Izjava o manjkajočem računu finančnemu oddelku omogoča dosleden pregled stroška, kadar izvirnega dokumenta ni mogoče najti. Zabeleži dejstva, razpoložljive dokaze in odločitev. Negotovost mora biti jasno razvidna.
Odprite brezplačno izjavo o manjkajočem računu. Obrazec je v angleščini. Izpolnite ga v brskalniku ter ga natisnite ali shranite kot PDF prek menija za tiskanje. Podatkov ne posreduje družbi Rally.
Najprej poskusite pridobiti račun
Preverite e-pošto dobavitelja, uporabniški račun ali portal za rezervacije, nato zaprosite za dvojnik. Zaposleni ima morda fotografijo tudi v svojih sporočilih ali galeriji telefona. Zabeležite poskus pridobitve, da bo naslednji pregledovalec vedel, kaj je bilo že poskušeno.
Če pozneje prispe dvojnik, ga priložite istemu zapisu stroška. Ohranite prejšnjo prijavo in zgodovino pregledov ter preverite, ali strošek ni bil vnesen dvakrat.
Kaj mora biti navedeno v izjavi
Predloga ločuje opis stroška s strani osebe od odločitve pregledovalca:
| Del evidence | Kaj vnesti |
|---|
| Oseba in podjetje | Vlagatelj zahtevka, pravna oseba, ekipa ali projekt, sklic stroška |
| Nakup | Datum, dobavitelj, kraj, opis in konkreten poslovni namen |
| Plačilo | Prvotni znesek in valuta, plačnik ter sklic transakcije |
| Manjkajoči dokument | Zakaj ni na voljo in kateri koraki so bili izvedeni za pridobitev kopije |
| Drugi dokazi | Potrdilo rezervacije, zapis naročila, sklic na izpisek ali korespondenca |
| Izjava | Potrditev, da so podatki točni in strošek še ni bil uveljavljen |
| Pregled | Pregledovalec, odločitev, razlog, nadaljnji koraki in datum |
Po potrebi za iskanje transakcije uporabite sklic plačila ali zadnjih nekaj številk kartice. V obrazec ne vnašajte celotne številke kartice, varnostne kode ali prijavnih podatkov za spletno bančništvo.
Dokazilo o plačilu in dokazilo o nakupu odgovarjata na različni vprašanji
Izpisek kartice lahko potrdi, da je bilo plačilo izvedeno. Račun dobavitelja opisuje nakup. Zaposleni doda poslovni namen. Ti dokumenti skupaj pomagajo pregledovalcu razumeti strošek, vendar lahko vsak zase pusti vrzeli.
Pri nakupu v tujini ohranite znesek v izvirni valuti poleg zneska, ki ga prikazuje ponudnik plačilnih storitev. Razlika je lahko posledica pretvorbe, provizije, napitnine ali poznejše prilagoditve. Zneska nakupa ne spreminjajte samo zato, da bi se ujemal. Naš vir za dodatne informacije je naslednji. Vodnik za čezmejne stroške pojasnjuje, kako ohraniti povezavo med tema zneskoma.
Ocenjevalcu omogočite resnično odločitev
Pregledovalec mora imeti možnost odobriti strošek v skladu s postopkom podjetja, zahtevati dodatna dokazila, ga zavrniti ali pustiti v čakanju. Zabeležite razlog in osebo, odgovorno za morebitno nadaljnje ukrepanje. Odobritev povračila stroška naj bo ločena od računovodske ali davčne obravnave.
Obrazec ne zagotavlja, da je strošek povračljiv, davčno priznan ali upravičen do odbitka DDV. Zahteve se razlikujejo glede na državo in vrsto stroška. Vaša odgovorna oseba za finance ali davčni svetovalec mora odločiti, kaj je sprejemljivo za zadevno pravno osebo. Na primer, smernice HMRC za vodenje evidenc potnih stroškov pojasnjujejo, katere evidence so pomembne za zaposlene v Združenem kraljestvu; to ni pravilo za vsako državo.
Če se zadeva nanaša na obrok s poslovnimi gosti, uporabite predlogo za stroške poslovnega obroka tudi za beleženje udeležencev in namena. Pri skupini stroškov upoštevajte naslednje: poročilo o stroškihin se v njem sklicujte na vsako izjavo.
Zmanjšajte ponavljajoče se delo z manjkajočimi računi
Zajemanje računov naj postane del nakupne rutine. Vsakemu strošku določite odgovorno osebo, poskrbite, da bodo manjkajoča dokazila vidna, in zaposlenim omogočite jasno pot za njihovo ureditev. Politika stroškov naj pojasni rok za oddajo in postopek obravnave izjem.
Rally v ta potek vključuje agenta WhatsApp in agenta platforme. Zaposleni lahko prek WhatsAppa posredujejo račune in kontekst stroškov; AutoMatch pomaga povezati dokaze s transakcijo, platforma pa ekipi omogoča obravnavo preostalih nalog, povezanih s stroški. Uporabniki pregledajo nejasna ujemanja in odločitve, preden se zapisi premaknejo v podprti računovodski potek.
Raziščite upravljanje stroškov Rally ali preberite, kako agenti AI pomagajo pri obdelavi stroškov.
