Una dichiarazione di ricevuta mancante offre al reparto finanziario un metodo coerente per esaminare una spesa quando non è possibile trovare il documento originale. Registra i fatti, le prove disponibili e la decisione. Dovrebbe rendere visibile l’incertezza.
Apri la dichiarazione gratuita di ricevuta mancante. Il modulo è in inglese. Compilalo nel browser e stampalo oppure salvalo in PDF tramite il menu di stampa. Non invia le tue informazioni a Rally.
Inizia provando a recuperare la ricevuta
Controlla l’e-mail del fornitore, l’account cliente o il portale di prenotazione, quindi chiedi un duplicato. Il dipendente potrebbe avere anche una foto nei messaggi o nel rullino fotografico. Registra il tentativo di recupero, così il revisore successivo saprà cosa è già stato provato.
Se in seguito arriva un duplicato, allegalo allo stesso registro delle spese. Mantieni la dichiarazione precedente e lo storico delle revisioni, quindi verifica che la spesa non sia stata inserita due volte.
Cosa dovrebbe riportare la dichiarazione
Il modello separa il resoconto della spesa fornito dalla persona dalla decisione del revisore:
| Parte del record | Cosa inserire |
|---|
| Persona e azienda | Richiedente, persona giuridica, team o progetto, riferimento della spesa |
| Acquisto | Data, fornitore, luogo, descrizione e specifica finalità aziendale |
| Pagamento | Importo e valuta originali, pagatore e riferimento della transazione |
| Documento mancante | Perché non è disponibile e quali misure sono state adottate per ottenerne una copia |
| Altre prove | Conferma della prenotazione, registrazione dell’ordine, riferimento dell’estratto conto o corrispondenza |
| Dichiarazione | Conferma che i dettagli sono corretti e che la spesa non è già stata rimborsata |
| Verifica | Revisore, decisione, motivazione, follow-up e data |
Se necessario, utilizza un riferimento di pagamento o le ultime cifre della carta per individuare la transazione. Non inserire nel modulo il numero completo della carta, il codice di sicurezza o le credenziali di online banking.
La prova del pagamento e la prova dell’acquisto rispondono a domande diverse
L’estratto conto della carta può dimostrare che è avvenuto un pagamento. La ricevuta del fornitore descrive l’acquisto. Il dipendente aggiunge la finalità aziendale. Insieme, questi documenti aiutano il revisore a comprendere la spesa; preso singolarmente, ciascuno può lasciare delle lacune.
Per un acquisto all'estero, conserva l'importo nella valuta originale insieme a quello mostrato dal fornitore del servizio di pagamento. Una differenza può riflettere una conversione, una commissione, una mancia o un adeguamento successivo. Non modificare l'importo dell'acquisto solo per farlo coincidere. La nostra guida alle spese transfrontaliere spiega come mantenere collegati questi importi.
Fornisci al revisore elementi concreti per decidere
Il revisore dovrebbe poter approvare la spesa secondo la procedura aziendale, richiedere ulteriori prove, rifiutarla oppure lasciarla in sospeso. Registrate il motivo e indicate chi è responsabile di ogni attività successiva. Mantenete separata l’approvazione del rimborso dalla gestione contabile o fiscale.
Il modulo non garantisce che una spesa sia rimborsabile, deducibile o idonea al recupero dell'IVA. I requisiti variano in base al Paese e al tipo di spesa. Il responsabile finanziario o il consulente fiscale dovrebbe decidere cosa sia accettabile per l'entità interessata. Ad esempio, le indicazioni di HMRC sulla conservazione della documentazione relativa alle spese di viaggio spiegano quali documenti sono rilevanti per i dipendenti nel Regno Unito; non costituiscono una regola per ogni Paese.
Se la questione riguarda un pasto con ospiti di lavoro, utilizza il modello per le spese del pasto di lavoro per registrare anche i partecipanti e lo scopo. Per un gruppo di spese, consulta il seguente documento: rapporto spesee fai riferimento a ciascuna dichiarazione.
Riduci il lavoro ripetitivo legato alle ricevute mancanti
Rendi la raccolta delle ricevute parte della routine di acquisto. Assegna ogni spesa a un responsabile, rendi visibili le ricevute mancanti e offri ai dipendenti un unico modo chiaro per risolvere il problema. Una politica di spesa dovrebbe spiegare il termine per la presentazione e la procedura per le eccezioni.
Rally integra l'agente WhatsApp e l'agente della piattaforma in questo flusso di lavoro. I dipendenti possono fornire ricevute e il contesto delle spese tramite WhatsApp; AutoMatch aiuta a collegare le prove alla transazione, mentre la piattaforma offre al team uno spazio per gestire le attività di spesa rimanenti. Gli utenti verificano gli abbinamenti poco chiari e le decisioni prima che i dati passino al flusso di lavoro di contabilità supportato flusso di lavoro di contabilità.
Scopri la gestione delle spese di Rally oppure leggi come gli agenti AI aiutano nel processo di gestione delle spese.
