Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Daugiau niekada nebetvarkykite išlaidų
Rally AutoMatch agentas viskuo pasirūpina už jus
Restorano kvitas finansų skyriui parodo, kur buvo išleisti pinigai. Verslo pietų išlaidų forma papildomai nurodo, kas dalyvavo, kodėl susitikimas buvo svarbus verslui ir kaip mokėjimas turėtų būti peržiūrėtas.
Atidarykite nemokamą verslo maitinimo išlaidų formą. Šią anglišką formą galite redaguoti naršyklėje, taip pat ją atsispausdinti arba išsaugoti kaip PDF. Pridėkite ją prie kvito savo išlaidų apskaitos dokumentuose.
Po vaišių užregistruokite datą, vietą ir verslo tikslą. Nurodykite dalyvius bei jų organizacijas ar pareigas. Aiškus tikslas apibūdina faktinę veiklą, pavyzdžiui, konkretaus projekto aptarimą arba susitikimą su tiekėju dėl užsakymo. Nepasikliaukite vien tokia kategorija kaip „vaišės“, kad paaiškintumėte verslo ryšį.
Nurodykite juridinį subjektą, kuris patyrė išlaidas, ir už įrašą atsakingą darbuotoją. Tai svarbu tiek vieno asmens verslui, tiek įmonei, turinčiai kelias komandas ar juridinius subjektus: tikrintojas turi nustatyti, kieno tai išlaidos.
Formoje yra atskiri laukai restorano išlaidų sumai, į arbatpinigiams skirtai sumai, jei jie dar neįtraukti, ir bendrai sumokėtai sumai. Laikant šias sumas atskirai, išvengiama arbatpinigių įtraukimo du kartus. Išsaugokite pradinę valiutą ir įrašykite mokėjimo nuorodą, kad tikrintojas galėtų rasti operaciją.
| Įrašas | Kuo prisideda |
|---|---|
| Restorano kvitas arba sąskaita faktūra | Restorano nurodytas tiekėjas, data, prekės ir sumos |
| Maitinimo forma | Dalyviai, organizacijos, verslo tikslas ir atsakingas darbuotojas |
| Mokėjimo įrašas | Kas sumokėjo, sumokėta suma, valiuta ir operacijos nuoroda |
| Peržiūrėti | Įmonės politikos sprendimas, koregavimai ir visi klausimai apskaitai |
Jei į sąskaitą įtrauktas asmeninis pirkinys, pažymėkite jį peržiūrai, o ne tyliai keiskite kvito sumą. Jei du darbuotojai pasidalijo mokėjimą, paaiškinkite, kaip jis padalytas, ir pateikite nuorodą į kitą susijusį prašymą. Už bendrą maistą neturėtų būti pateikti du prašymai kompensuoti visą sąskaitos sumą.
Įmonės patvirtinimas nenustato mokestinio vertinimo. Šalys gali skirtingai vertinti darbuotojų maitinimą, verslo svečių vaišinimą, kelionės išlaidas ir privačias išlaidas. Sąskaitų faktūrų išrašymo ir apskaitos reikalavimai taip pat skiriasi.
Šablone sąmoningai nenustatytas iš anksto numatytas atskaitos procentas, PVM susigrąžinimo formulė ar maitinimo išmoka. Šiuos sprendimus priima už atitinkamą subjektą atsakingas finansų vadovas. Kaip vieną konkrečios šalies pavyzdį, IHK Stuttgart verslo pietų gairėse aprašomi Vokietijos reikalavimai pietų registrui ir restorano sąskaitai faktūrai. Šių gairių automatiškai netaikykite kitur esančio subjekto užsakytam maitinimui.
Išsaugokite restorano valiutą, bendrą kvito sumą ir iš įmonės nuskaičiuotą sumą. Atskirai įrašykite visus mokėjimo paslaugų teikėjo taikomus mokesčius ar turimą informaciją apie valiutos konvertavimą. Jei įmonė naudoja ataskaitų teikimo valiutos sumą, pagal jos apskaitos politiką nurodykite naudotą kursą arba ataskaitos šaltinį.
Venkite skirtingomis valiutomis išlaidų sumavimo į vieną bendrą sumą. Rinkitės tinkamus išteklius: išlaidų ataskaitos šablonas ir tarpvalstybinių išlaidų vadovas padės juos nuosekliai tvarkyti.
Vertintojas turėtų patvirtinti verslo tikslą, įrodymus ir mokėjimą, tada įrašyti patvirtintą sumą arba paprašyti papildomos informacijos. Jei trūksta kvito, reikia dokumentuoti bandymą jį atgauti ir pateikti trūkstamo kvito deklaracijąŠią išimtį laikykite susietą su valgio įrašu.
Nustatykite pasikartojančias taisykles išlaidų politikoje: kai reikia išankstinio patvirtinimo, kaip registruoti svečius, kas peržiūri išlaidų prašymą ir kaip tvarkyti dalinį ar asmeninį mokėjimą.
Rally WhatsApp agentas padeda darbuotojams netrukus po pirkimo pateikti kvito įrodymus ir su pirkimu susijusį kontekstą. „AutoMatch“ susieja kvitus su operacijomis, o platformos agentas padeda komandai platformoje tvarkyti išlaidų užduotis. Peržiūra išlieka proceso dalimi, įskaitant neišsamius dokumentus ir sprendimus, kuriems reikia verslo konteksto.
Taip individualus verslo savininkas ir didesnė finansų komanda gauna tą patį pagrindą: mokėjimą, jo pagrindimą ir aiškų kitą veiksmą. Išnagrinėkite išlaidų valdymą ir palaikomas apskaitos išvestis.
Sukurkite išlaidų politiką naudodami nemokamą redaguojamą šabloną pirkiniams, kvitams, tvirtinimams, kompensacijoms, išlaidoms užsienyje ir išimtims.
Atsisiųskite nemokamą išlaidų ataskaitą su valiutomis, čekių nuorodomis, patvirtinimais ir kompensuojamų išlaidų bendromis sumomis.
Nemokama trūkstamo kvito deklaracija, skirta išlaidų detalėms, mokėjimo įrodymams ir tikrintojo patvirtinimui užregistruoti.
