Il lavoro transfrontaliero genera spese in valute diverse, presso fornitori non familiari e in conformità a requisiti locali differenti. Un viaggio di lavoro può comportare una fattura dell’hotel, una ricevuta per un pasto, un parcheggio e un acquisto per un progetto cliente. Ognuna richiede comunque un responsabile, una documentazione giustificativa e una decisione contabile.
L’obiettivo è un processo operativo comune, con i giusti dettagli locali. Può essere utile sia a un lavoratore autonomo che visita clienti all’estero, sia a un’azienda con dipendenti e società in diversi Paesi.
Definisci l’entità e il responsabile delle spese
Prima dell’inizio di un viaggio o di un’attività lavorativa all’estero, concordate quale entità giuridica sosterrà il costo, chi potrà effettuare l’acquisto e chi lo esaminerà. Aggiungete il contesto relativo al cliente, al lavoro o al progetto quando è utile per la contabilità.
La visibilità di gruppo non elimina la necessità di registrazioni separate per ciascuna entità. Se un acquisto va a beneficio di più di un'entità, spetta all'amministrazione finanziaria decidere come debba essere allocato e documentato. Mantieni tale decisione collegata alla documentazione probatoria originale.
Mantieni distinti i tre importi
Una spesa all’estero può avere tre importi rilevanti:
- L'importo del fornitore: il totale e la valuta riportati sulla ricevuta o sulla fattura originale.
- L'importo del pagamento: l'importo addebitato dal fornitore di servizi di pagamento all'azienda, comprese eventuali commissioni o rettifiche identificabili.
- L'importo contabile: il valore nella valuta di reporting secondo il criterio contabile dell'entità.
Questi importi possono differire legittimamente. Conserva le prove originali e la fonte della conversione o dell’estratto conto. Verifica la differenza prima di considerarla una ricevuta errata o un mancato abbinamento.
Per i pagamenti divisi, le mance, i rimborsi e le rettifiche successive, collega i documenti correlati. Non sommare mai in un unico totale importi espressi in più valute senza una base di conversione concordata. Il modello di nota spese fornisce al team un modo coerente per registrare separatamente gli importi.
Acquisisci tempestivamente il documento e il relativo contesto
Chiedi ai dipendenti di conservare la ricevuta o la fattura e di indicare una specifica finalità aziendale. Un riferimento di pagamento aiuta a individuare la transazione, ma potrebbe non spiegare che cosa è stato acquistato. Per un pasto, conserva le informazioni sui partecipanti insieme al seguente documento: modulo per le spese del pasto.
La lingua di una ricevuta può differire da quella di lavoro del team. Conserva il documento originale anche quando vengono aggiunti una spiegazione o dei campi estratti. Se il documento è illeggibile o incompleto, chiedi al fornitore una copia più chiara.
L’agente WhatsApp di Rally aiuta i dipendenti a fornire prove e contesto durante il processo di gestione delle spese. AutoMatch collega le ricevute alle transazioni, mentre l’agente della piattaforma aiuta il team a gestire le attività di spesa più ampie. Le persone risolvono gli abbinamenti incerti e le domande che richiedono conoscenze locali in ambito aziendale o contabile.
Applica un processo comune con revisione locale
La tua politica sulle spese può definire il percorso di invio, i responsabili, le scadenze e il processo di escalation per tutti. I responsabili finanziari stabiliscono poi i requisiti locali relativi alla documentazione delle fatture, ai rimborsi, alla conservazione dei dati e al trattamento fiscale.
Non dare per scontato che una spesa approvata per il rimborso sia deducibile o dia diritto al recupero dell'IVA. Le procedure di rimborso dell'IVA transfrontaliera prevedono condizioni di ammissibilità che possono variare in base al Paese e al tipo di costo. La guida dell'UE sui rimborsi IVA transfrontalieri è un punto di partenza per il responsabile finanziario competente, non una garanzia che ogni ricevuta estera sia ammissibile.
Una dichiarazione di ricevuta mancante registra un'eccezione da sottoporre a revisione. Non soddisfa automaticamente i requisiti di ogni Paese coinvolto.
Includi le spese stradali nello stesso passaggio
Per le aziende che viaggiano oltreconfine, carburante, ricarica, pedaggi e parcheggi dovrebbero essere soggetti allo stesso rigore nella raccolta delle prove e nella revisione delle altre spese. Verificate le località supportate, le modalità di pagamento e le commissioni applicabili per i viaggi che effettuate realmente.
Con una carta carburante prepagata, assegna la responsabilità di mettere a disposizione i fondi e di gestire un acquisto non riuscito. Se sei un lavoratore autonomo, consulta la configurazione della carta carburante per le attività indipendenti. Per informazioni dettagliate sulla gestione dei veicoli e dei conducenti, usa la guida europea alle spese per le flotte.
Testa l'intero percorso prima di espanderti
Scegli un piccolo insieme di acquisti rappresentativi: una ricevuta ordinaria, un pagamento all'estero, un rimborso e una lacuna nella documentazione. Segui ciascuno attraverso acquisizione, abbinamento, revisione e l' output contabile supportato.
Verifica che gli importi originali, l’entità, le prove e le correzioni restino comprensibili alla fine. Misura le spese non risolte e il lavoro di correzione, oltre alla velocità. Un flusso di lavoro è pronto per essere esteso quando i dipendenti sanno cosa presentare e il reparto finanziario può contabilizzare il risultato.
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