tagastamise tingimustele. Nõuded erinevad riigiti ja kululiigiti. Teie finantsjuht või maksunõustaja peaks otsustama, mis on asjaomase üksuse puhul vastuvõetav. Näiteks, HMRC reisikulude arvestuse pidamise juhend selgitab Ühendkuningriigi töötajate jaoks olulisi dokumente; see ei ole reegel, mis kehtiks igas riigis.
Kui kulu puudutab ärikülalistega einestamist, kasutage ärieine kulude malli ka osalejate ja eesmärgi registreerimiseks. Kulude kogumi puhul viidake igale deklaratsioonile kuluaruandes.
Vähendage puuduvate kviitungitega seotud korduvat tööd
Muuda kviitungite jäädvustamine osturutiini osaks. Määra iga kulu eest vastutaja, tee puuduvad tõendid nähtavaks ja anna töötajatele üks selge viis selle lahendamiseks. Üks kulupoliitika peaks selgitama esitamise tähtaega ja erandite käsitlemise korda.
Rally toob WhatsAppi agendi ja platvormi agendi sellesse töövoogu. Töötajad saavad WhatsAppi kaudu esitada kviitungeid ja kulu konteksti; AutoMatch aitab tõendid tehinguga siduda, samal ajal kui platvorm annab meeskonnale koha ülejäänud kuluülesannete haldamiseks. Kasutajad vaatavad ebaselged vasted ja otsused üle, enne kui kirjed liiguvad toetatud raamatupidamise töövoogu.
Tutvu Rally kulude haldusega või loe, kuidas AI-agendid aitavad kulude haldamisel.
