Eine Ausgabenrichtlinie sollte dabei helfen, Einkäufe korrekt zu tätigen und zu wissen, was als Nächstes zu tun ist. Sie braucht klare Verantwortliche, realistische Anweisungen und einen funktionierenden Weg für Ausnahmefälle, wenn der normale Prozess nicht eingehalten werden kann.
Kostenlose Vorlage für eine Ausgabenrichtlinie öffnen. Dieses englischsprachige Arbeitsdokument enthält bearbeitbare Abschnitte für Ihre eigenen Regeln. Ersetzen Sie die Platzhalter, lassen Sie es von den zuständigen Verantwortlichen prüfen und drucken Sie es anschließend aus oder speichern Sie es als PDF, um es zu verteilen. Es ist ein Ausgangsdokument und keine genehmigte Unternehmensrichtlinie.
Beginnen Sie mit den Entscheidungen, die Menschen treffen
Eine hilfreiche Richtlinie beantwortet fünf Fragen: Was kann ich kaufen, wie soll ich bezahlen, welche Nachweise benötige ich, wer prüft sie und wann wird eine private Zahlung erstattet?
Verwenden Sie die Vorlage, um die abgedeckten juristischen Personen und Personen zu benennen. Legen Sie ein Inkrafttretensdatum und einen Richtlinienverantwortlichen fest. Bei einem Ein-Personen-Unternehmen kann dies der Inhaber sein, der mit einem Steuerberater zusammenarbeitet. Ein wachsendes Unternehmen benötigt möglicherweise lokale Finanzverantwortliche und bevollmächtigte Genehmiger.
Zulässige Ausgaben und Genehmigungen festlegen
Beschreiben Sie die für das Unternehmen relevanten Kategorien, etwa Reisen, Mahlzeiten, Verbrauchsmaterialien, Software, Tanken, Laden und Parken. Geben Sie Ihre eigenen Limits, Währungen und Genehmigungsanforderungen ein. Erläutern Sie, ob ein Limit pro Transaktion, Tag, Person oder Reise gilt.
Legen Sie klar fest, wer eine Ausnahme genehmigen darf und was Mitarbeitende tun sollen, wenn diese Person nicht verfügbar ist. Entscheiden Sie, wie die eigenen Ausgaben der genehmigenden Person geprüft werden. Überlassen Sie es neuen Mitarbeitenden nicht, zu erraten, welche Nachricht oder welches Dokument als Genehmigung gilt.
Unternehmenszahlungen und Erstattungen getrennt erklären
Legen Sie fest, wann Mitarbeitende eine Zahlungsmethode des Unternehmens verwenden sollten und wann sie persönlich zahlen dürfen. Beschreiben Sie, wie sie Zugang erhalten, ein Budget beantragen oder ein Problem melden können. Für vorausbezahlte Tankkarten, weisen Sie einer Person die Verwaltung des verfügbaren Guthabens sowie der Ausgabeberechtigungen zu.
Definieren Sie bei von Mitarbeitenden selbst bezahlten Ausgaben die Einreichungsfrist, den Prüfprozess und den Erstattungsplan. Erläutern Sie, wie Vorschüsse und frühere Zahlungen erfasst werden, damit dieselbe Ausgabe nicht zweimal bezahlt wird. Die Vorlage für Spesenabrechnungen bietet ein einheitliches Format für die Einreichung.
Beweisanforderungen praxisnah gestalten
Geben Sie an, wohin Belege zu senden sind und welche Zusatzinformationen ergänzt werden sollen: geschäftlicher Zweck, Projekt oder Rechtsträger sowie alle Angaben, die ein Beleg nicht enthält. Bei Geschäftsessen sind die Teilnehmenden und Organisationen anzugeben. Fordern Sie bei einem unklaren Dokument eine besser lesbare Kopie an, solange die betreffende Person diese noch beschaffen kann.
Beschreiben Sie den Prozess für fehlende Belege: Fordern Sie eine Kopie an, dokumentieren Sie die verfügbaren Nachweise, füllen Sie eine Erklärung aus und senden Sie sie an den benannten Prüfer. Die Richtlinie sollte nicht die Annahme jeder Erklärung versprechen.
Ausgaben im Ausland mit eigenen Vorgaben regeln
Halten Sie den Kaufbetrag und die ursprüngliche Währung fest. Geben Sie die genehmigte Quelle für den zu meldenden Betrag oder den Umrechnungskurs an und erläutern Sie, wie Gebühren, Trinkgelder und Erstattungen erfasst werden sollen. Legen Sie fest, wer für länderspezifische Fragen zu Rechnungen und zur Buchhaltung zuständig ist.
Nutzen Sie einen einheitlichen Einreichungsprozess mit lokalen Regeln, wo dies erforderlich ist. Eine Genehmigung gemäß Unternehmensrichtlinie bestimmt weder die steuerliche Abzugsfähigkeit noch den Vorsteuerabzug. Der Leitfaden für grenzüberschreitende Ausgaben bietet eine operative Checkliste für die Übergabe zwischen Mitarbeitenden und Finanzabteilung.
Die Rolle von KI-Agenten festlegen
Legen Sie fest, bei welchen Aufgaben rund um Ausgaben das Team Unterstützung durch einen Agenten erwartet und welche Entscheidungen eine Person erfordern. Mitarbeitende sollten wissen, wo sie einen Beleg korrigieren, zusätzliche Angaben ergänzen oder eine fehlerhafte Zuordnung melden können. Das Finanzteam sollte wissen, wer Ausnahmen prüft und die Übergabe an die Buchhaltung freigibt.
Rally kombiniert einen WhatsApp-Agenten für den Spesenprozess der Mitarbeitenden mit einem Plattform-Agenten für die Arbeit innerhalb der Plattform. AutoMatch verknüpft Belege mit Transaktionen. Integrieren Sie diese Schritte neben der Prüfung durch Menschen in die Richtlinie, zusammen mit den unterstützten Buchhaltungsexporten.
Halten Sie die Richtlinie auch bei wachsendem Unternehmen praktikabel
Gehen Sie vor der Veröffentlichung einen gewöhnlichen Einkauf, einen fehlenden Beleg, eine Zahlung im Ausland und eine dringende Ausnahme durch. Prüfen Sie, ob ein neuer Mitarbeiter jeden dieser Vorgänge allein anhand der Richtlinie abschließen kann. Klären Sie widersprüchliche Limits und ersetzen Sie jede Vorlageaufforderung.
Nach der Einführung sollten Sie wiederkehrende Fragen und Ausnahmen prüfen. Aktualisieren Sie die Richtlinie, wenn sich Unternehmen, Zahlungsmethoden, Buchhaltungsprozesse oder Zuständigkeiten ändern. Eine kurze Richtlinie, die von allen befolgt werden kann, ist eine hilfreiche Grundlage für Ausgabenmanagement im gesamten Unternehmen.
