Per l’anno fiscale britannico 2026/27, il rimborso chilometrico approvato da HMRC per auto e furgoni prevede 55 pence per miglio percorso per lavoro per le prime 10.000 miglia e 25 pence per le successive quando un dipendente utilizza il proprio veicolo per trasferte di lavoro che soddisfano i requisiti previsti. L’anno fiscale va dal 6 aprile 2026 al 5 aprile 2027. Prima del 6 aprile 2026, la tariffa della prima fascia era di 45 pence.
Queste regole si applicano ai veicoli di proprietà dei dipendenti. Le auto aziendali, il carburante fornito dal datore di lavoro per uso privato e le deduzioni delle spese professionali dei lavoratori autonomi richiedono un trattamento specifico. Verifica a che titolo viene utilizzato il veicolo prima di scegliere una tariffa.
Tariffe verificate sulla base delle linee guida dell'HMRC sui veicoli dei dipendenti il 7 ottobre 2026.
Tariffe di rimborso per miglio approvate in sintesi
| Veicolo di proprietà del dipendente | Prime 10.000 miglia percorse per lavoro nel 2026/27 | Miglia percorse per lavoro oltre le 10.000 |
|---|
| Auto o furgone, incluse le auto elettriche | 55 pence per miglio | 25 pence per miglio |
| Motociclo | 24 pence per miglio | 24 pence per miglio |
| Bicicletta | 20 pence per miglio | 20 pence per miglio |
La soglia prevista per auto e furgoni riguarda il chilometraggio ammissibile accumulato nell'anno fiscale. Non si azzera ogni mese né quando viene presentata una richiesta di rimborso. Tieni aggiornato il totale per il rapporto di lavoro e chiedi all'ufficio paghe di verificare le regole in presenza di rapporti di lavoro collegati o altre situazioni complesse.
Il rimborso chilometrico copre i costi del veicolo, come carburante o elettricità, manutenzione e assicurazione. Non richiedere anche il rimborso separato degli stessi costi inclusi nel calcolo chilometrico. Altre spese di viaggio ammissibili, come parcheggi o pedaggi, vanno documentate e trattate separatamente.
Quali tragitti sono ammessi?
Il viaggio deve essere una trasferta di lavoro che soddisfa i requisiti previsti. I normali spostamenti tra casa e sede di lavoro abituale non sono ammissibili. Gli spostamenti che coinvolgono una sede di lavoro temporanea possono essere ammissibili secondo le norme applicabili; indicare una sede come temporanea nel modulo di richiesta di rimborso non basta a renderla tale.
Registra il motivo specifico dello spostamento di lavoro. «Visita di assistenza presso il cliente, riferimento intervento 104» è più utile in fase di verifica rispetto a «lavoro». Separa le deviazioni per motivi personali e chiedi all'ufficio paghe di chiarire i casi dubbi prima di includere i relativi spostamenti nel calcolo dell'importo esente da imposte.
Le tariffe stabiliscono l'importo riconosciuto ai fini fiscali. Il datore di lavoro può adottare una politica di rimborso diversa, in base agli accordi che regolano il rapporto di lavoro. Applicare una tariffa inferiore non modifica il calcolo riconosciuto da HMRC, mentre applicarne una superiore può comportare obblighi dichiarativi e fiscali.
Esempio 1: un viaggio di lavoro di 200 miglia
Supponiamo che un dipendente utilizzi la propria auto, che l'intero tragitto sia rimborsabile e che tutte le 200 miglia rientrino nelle prime 10.000 miglia percorse per lavoro nel 2026/27.
200 miglia × 0,55 GBP = 110 GBP di importo approvato.
Se il datore di lavoro corrisponde 110 £ per quel tragitto, il pagamento rientra nell'importo riconosciuto. Se corrisponde 80 £, la differenza è di 30 £. Se si soddisfano i requisiti, l'agevolazione fiscale Mileage Allowance Relief si applica a questa differenza di 30 £. Non si tratta di un rimborso in denaro di 30 £: il risparmio fiscale dipende dalla situazione fiscale del dipendente.
Conserva il registro degli spostamenti e l’importo effettivamente pagato. Una richiesta di rimborso calcolata correttamente può comunque essere duplicata se il dipendente la presenta tramite due procedure diverse.
Esempio 2: superamento della soglia di 10.000 miglia in un'unica richiesta di rimborso
Un dipendente ha già percorso 9.900 miglia di lavoro rimborsabili con la propria auto nel 2026/27. La prossima richiesta di rimborso riguarda 300 miglia rimborsabili.
| Parte della richiesta di rimborso | Calcolo | Importo approvato |
|---|
| Miglia residue nella prima fascia | 100 × 0,55 £ | 55 £ |
| Miglia oltre la soglia | 200 × 0,25 £ | 50 £ |
| Totale del rimborso per 300 miglia | 55 £ + 50 £ | 105 £ |
Il totale cumulativo diventa 10.200 miglia. Applicare 55 pence a tutte le 300 miglia darebbe un importo di 165 £, superando di 60 £ l'importo ammesso ai fini dell'imposta sul reddito. Applicare 25 pence all'intera richiesta di rimborso non terrebbe conto delle 100 miglia ancora disponibili nella prima fascia.
Per la National Insurance si applica una regola diversa sulla soglia
Non applicare automaticamente gli scaglioni dell'imposta sul reddito ai contributi National Insurance calcolati in busta paga. Secondo le regole HMRC sui rimborsi chilometrici ai fini della National Insurance, l'importo ammesso per auto e furgoni è pari a 55 pence per ogni miglio percorso per lavoro che soddisfa i requisiti, a partire dal 6 aprile 2026, senza riduzioni oltre le 10.000 miglia. In sede di elaborazione delle buste paga, le spese rilevanti per l'uso dei veicoli vengono confrontate con l'importo ammesso in base a tali regole.
Questa differenza può essere rilevante una volta superata la soglia prevista per l'imposta sul reddito. Non comporta un'esenzione più elevata dall'imposta sul reddito né obbliga il datore di lavoro a pagare 55 pence per ogni miglio. Chiedi a chi gestisce le paghe di valutare separatamente i due trattamenti.
Auto elettrica propria o aziendale?
Per l'auto elettrica di proprietà del dipendente si applicano le stesse tariffe di rimborso chilometrico approvate previste per un'auto a benzina o diesel di sua proprietà. Il tipo di alimentazione non lo rende un rimborso per un'auto aziendale.
Per un'auto elettrica aziendale, l'HMRC pubblica tariffe indicative specifiche per l'elettricità. Per le altre auto aziendali, le tariffe indicative per il carburante dipendono dal tipo di carburante e dalla cilindrata. Per questi aspetti, consulta la guida al benefit carburante per le auto aziendali e all'IVA e verifica le tariffe ufficiali in vigore alla data del viaggio.
Un registro dei chilometri verificabile dall’amministrazione
| Campo | Perché è importante |
|---|
| Accordo relativo al dipendente e al veicolo | Conferma di chi è il veicolo utilizzato e quali regole si applicano |
| Data del viaggio | Attribuisce il viaggio all'anno fiscale corretto |
| Partenza, destinazione e motivo professionale | Supporta la verifica di ammissibilità |
| Miglia ammissibili | Esclude i normali tragitti casa-lavoro e i chilometri percorsi per uso privato |
| Totale delle miglia già percorse per lavoro | Individua eventuali suddivisioni a 10.000 miglia |
| Tariffe applicabili e calcolo | Consente di ricalcolare l'importo approvato |
| Importo pagato dal datore di lavoro | Supporta il calcolo di eventuali differenze in difetto o in eccesso |
| Responsabile della verifica e decisione | Registra l'approvazione e le questioni irrisolte |
Le richieste di rimborso chilometrico e gli acquisti presso i fornitori sono registrazioni distinte. Il flusso di gestione delle spese di Rally aiuta a raccogliere le ricevute, associarle ai pagamenti con carta e preparare esportazioni di dati contabili verificati. Non calcola il rimborso chilometrico spettante al dipendente. Lascia l'approvazione dei rimborsi chilometrici alla persona o al sistema responsabile delle buste paga e usa il modello di policy sulle spese per spiegare la procedura ai dipendenti.
