Für das britische Steuerjahr 2026/27 beträgt die von HMRC anerkannte Fahrtkostenpauschale für Pkw und Transporter 55 Pence pro dienstlich gefahrener Meile für die ersten 10.000 Meilen und 25 Pence für jede weitere Meile, wenn Beschäftigte ihr eigenes Fahrzeug für berufliche Fahrten nutzen, die die Voraussetzungen erfüllen. Das Steuerjahr läuft vom 6. April 2026 bis zum 5. April 2027. Vor dem 6. April 2026 betrug der Satz für die erste Stufe 45 Pence.
Diese Regeln gelten für Fahrzeuge im Eigentum der Beschäftigten. Für Firmenwagen, vom Arbeitgeber bereitgestellten Kraftstoff für Privatfahrten und den Betriebsausgabenabzug bei Selbstständigen gelten jeweils eigene Regeln. Prüfen Sie die Fahrzeugregelung, bevor Sie einen Satz wählen.
Die Sätze wurden am 7. Oktober 2026 mit den HMRC-Richtlinien zu Mitarbeiterfahrzeugen abgeglichen.
Anerkannte Meilenpauschalen im Überblick
| Eigenes Fahrzeug des Mitarbeiters | Die ersten 10.000 geschäftlich gefahrenen Meilen im Jahr 2026/27 | Geschäftlich gefahrene Meilen oberhalb von 10.000 |
|---|
| Pkw oder Transporter, einschließlich Elektro-Pkw | 55 Pence pro Meile | 25 Pence pro Meile |
| Motorrad | 24 Pence pro Meile | 24 Pence pro Meile |
| Fahrrad | 20 Pence pro Meile | 20 Pence pro Meile |
Die Kilometergrenze für Pkw und Transporter bezieht sich auf die Summe der berücksichtigungsfähigen Kilometer im Steuerjahr. Sie wird weder monatlich noch bei Einreichung einer Abrechnung zurückgesetzt. Führen Sie die Gesamtkilometerzahl für das Beschäftigungsverhältnis fortlaufend und lassen Sie die geltenden Regeln von der Lohnbuchhaltung prüfen, wenn miteinander verbundene Beschäftigungsverhältnisse oder andere Besonderheiten vorliegen.
Die Kilometerpauschale deckt Fahrzeugkosten wie Kraftstoff oder Strom, Wartung und Versicherung ab. Machen Sie diese Kosten nicht zusätzlich zur Kilometerpauschale separat geltend. Andere erstattungsfähige Fahrtkosten, etwa Parkgebühren oder Maut, müssen gesondert belegt und abgerechnet werden.
Welche Fahrten werden anerkannt?
Die Fahrt muss die Voraussetzungen für eine beruflich veranlasste Reise erfüllen. Gewöhnliche Pendelfahrten zwischen Wohnung und dauerhafter Arbeitsstätte erfüllen diese Voraussetzungen nicht. Fahrten zu oder von einer vorübergehenden Arbeitsstätte können nach den einschlägigen Regeln anerkannt werden. Ein Arbeitsort gilt jedoch nicht allein deshalb als vorübergehend, weil er im Erstattungsantrag so bezeichnet wird.
Halten Sie einen konkreten betrieblichen Zweck fest. „Servicebesuch beim Kunden, Auftragsnummer 104“ ist für die Prüfung hilfreicher als „Arbeit“. Erfassen Sie private Umwege separat und lassen Sie unklare Fahrten von der Lohnbuchhaltung prüfen, bevor Sie diese in die Berechnung des steuerfreien Betrags einbeziehen.
Die Sätze legen den steuerlich anerkannten Betrag fest. Ihr Arbeitgeber kann im Rahmen der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen andere Erstattungsregeln vorsehen. Ein niedrigerer Erstattungssatz ändert nichts an der von HMRC anerkannten Berechnung; ein höherer Satz kann Melde- und Steuerpflichten auslösen.
Beispiel 1: eine Dienstfahrt von 200 Meilen
Gehen Sie davon aus, dass ein Mitarbeiter sein eigenes Auto nutzt, die gesamte Fahrt erstattungsfähig ist und alle 200 Meilen zu den ersten 10.000 dienstlich gefahrenen Meilen im Zeitraum 2026/27 zählen.
200 Meilen × 0,55 GBP = 110 GBP genehmigter Betrag.
Zahlt der Arbeitgeber für diese Fahrt 110 £, liegt die Zahlung innerhalb des anerkannten Betrags. Zahlt er 80 £, beträgt die Differenz 30 £. Sofern die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind, bezieht sich die Mileage Allowance Relief auf diesen Fehlbetrag von 30 £. Dabei handelt es sich nicht um eine Auszahlung von 30 £: Die Steuerersparnis hängt von der steuerlichen Situation des Arbeitnehmers ab.
Bewahren Sie den Fahrtennachweis auf und halten Sie den tatsächlich gezahlten Betrag fest. Auch eine korrekt berechnete Erstattungsforderung kann doppelt eingereicht werden, wenn der Mitarbeiter sie über zwei verschiedene Verfahren einreicht.
Beispiel 2: Überschreiten der 10.000-Meilen-Grenze in einer Abrechnung
Ein Mitarbeiter hat im Zeitraum 2026/27 bereits 9.900 erstattungsfähige dienstliche Meilen mit dem eigenen Auto zurückgelegt. Die nächste Abrechnung umfasst 300 erstattungsfähige Meilen.
| Teil des Erstattungsantrags | Berechnung | Genehmigter Betrag |
|---|
| Verbleibende Meilen in der ersten Tarifstufe | 100 × 0,55 £ | 55 £ |
| Meilen oberhalb des Schwellenwerts | 200 × 0,25 £ | 50 £ |
| Gesamtbetrag für die Abrechnung über 300 Meilen | 55 £ + 50 £ | 105 £ |
Die kumulierte Gesamtstrecke beträgt damit 10.200 Meilen. Würden für alle 300 Meilen 55 Pence angesetzt, ergäbe das 165 £ und würde den einkommensteuerlich anerkannten Betrag um 60 £ übersteigen. Würden für die gesamte Abrechnung 25 Pence angesetzt, blieben die 100 Meilen unberücksichtigt, die noch in die erste Staffel fallen.
Für die National Insurance gilt eine andere Schwellenwertregel
Übernehmen Sie die Einkommensteuerstaffeln nicht schematisch für die Berechnung der National-Insurance-Beiträge in der Lohnabrechnung. Nach den Kilometerpauschalen-Regeln der HMRC für National Insurance beträgt der anrechnungsfähige Betrag für Pkw und Transporter 55 Pence je anrechnungsfähiger geschäftlich gefahrener Meile ab dem 6. April 2026, ohne Absenkung nach 10.000 Meilen. In der Lohnabrechnung werden die maßgeblichen Fahrzeugaufwendungen mit dem nach diesen Regeln anrechnungsfähigen Betrag verglichen.
Dieser Unterschied kann relevant werden, wenn die Einkommensteuergrenze überschritten wird. Er führt weder zu einem höheren Einkommensteuerfreibetrag noch verpflichtet er Arbeitgeber, 55 Pence pro Meile zu zahlen. Lassen Sie die Lohnbuchhaltung die beiden steuerlichen Behandlungen getrennt prüfen.
Eigenes Elektroauto oder Elektro-Firmenwagen?
Für das private Elektroauto eines Mitarbeitenden gelten dieselben anerkannten Kilometerpauschalen wie für einen privaten Benziner oder Diesel. Die Energiequelle macht die Erstattung nicht zu einer Erstattung für einen Firmenwagen.
Für einen Elektro-Firmenwagen veröffentlicht HMRC gesonderte empfohlene Erstattungssätze für Strom. Bei anderen Firmenwagen hängen die empfohlenen Erstattungssätze für Kraftstoff von der Kraftstoffart und dem Hubraum ab. Nutzen Sie hierfür den Leitfaden zum geldwerten Vorteil durch Firmenwagen-Kraftstoff und zur Mehrwertsteuer und prüfen Sie die für die jeweilige Fahrt geltenden offiziellen Sätze.
Ein Fahrtennachweis, den das Finanzteam prüfen kann
| Feld | Warum das wichtig ist |
|---|
| Regelung für Mitarbeitende und Fahrzeuge | Bestätigt, wessen Fahrzeug genutzt wird und welche Regeln gelten |
| Fahrtdatum | Ordnet die Fahrt dem richtigen Steuerjahr zu |
| Start, Ziel und geschäftlicher Zweck | Unterstützt die Prüfung der Anspruchsberechtigung |
| Anrechenbare Meilen | Schließt reguläre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Privatfahrten aus |
| Bisher insgesamt geschäftlich gefahrene Meilen | Kennzeichnet jede Aufteilung bei 10.000 Meilen |
| Geltende Sätze und Berechnung | Macht den genehmigten Betrag rechnerisch nachvollziehbar |
| Vom Arbeitgeber gezahlter Betrag | Dient als Grundlage für die Berechnung etwaiger Fehl- oder Überschussbeträge |
| Prüfer und Entscheidung | Dokumentiert die Freigabe und offene Fragen |
Kilometergeldabrechnungen und Einkäufe bei Lieferanten sind unterschiedliche Vorgänge. Rallys Workflow für Ausgaben hilft dabei, Belege zu sammeln, sie mit Kartenzahlungen zu verknüpfen und geprüfte Buchhaltungsexporte vorzubereiten. Der Kilometergeldanspruch eines Mitarbeiters wird damit nicht berechnet. Lassen Sie Kilometergeld weiterhin von der für die Lohnabrechnung zuständigen Person oder dem zuständigen System freigeben und nutzen Sie die Vorlage für eine Ausgabenrichtlinie, um Mitarbeitern diesen Prozess zu erläutern.
