Una policy sulle spese dovrebbe aiutare a effettuare un acquisto correttamente e a sapere cosa fare dopo. Deve indicare chiaramente i responsabili, fornire istruzioni realistiche e prevedere una procedura per le eccezioni che funzioni quando il processo ordinario non è praticabile.
Apri il modello gratuito di policy per le spese. Questo documento di lavoro in inglese include sezioni modificabili per le tue regole. Sostituisci le indicazioni, fallo esaminare ai responsabili pertinenti, quindi stampalo o salvalo in PDF per distribuirlo. È un documento di partenza, non una policy aziendale approvata.
Inizia dalle decisioni che prendono le persone
Una policy efficace risponde a cinque domande: che cosa posso acquistare, come devo pagare, quali prove devo fornire, chi verifica la spesa e quando mi verrà rimborsato un pagamento personale?
Utilizza il modello per indicare le persone e le entità giuridiche interessate. Definisci una data di entrata in vigore e un responsabile della policy. Per un’attività individuale, potrebbe trattarsi del titolare che collabora con un commercialista. Un’azienda in crescita potrebbe aver bisogno di responsabili finanziari locali e di approvatori delegati.
Definisci le spese consentite e le approvazioni
Descrivi le categorie rilevanti per l’azienda, come viaggi, pasti, forniture, software, carburante, ricarica e parcheggio. Inserisci i tuoi limiti, le valute e i requisiti di approvazione. Spiega se un limite si applica per transazione, giorno, persona o viaggio.
Chiarite chi può approvare un’eccezione e cosa devono fare i dipendenti se questa persona non è disponibile. Decidete come vengono esaminate le spese dell’approvatore. Evitate di lasciare un nuovo dipendente a indovinare quale messaggio o documento valga come approvazione.
Spiegare separatamente i pagamenti aziendali e i rimborsi
Per le carte carburante prepagate, assegna qualcuno che gestisca il saldo disponibile e le autorizzazioni di spesa. carte carburante prepagate, assegna qualcuno che gestisca il saldo disponibile e le autorizzazioni di spesa.
Per le spese pagate dai dipendenti, definisci la scadenza per la presentazione, il processo di revisione e il calendario dei rimborsi. Spiega come vengono registrati gli anticipi e i pagamenti precedenti, così da non pagare due volte la stessa spesa. Per garantire un formato di presentazione coerente, consulta il seguente documento: modello di nota spese per le richieste di rimborso.
Rendi pratici i requisiti della documentazione
Indicate dove inviare le ricevute e quali informazioni aggiungere: finalità aziendale, progetto o entità, ed eventuali informazioni che la ricevuta non può fornire. Per i pasti di lavoro, includete i partecipanti e le organizzazioni. Se un documento non è chiaro, chiedete una copia più leggibile finché il dipendente è ancora in grado di procurarsela.
Descrivi la procedura per le ricevute mancanti: richiedi un duplicato, registra le prove disponibili, completa una dichiarazione e inviala al revisore indicato. La policy non dovrebbe garantire l'accettazione di ogni dichiarazione.
Dai alle spese all’estero istruzioni dedicate
Mantieni l’importo dell’acquisto e la valuta originale. Specifica la fonte approvata per l’importo da riportare o il tasso di conversione e spiega come devono essere registrati costi, mance e rimborsi. Indica chi è responsabile delle domande relative alle fatture e alla contabilità specifiche di ciascun Paese.
Utilizzate una procedura comune per l'invio, applicando ove necessario le norme locali. L'approvazione prevista dalla policy aziendale non determina la deducibilità né il recupero dell'IVA. La guida alle spese transfrontaliere fornisce una checklist operativa per il passaggio di consegne tra dipendente e ufficio finanziario.
Definisci il ruolo degli agenti AI
Definite quali attività relative alle spese il team si aspetta che un agente contribuisca a gestire e quali decisioni richiedono l’intervento di una persona. I dipendenti devono sapere dove correggere una ricevuta, aggiungere informazioni contestuali o segnalare un abbinamento errato. Il team finanziario deve sapere chi esamina le eccezioni e autorizza il passaggio alla contabilità.
Rally combina un agente WhatsApp per il flusso di gestione delle spese dei dipendenti con un agente della piattaforma per le attività al suo interno. AutoMatch collega le ricevute alle transazioni. Integra questi passaggi nella policy. Includi anche la revisione umana e gli output contabilisupportati.
Mantieni la policy utilizzabile mentre l’azienda cresce
Prima della pubblicazione, esaminate un acquisto ordinario, una ricevuta mancante, un pagamento all’estero e un’eccezione urgente. Verificate se un nuovo dipendente è in grado di completare ciascuna procedura utilizzando esclusivamente la policy. Risolvete i limiti contraddittori e sostituite ogni indicazione del modello.
Dopo il lancio, esamina le domande e le eccezioni ricorrenti. Aggiorna la policy quando cambiano le entità, i metodi di pagamento, i processi contabili o le responsabilità. Una policy breve che tutti possano seguire è una base utile per la gestione delle spese .
