Restorāna čeks finanšu nodaļai parāda, kur iztērēta nauda. Uzņēmuma maltītes izdevumu veidlapā papildus norādīts, kas piedalījās, kāpēc sanāksme bija svarīga uzņēmumam un kā maksājums jāpārbauda.
Atveriet bezmaksas uzņēmuma maltītes izdevumu veidlapu. Šī veidlapa angļu valodā ir rediģējama pārlūkprogrammā un gatava drukāšanai vai saglabāšanai PDF formātā. Pievienojiet to čekam savā izdevumu uzskaitē.
Fiksējiet kontekstu, kamēr tas vēl ir svaigs
Pēc maltītes pierakstiet datumu, norises vietu un biznesa mērķi. Norādiet dalībniekus un viņu pārstāvētās organizācijas vai amatus. Skaidrs mērķa apraksts atspoguļo faktisko darbību, piemēram, konkrēta projekta pārrunāšanu vai tikšanos ar piegādātāju saistībā ar pasūtījumu. Nepaļaujieties tikai uz tādu kategoriju kā “maltīte”, lai izskaidrotu saistību ar uzņēmējdarbību.
Norādiet juridisko personu, kurai radās izmaksas, un par ierakstu atbildīgo darbinieku. Tas ir svarīgi gan individuālam uzņēmumam, gan uzņēmumam ar vairākām komandām vai juridiskajām personām: pārskatītājam ir jāspēj noteikt, uz kuru personu attiecas šie izdevumi.
Saglabājiet čekā norādīto informāciju, maksājumu un dzeramnaudu vienuviet
Veidlapā ir atsevišķi lauki restorāna rēķina summai, dzeramnaudai, kas vēl nav iekļauta, un kopējai samaksātajai summai. Atsevišķa šo datu norādīšana palīdz novērst dzeramnaudas pieskaitīšanu divreiz. Saglabājiet sākotnējo valūtu un norādiet maksājuma atsauci, lai pārbaudītājs varētu atrast darījumu.
| Ieraksts | Ko tas sniedz |
|---|
| Restorāna čeks vai rēķins | Piegādātājs, datums, restorāna norādītās pozīcijas un summas |
| Ēdienreizes veidlapa | Dalībnieki, organizācijas, uzņēmējdarbības mērķis un atbildīgais darbinieks |
| Maksājuma ieraksts | Maksātājs, samaksātā summa, valūta un darījuma atsauce |
| Pārskatīt | Lēmums par uzņēmuma politiku, korekcijas un jautājumi grāmatvedībai |
Ja rēķinā ir iekļauts personīgs pirkums, norādiet to pārskatīšanai, nevis nemanāmi mainiet čeka kopējo summu. Ja divi darbinieki sadala maksājumu, paskaidrojiet sadalījumu un norādiet uz otru izdevumu pieteikumu. Kopīga maltīte nedrīkst radīt divus pieteikumus par visu rēķina summu.
Nošķiriet uzņēmējdarbības lēmumu no nodokļu lēmuma
Uzņēmuma apstiprinājums nenosaka nodokļu režīmu. Dažādās valstīs var atšķirties darbinieku ēdināšanas, biznesa viesu izklaides, komandējuma izdevumu un privāto tēriņu nošķīrums. Arī rēķinu izrakstīšanas un uzskaites prasības atšķiras.
Veidnē apzināti nav iepriekš noteikta pašriska procentuālā apmēra, PVN atgūšanas formulas vai ēdināšanas pabalsta. Šie lēmumi ir attiecīgās juridiskās personas finanšu atbildīgās personas ziņā. Kā konkrētai valstij raksturīgu piemēru var aplūkot šādu avotu. IHK Stuttgart vadlīnijas par darījumu maltītēm apraksta Vācijā noteiktās prasības maltītes reģistrēšanai un restorāna rēķinam. Šīs vadlīnijas nedrīkst automātiski piemērot maltītei, ko apmaksājusi citur reģistrēta juridiskā persona.
Uzskaitiet maltīti ārvalstīs, nezaudējot sākotnējās summas
Saglabājiet restorāna valūtu, čeka kopējo summu un uzņēmumam iekasēto summu. Atsevišķi reģistrējiet visas pieejamās ziņas par maksājumu pakalpojumu sniedzēja komisijas maksu vai valūtas konvertāciju. Ja uzņēmums izmanto pārskatu valūtas summu, saskaņā ar tā grāmatvedības politiku norādiet izmantoto kursu vai pārskata avotu.
Neiekļaujiet dažādās valūtās veiktus izdevumus vienā kopsummā. Mūsu izdevumu pārskata veidne un ceļvedis par pārrobežu izdevumiem izskaidro konsekventu veidu, kā tos organizēt.
Skaidri apstiprināšanas un izņēmumu noteikumi
Pārbaudītājam jāapstiprina uzņēmējdarbības mērķis, pamatojums un maksājums, pēc tam jāreģistrē apstiprinātā summa vai jāpieprasa papildu informācija. Ja trūkst čeka, ir nepieciešams dokumentēt mēģinājumu to atgūt. Nepieciešama arī deklarācija par trūkstošu čeku. Šis izņēmums jāsaista ar maltītes ierakstu.
Nosakiet pastāvīgos noteikumus izdevumu politikā: kad nepieciešams iepriekšējs apstiprinājums, kā reģistrēt viesus, kas pārbauda izdevumu pieprasījumu un kā rīkoties dalīta vai personīga maksājuma gadījumā.
Iekļaujiet maltīšu izdevumus ikdienas darba plūsmā
Rally WhatsApp aģents palīdz darbiniekiem iesniegt čeka apliecinājumu un kontekstu drīz pēc pirkuma veikšanas. AutoMatch sasaista čekus ar darījumiem, bet platformas aģents palīdz komandai platformā apstrādāt ar izdevumiem saistītos uzdevumus. Pārbaude joprojām ir procesa daļa, tostarp nepilnīgu dokumentu pārskatīšana un lēmumu pieņemšana, kam nepieciešams uzņēmējdarbības konteksts.
Tas nodrošina individuālam uzņēmuma īpašniekam un lielākai finanšu komandai vienādu pamata sākumpunktu: maksājumu, tā pamatojumu un skaidru nākamo soli. Izpētiet izdevumu pārvaldību un atbalstītās grāmatvedības izvades.
