Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Više nikad ne obrađujte troškove
Rallyjev agent AutoMatch sve obavlja umjesto vas
Izjava o nedostajućem računu financijama pruža dosljedan način za pregled troška kada se izvorni dokument ne može pronaći. Bilježi činjenice, dostupne dokaze i odluku. Trebala bi jasno pokazati neizvjesnost.
Otvorite besplatnu izjavu o nedostajućem računu. Obrazac je na engleskom jeziku. Ispunite ga u pregledniku i ispišite ili spremite kao PDF putem izbornika za ispis. Vaši se podaci ne šalju platformi Rally.
Provjerite e-poštu dobavljača, korisnički račun ili portal za rezervacije, a zatim zatražite kopiju. Zaposlenik možda ima i fotografiju u svojim porukama ili galeriji fotoaparata. Zabilježite pokušaj pronalaženja kako bi sljedeći pregledavatelj znao što je već pokušano.
Ako duplikat stigne naknadno, pridružite ga istom zapisu troška. Zadržite raniju prijavu i povijest provjera te provjerite da trošak nije unesen dvaput.
Predložak odvaja opis troška koji je naveo korisnik od odluke osobe koja ga pregledava:
| Dio zapisa | Što unijeti |
|---|---|
| Osoba i poduzeće | Podnositelj zahtjeva, pravna osoba, tim ili projekt, referenca troška |
| Kupnja | Datum, dobavljač, mjesto, opis i specifična poslovna svrha |
| Plaćanje | Izvorni iznos i valuta, tko je platio i referenca transakcije |
| Dokument nedostaje | Zašto nije dostupno i poduzeti koraci za dobivanje kopije |
| Drugi dokazi | Potvrda rezervacije, zapis narudžbe, referenca izvoda ili korespondencija |
| Izjava | Potvrda da su podaci točni i da trošak već nije prijavljen |
| Pregled | Recenzent, odluka, razlog, daljnji koraci i datum |
Ako je potrebno, upotrijebite referencu plaćanja ili posljednjih nekoliko znamenki kartice kako biste pronašli transakciju. U obrazac nemojte unositi cijeli broj kartice, sigurnosni kod ni podatke za pristup internetskom bankarstvu.
Izvod kartice može potvrditi da je plaćanje izvršeno. Račun dobavljača opisuje kupnju. Zaposlenik dodaje poslovnu svrhu. Zajedno, ti zapisi pomažu osobi koja provjerava trošak da ga razumije; bilo koji od njih samostalno može ostaviti praznine.
Za kupnju u inozemstvu sačuvajte iznos u izvornoj valuti uz iznos koji prikazuje pružatelj platnih usluga. Razlika može odražavati konverziju, naknadu, napojnicu ili naknadnu prilagodbu. Nemojte mijenjati iznos kupnje samo da biste postigli podudaranje. Naš vodič za prekogranične troškove objašnjava kako te iznose zadržati povezanima.
Osoba zadužena za provjeru trebala bi moći odobriti trošak u skladu s procesom tvrtke, zatražiti dodatne dokaze, odbiti ga ili ga ostaviti na čekanju. Zabilježite razlog i osobu odgovornu za daljnje postupanje. Odobrenje povrata troška držite odvojeno od računovodstvenog ili poreznog tretmana.
Obrazac ne jamči da se trošak može refundirati, odbiti od poreza ili da ispunjava uvjete za povrat PDV-a. Zahtjevi se razlikuju ovisno o zemlji i vrsti troška. Vaša osoba zadužena za financije ili porezni savjetnik trebala bi odlučiti što je prihvatljivo za relevantni subjekt. Na primjer, smjernice HMRC-a o vođenju evidencije putnih troškova objašnjavaju relevantnu dokumentaciju za zaposlenike u Ujedinjenoj Kraljevini; to nije pravilo za svaku zemlju.
Ako se pitanje odnosi na obrok s poslovnim gostima, upotrijebite predložak troška poslovnog obroka kako biste zabilježili i sudionike i svrhu. Za skup troškova navedite svaku prijavu. Izvješće o troškovimakoristite kao izvor.
Učinite prikupljanje računa dijelom rutine kupnje. Dodijelite svaki trošak odgovornoj osobi, učinite nedostajuću dokumentaciju vidljivom i zaposlenicima ponudite jasan način da riješe problem. Jedna politika troškova trebala bi objasniti rok za podnošenje i postupak za iznimke.
Rally u taj tijek rada uključuje WhatsApp agenta i agenta platforme. Zaposlenici mogu putem WhatsAppa dostaviti račune i kontekst troškova; AutoMatch pomaže povezati dokaze s transakcijom, dok platforma timu pruža mjesto za rješavanje preostalih zadataka povezanih s troškovima. Korisnici pregledavaju nejasna podudaranja i odluke prije nego što se zapisi premjeste u podržani računovodstveni tijek rada.
Istražite upravljanje troškovima u sustavu Rally ili pročitajte kako AI agenti pomažu u procesu upravljanja troškovima.
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: jednostavno zabilježite sve sudionike, svrhu, račune, plaćanja i odobrenje tvrtke.
Izradite pravilnik o troškovima uz besplatan predložak koji možete uređivati za kupnje, račune, odobrenja, povrate, inozemnu potrošnju i iznimke.
Preuzmite besplatni predložak izvještaja o troškovima's valutama, referencama na račune, odobrenjima i ukupnim iznosima za povrat troškova.
