Ein Restaurantbeleg zeigt der Finanzabteilung, wofür Geld ausgegeben wurde. Ein Formular für Geschäftessen ergänzt, wer teilgenommen hat, warum das Treffen für das Unternehmen wichtig war und wie die Zahlung geprüft werden sollte.
Kostenloses Formular für Geschäftsessen öffnen. Dieses englische Formular lässt sich im Browser bearbeiten und kann ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden. Fügen Sie es dem Beleg in Ihren Spesenunterlagen bei.
Halten Sie den Kontext fest, solange er noch frisch ist
Tragen Sie nach dem Essen das Datum, den Veranstaltungsort und den geschäftlichen Zweck ein. Führen Sie die Teilnehmenden sowie deren Organisationen oder Rollen auf. Ein klarer Zweck beschreibt die tatsächliche Aktivität, etwa die Besprechung eines konkreten Projekts oder ein Treffen mit einem Lieferanten zu einer Bestellung. Verlassen Sie sich nicht auf eine Kategorie wie „Essen“, um den geschäftlichen Zusammenhang zu erläutern.
Geben Sie die juristische Einheit an, der die Kosten entstanden sind, sowie die für den Beleg verantwortliche Person. Das ist sowohl für ein Ein-Personen-Unternehmen als auch für ein Unternehmen mit mehreren Teams oder Einheiten wichtig: Die prüfende Person muss erkennen können, wessen Ausgabe es ist.
Beleg, Zahlung und Trinkgeld verknüpft halten
Das Formular enthält separate Felder für den Restaurantbetrag, ein noch nicht enthaltenes Trinkgeld und den insgesamt gezahlten Betrag. Wenn diese Angaben getrennt erfasst werden, lässt sich verhindern, dass ein Trinkgeld doppelt hinzugefügt wird. Behalten Sie die ursprüngliche Währung bei und erfassen Sie die Zahlungsreferenz, damit der Prüfer die Transaktion finden kann.
| Aufzeichnen | Wozu es beiträgt |
|---|
| Restaurantquittung oder -rechnung | Vom Restaurant angegebener Lieferant, Datum, Artikel und Beträge |
| Verpflegungsformular | Teilnehmende, Organisationen, Geschäftszweck und zuständige Mitarbeitende |
| Zahlungsnachweis | Wer bezahlt hat, gezahlter Betrag, Währung und Transaktionsreferenz |
| Überprüfen | Entscheidung zur Unternehmensrichtlinie, Anpassungen und Fragen zur Buchhaltung |
Wenn ein persönlicher Posten in der Rechnung enthalten ist, kennzeichnen Sie ihn zur Prüfung, anstatt den Gesamtbetrag des Belegs stillschweigend zu ändern. Wenn zwei Mitarbeitende die Zahlung teilen, erläutern Sie die Aufteilung und verweisen Sie auf den anderen Antrag. Eine gemeinsam verzehrte Mahlzeit darf nicht zu zwei Anträgen über den vollständigen Rechnungsbetrag führen.
Trennen Sie die geschäftliche Entscheidung von der steuerlichen Entscheidung
Die Genehmigung durch das Unternehmen legt die steuerliche Behandlung nicht fest. Länder können zwischen Mahlzeiten für Mitarbeitende, der Bewirtung von Geschäftsgästen, Verpflegungsaufwendungen auf Reisen und privaten Ausgaben unterscheiden. Auch die Anforderungen an Rechnungen und die Aufbewahrung von Unterlagen unterscheiden sich.
Die Vorlage sieht bewusst keinen festen Prozentsatz für den Selbstbehalt, keine Formel zur Vorsteuererstattung und keine Verpflegungspauschale vor. Diese Entscheidungen obliegen dem Finanzverantwortlichen der jeweiligen Gesellschaft. Hier ist ein länderspezifisches Beispiel: Leitlinien der IHK Stuttgart zu Geschäftsessen Sie beschreiben die deutschen Anforderungen an den Bewirtungsbeleg und die Restaurantrechnung. Wenden Sie diese Vorgaben nicht automatisch auf ein von einer Gesellschaft in einem anderen Land gebuchtes Essen an.
Eine Auslandsbewirtung abwickeln, ohne die Originalbeträge zu verlieren
Bewahren Sie die Währung des Restaurants, den Gesamtbetrag des Belegs und den dem Unternehmen berechneten Betrag auf. Erfassen Sie alle verfügbaren Gebühren des Zahlungsanbieters oder Informationen zur Währungsumrechnung separat. Wenn das Unternehmen einen Betrag in der Berichtswährung verwendet, vermerken Sie gemäß seiner Bilanzierungsrichtlinie den verwendeten Wechselkurs oder die Quelle des Kontoauszugs.
Vermeiden Sie es, Ausgaben in verschiedenen Währungen zu einer Summe zusammenzufassen. Unsere Vorlage für Spesenabrechnungen und unser Leitfaden zu grenzüberschreitenden Ausgaben erläutern, wie Sie diese einheitlich organisieren.
Genehmigungen und Ausnahmen klar regeln
Die prüfende Person sollte den Geschäftszweck, die Nachweise und die Zahlung bestätigen und anschließend einen genehmigten Betrag erfassen oder um weitere Informationen bitten. Bei einem fehlenden Beleg ist ein dokumentierter Wiederbeschaffungsversuch erforderlich. Erforderlich ist außerdem die Erklärung zum fehlenden Beleg. Diese Ausnahme ist weiterhin dem Essensbeleg zuzuordnen.
Legen Sie die wiederkehrenden Regeln in einer Ausgabenrichtlinie: wann eine vorherige Genehmigung erforderlich ist, wie Gäste erfasst werden, wer die Abrechnung prüft und wie mit einer geteilten oder persönlichen Zahlung umzugehen ist.
Verpflegungskosten in den täglichen Arbeitsablauf integrieren
Der WhatsApp-Agent von Rally hilft Mitarbeitenden dabei, Belegnachweise und Kontext zeitnah zum Kauf bereitzustellen. AutoMatch verknüpft Belege mit Transaktionen, und der Plattform-Agent unterstützt das Team dabei, Ausgabenaufgaben in der Plattform zu bearbeiten. Die Prüfung bleibt Teil des Prozesses – auch bei unvollständigen Dokumenten und Entscheidungen, die geschäftlichen Kontext erfordern.
Damit erhalten Einzelunternehmer und größere Finanzteams dieselbe grundlegende Ausgangsbasis: eine Zahlung, den zugehörigen Nachweis und eine klare nächste Maßnahme. Ausgabenmanagement und die unterstützten Buchhaltungsexporte.
