Eine Erklärung über einen fehlenden Beleg gibt der Finanzabteilung eine einheitliche Grundlage, um eine Ausgabe zu prüfen, wenn das Originaldokument nicht auffindbar ist. Sie hält die Fakten, die verfügbaren Nachweise und die Entscheidung fest. Die bestehende Unsicherheit sollte daraus klar hervorgehen.
Kostenlose Erklärung für einen fehlenden Beleg öffnen. Das Formular ist auf Englisch. Füllen Sie es in Ihrem Browser aus und drucken Sie es über das Druckmenü aus oder speichern Sie es als PDF. Ihre Angaben werden nicht an Rally übermittelt.
Versuchen Sie zunächst, den Beleg wiederzubeschaffen
Prüfen Sie die E-Mail des Anbieters, das Kundenkonto oder Buchungsportal und bitten Sie anschließend um eine Kopie. Der Mitarbeiter hat möglicherweise auch ein Foto in seinen Nachrichten oder seiner Fotogalerie. Dokumentieren Sie den Wiederbeschaffungsversuch, damit der nächste Prüfer weiß, was bereits versucht wurde.
Wenn später ein Duplikat eingeht, ordnen Sie es demselben Ausgabenbeleg zu. Bewahren Sie die frühere Deklaration und den Prüfverlauf auf und prüfen Sie, dass die Ausgabe nicht doppelt erfasst wurde.
Was die Erklärung festhalten sollte
Die Vorlage trennt die Schilderung der Ausgabe durch die betreffende Person von der Entscheidung der prüfenden Person:
| Teil des Datensatzes | Eingabe |
|---|
| Privatperson und Unternehmen | Antragsteller, juristische Person, Team oder Projekt, Ausgabenreferenz |
| Kauf | Datum, Lieferant, Ort, Beschreibung und konkreter geschäftlicher Zweck |
| Zahlung | Originalbetrag und Währung, wer bezahlt hat und Transaktionsreferenz |
| Fehlendes Dokument | Warum es nicht verfügbar ist und welche Schritte unternommen wurden, um eine Kopie zu erhalten |
| Weitere Nachweise | Buchungsbestätigung, Bestellnachweis, Kontoauszugsreferenz oder Schriftverkehr |
| Erklärung | Bestätigung, dass die Angaben korrekt sind und die Ausgabe noch nicht geltend gemacht wurde |
| Überprüfen | Prüfer, Entscheidung, Begründung, Follow-up und Datum |
Verwenden Sie bei Bedarf eine Zahlungsreferenz oder die letzten Ziffern der Karte, um die Transaktion zu finden. Geben Sie niemals eine vollständige Kartennummer, einen Sicherheitscode oder Zugangsdaten zum Online-Banking in das Formular ein.
Zahlungsnachweise und Kaufbelege beantworten unterschiedliche Fragen
Ein Kartenauszug kann belegen, dass eine Zahlung erfolgt ist. Der Beleg des Lieferanten beschreibt den Kauf. Der Mitarbeiter ergänzt den geschäftlichen Zweck. Zusammen helfen diese Unterlagen der prüfenden Person, die Ausgabe zu verstehen; jede einzelne davon kann Lücken hinterlassen.
Bei einem Kauf im Ausland sollten Sie den Betrag in der ursprünglichen Währung zusammen mit dem vom Zahlungsanbieter angezeigten Betrag aufbewahren. Eine Abweichung kann auf eine Umrechnung, eine Gebühr, ein Trinkgeld oder eine spätere Anpassung zurückzuführen sein. Ändern Sie den Kaufbetrag nicht nur, um eine Übereinstimmung zu erzwingen. Unser Leitfaden zu grenzüberschreitenden Ausgaben erklärt, wie Sie diese Beträge miteinander verknüpft halten.
Geben Sie der prüfenden Person eine echte Entscheidungsgrundlage
Die prüfende Person sollte die Ausgabe gemäß dem Prozess des Unternehmens genehmigen, weitere Nachweise anfordern, sie ablehnen oder offen lassen können. Erfassen Sie den Grund und die zuständige Person für alle Folgemaßnahmen. Halten Sie die Genehmigung der Erstattung getrennt von der buchhalterischen oder steuerlichen Behandlung.
Das Formular garantiert nicht, dass eine Ausgabe erstattungsfähig oder steuerlich absetzbar ist oder für den Vorsteuerabzug infrage kommt. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Ausgabenart. Ihr Finanzverantwortlicher oder Steuerberater sollte entscheiden, was für die betreffende Gesellschaft akzeptabel ist. Ein Beispiel: die Leitlinien von HMRC zur Dokumentation von Reiseausgaben für Beschäftigte im Vereinigten Königreich erläutern, welche Aufzeichnungen relevant sind; sie gelten nicht als Regel für jedes Land.
Wenn es um eine Mahlzeit mit Geschäftsgästen geht, verwenden Sie die Vorlage für Geschäftsessen , um auch die Teilnehmenden und den Zweck zu erfassen. Bei einer Reihe von Ausgaben gilt: Der Ausgabenberichtdient als Referenz für jede Erklärung.
Weniger wiederholter Aufwand bei fehlenden Belegen
Machen Sie die Belegerfassung zur Routine beim Einkauf. Weisen Sie jede Ausgabe einer verantwortlichen Person zu, machen Sie fehlende Belege sichtbar und geben Sie Mitarbeitenden einen klaren Weg zur Klärung. Eine Ausgabenrichtlinie sollte die Frist für die Einreichung und das Verfahren für Ausnahmen erläutern.
Rally bringt den WhatsApp-Agenten und den Plattform-Agenten in diesen Prozess. Mitarbeitende können Belege und Kontext zu Ausgaben über WhatsApp bereitstellen; AutoMatch hilft dabei, Nachweise mit der Transaktion zu verknüpfen, während die Plattform dem Team einen Ort bietet, um die verbleibenden Aufgaben rund um Ausgaben zu bearbeiten. Die Nutzer prüfen unklare Zuordnungen und Entscheidungen, bevor Datensätze in den unterstützten Buchhaltungsworkflow.
Rally Ausgabenmanagement entdecken oder lesen Sie, wie KI-Agenten den Ausgabenprozess unterstützen.
