Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Išlaidų politika turėtų padėti tinkamai atlikti pirkimą ir žinoti, ką daryti toliau. Joje turi būti aiškiai nurodyti atsakingi asmenys, realistiškos instrukcijos ir išimčių tvarka, kuri veiktų, kai įprastas procesas negalimas.
Atidaryti nemokamą išlaidų politikos šabloną Šis darbinis dokumentas anglų kalba apima redaguojamus skyrius, skirtus jūsų taisyklėms. Pakeiskite pateiktus raginimus, pasirūpinkite, kad jį peržiūrėtų atsakingi asmenys, tada išspausdinkite arba išsaugokite PDF, kad galėtumėte jį platinti. Tai pradinis dokumentas, o ne patvirtinta įmonės politika.
Naudingas politikoje atsako į penkis klausimus: ką galiu pirkti, kaip turėčiau mokėti, kokių įrodymų man reikia, kas tai peržiūri ir kada bus kompensuotas asmeninis mokėjimas?
Naudodamiesi šablonu nurodykite taikomas juridinių asmenų ir asmenų grupes. Nustatykite įsigaliojimo datą ir paskirkite už politiką atsakingą asmenį. Vieno asmens įmonėje tai gali būti savininkas, dirbantis su buhalteriu. Augančiai įmonei gali prireikti vietinių finansų vadovų ir įgaliotų tvirtintojų.
Apibūdinkite verslui aktualias kategorijas, pavyzdžiui, keliones, maitinimą, reikmenis, programinę įrangą, degalus, įkrovimą ir automobilių stovėjimą. Įveskite savo limitus, valiutas ir patvirtinimo reikalavimus. Paaiškinkite, ar limitas taikomas vienai operacijai, dienai, asmeniui ar kelionei.
Aiškiai nurodykite, kas gali patvirtinti išimtį ir ką darbuotojai turėtų daryti, jei šis asmuo nepasiekiamas. Nuspręskite, kaip bus peržiūrimos patvirtinančio asmens pačios išlaidos. Nepalikite naujo darbuotojo spėlioti, kuri žinutė ar dokumentas laikomas patvirtinimu.
Nurodykite, kada darbuotojai turėtų naudoti įmonės mokėjimo priemonę, o kada gali mokėti asmeniškai. Aprašykite, kaip gauti prieigą, paprašyti skirti biudžetą arba pranešti apie problemą. Iš anksto apmokamoms degalų kortelėms, paskirkite asmenį valdyti prieinamą likutį ir išlaidų leidimus.
Darbuotojų apmokamoms išlaidoms nustatykite pateikimo terminą, peržiūros procesą ir kompensavimo grafiką. Paaiškinkite, kaip registruojami avansai ir ankstesni mokėjimai, kad už tą pačią išlaidą nebūtų sumokėta du kartus. Nuoseklus išlaidų ataskaitos šablonas užtikrina vienodą pateikimo formatą.
Informuokite, kur siųsti kvitus ir kokį kontekstą pridėti: verslo tikslą, projektą ar subjektą, taip pat bet kokią informaciją, kurios kvitas negali suteikti. Verslo pietų atveju nurodykite dalyvius ir organizacijas. Jei dokumentas neaiškus, paprašykite geresnės kopijos, kol darbuotojas dar gali ją gauti.
Apibūdinkite trūkstamo kvito procesą: paprašykite dublikato, užregistruokite turimus įrodymus, užpildykite deklaraciją ir išsiųskite ją nurodytam vertintojui. Politikoje neturėtų būti žadama, kad bus priimta kiekviena deklaracija.
Išsaugokite pirkimo sumą ir pradinę valiutą. Nurodykite patvirtintą ataskaitose naudojamos sumos arba valiutos kurso šaltinį ir paaiškinkite, kaip turi būti registruojami mokesčiai, arbatpinigiai ir grąžinamosios išmokos. Nurodykite, kas atsakingas už su konkrečios šalies sąskaitomis faktūromis ir apskaita susijusius klausimus.
Naudokite bendrą pateikimo procesą, prireikus taikydami vietines taisykles. Įmonės politikos patvirtinimas nenulemia, ar išlaidos gali būti pripažįstamos atskaitomomis arba ar galima susigrąžinti PVM. Tarpvalstybių išlaidų vadovas pateikia praktinį kontrolinį sąrašą, skirtą darbuotojo ir finansų skyriaus perdavimo procesui.
Apibrėžkite, su kuriomis išlaidų užduotimis komanda tikisi, kad agentas padės, o kokiems sprendimams reikalingas žmogus. Darbuotojai turėtų žinoti, kur ištaisyti kvito duomenis, pridėti kontekstą ar pažymėti neteisingą atitiktį. Finansų komanda turėtų žinoti, kas peržiūri išimtis ir patvirtina perdavimą apskaitai.
Rally sujungia WhatsApp agentą, skirtą darbuotojo išlaidų procesui, su platformos agentu, skirtu darbui platformoje. AutoMatch susieja kvitus su operacijomis. Įtraukite šiuos veiksmus į politiką kartu su žmogaus atliekama peržiūra ir palaikomais apskaitos išvesties formatais.
Prieš publikuodami pereikite per įprastą pirkimą, trūkstamą kvitą, mokėjimą užsienyje ir skubią išimtį. Patikrinkite, ar naujas darbuotojas gali atlikti kiekvieną iš šių veiksmų vadovaudamasis vien politika. Išspręskite prieštaringų limitų klausimą ir pakeiskite kiekvieną šablono raginimą.
Įdiegę peržiūrėkite pasikartojančius klausimus ir išimtis. Atnaujinkite politiką, kai pasikeičia organizacijos, mokėjimo būdai, apskaitos procesai ar atsakomybės. Trumpa politika, kurios žmonės gali laikytis, yra naudingas pagrindas išlaidų valdymui visame versle.
Vairuotojams ir transporto priemonių išlaidoms valdyti pridėkite automobilių parko kortelių naudojimo taisykles ir registrą. Darbuotojams priklausančių transporto priemonių naudojimo išlaidų kompensavimą tvarkykite atskirai, vadovaudamiesi JK kompensavimo pagal nuvažiuotą atstumą tarifų vadovu, kai taikomos šios taisyklės.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
Atsisiųskite nemokamą išlaidų ataskaitą su valiutomis, kvitų nuorodomis, patvirtinimais ir kompensuotinų išlaidų sumomis.
Nemokama trūkstamo kvito deklaracija išlaidų informacijai, mokėjimo įrodymams ir tikrintojo patvirtinimui užfiksuoti.
