Una ricevuta del ristorante indica al reparto finanziario dove sono stati spesi i soldi. Un modulo per le spese dei pasti di lavoro aggiunge chi era presente, perché la riunione era importante per l’azienda e come deve essere verificato il pagamento.
Apri il modulo gratuito per le spese dei pasti aziendali Questo modulo in inglese può essere modificato nel browser ed è pronto per essere stampato o salvato come PDF. Allegalo alla ricevuta nei tuoi registri delle spese.
Annota il contesto finché è ancora fresco
Dopo il pasto, registra la data, il luogo e lo scopo aziendale. Elenca i partecipanti e le rispettive organizzazioni o i ruoli ricoperti. Uno scopo chiaro descrive l’attività effettiva, ad esempio discutere di un progetto specifico o incontrare un fornitore per un ordine. Evita di affidarti a una categoria come «pasto» per spiegare il legame con l’attività aziendale.
Includi l’entità giuridica che ha sostenuto il costo e il dipendente responsabile della registrazione. Questo è importante sia per un’attività individuale sia per un’azienda con più team o entità: chi effettua la revisione deve poter identificare a chi appartiene la spesa.
Tieni collegati scontrino, pagamento e mancia
Il modulo presenta campi separati per l’importo del ristorante, la mancia non già inclusa e il totale pagato. Tenere separati questi importi aiuta a evitare di aggiungere due volte la mancia. Mantieni la valuta originale e registra il riferimento del pagamento, così il revisore potrà individuare la transazione.
| Registra | Cosa apporta |
|---|
| Ricevuta o fattura del ristorante | Fornitore, data, articoli e importi indicati dal ristorante |
| Modulo per i pasti | Partecipanti, organizzazioni, finalità aziendale e dipendente responsabile |
| Registro dei pagamenti | Chi ha pagato, importo pagato, valuta e riferimento della transazione |
| Recensione | Decisioni relative alla politica aziendale, modifiche ed eventuali domande per la contabilità |
Se nel conto è incluso un articolo personale, segnalalo per la verifica invece di modificare in silenzio il totale della ricevuta. Se due dipendenti dividono il pagamento, spiega la suddivisione e fai riferimento all’altra nota spese. Un pasto condiviso non deve generare due note spese per l’intero conto.
Distingui la decisione aziendale da quella fiscale
L’approvazione aziendale non determina il trattamento fiscale. I Paesi possono distinguere tra pasti per i dipendenti, intrattenimento di ospiti di lavoro, vitto durante i viaggi e spese private. Anche i requisiti relativi alle fatture e alla tenuta dei registri variano.
Il modello non prevede intenzionalmente alcuna percentuale di franchigia, formula per il recupero dell'IVA o indennità per i pasti preimpostata. Queste decisioni spettano al responsabile finanziario dell'entità interessata. Come esempio specifico per un Paese, le indicazioni dell'IHK di Stoccarda sui pasti di lavoro descrivono i requisiti tedeschi per la registrazione del pasto e la fattura del ristorante. Non applicare automaticamente tali indicazioni a un pasto prenotato da un'entità situata altrove.
Gestisci un pasto all’estero senza perdere gli importi originali
Conserva la valuta del ristorante, il totale dello scontrino e l’importo addebitato all’azienda. Registra separatamente eventuali commissioni del fornitore di servizi di pagamento o informazioni sulla conversione disponibili. Se l’azienda utilizza un importo nella valuta di rendicontazione, annota il tasso o la fonte dell’estratto conto utilizzata in conformità con la sua politica contabile.
Evita di sommare spese in valute diverse in un unico totale. Il nostro modello di nota spese e la nostra guida alle spese transfrontaliere spiegano un modo coerente per organizzarle.
Rendi chiare le approvazioni e le eccezioni
La persona incaricata della revisione deve confermare lo scopo aziendale, la documentazione giustificativa e il pagamento, quindi registrare un importo approvato o richiedere ulteriori informazioni. Una ricevuta mancante richiede un tentativo di recupero documentato e la dichiarazione di ricevuta mancanteMantieni questa eccezione allegata alla registrazione del pasto.
Imposta le regole ricorrenti in una politica sulle spese: quando è necessaria l'approvazione preventiva, come registrare gli ospiti, chi esamina la richiesta e come gestire un pagamento suddiviso o personale.
Integra le spese per i pasti nella gestione quotidiana
L’agente WhatsApp di Rally aiuta i dipendenti a fornire prove d’acquisto e il relativo contesto a ridosso dell’acquisto. AutoMatch collega le ricevute alle transazioni e l’agente della piattaforma aiuta il team a gestire le attività relative alle spese direttamente nella piattaforma. La revisione resta parte del processo, compresi i documenti incompleti e le decisioni che richiedono il contesto aziendale.
Questo offre a un titolare d’impresa individuale e a un team finanziario più ampio lo stesso punto di partenza essenziale: un pagamento, la relativa documentazione e un’azione successiva chiara. Esplora la gestione delle spese e gli output contabili supportati.
