Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Više nikad ne obrađujte troškove
Rallyjev agent AutoMatch sve obavlja umjesto vas
Račun iz restorana financijama pokazuje na što je novac potrošen. Obrazac za troškove poslovnog obroka sadržava podatke o tome tko je prisustvovao, zašto je sastanak bio važan za poslovanje i kako bi plaćanje trebalo biti pregledano.
Otvorite besplatni obrazac za troškove poslovnog obroka. Ovaj obrazac na engleskom jeziku možete uređivati u pregledniku te ga ispisati ili spremiti kao PDF. Priložite ga računu u svojim evidencijama troškova.
Nakon obroka zabilježite datum, mjesto i poslovnu svrhu. Navedite sudionike te njihove organizacije ili uloge. Jasno navedena svrha opisuje stvarnu aktivnost, primjerice razgovor o konkretnom projektu ili sastanak s dobavljačem u vezi s narudžbom. Nemojte se oslanjati na kategoriju kao što je „obrok” kako biste objasnili poslovnu povezanost.
Navedite pravnu osobu koja je snosila trošak i zaposlenika odgovornog za evidenciju. To je važno i za poslovanje s jednom osobom i za tvrtku s nekoliko timova ili pravnih osoba: kontrolor mora moći utvrditi čiji je to trošak.
Obrazac ima zasebna polja za iznos u restoranu, napojnicu koja već nije uključena i ukupno plaćeni iznos. Odvojeno evidentiranje tih iznosa pomaže spriječiti da napojnicu unesete dvaput. Zadržite izvornu valutu i zabilježite referencu plaćanja kako bi osoba koja provjerava mogla pronaći transakciju.
| Evidencija | Što doprinosi |
|---|---|
| Račun ili faktura restorana | Dobavljač, datum, stavke i iznosi koje je prikazao restoran |
| Obrazac za obrok | Sudionici, organizacije, poslovna svrha i odgovorni zaposlenik |
| Evidencija plaćanja | Tko je platio, plaćeni iznos, valuta i referenca transakcije |
| Pregled | Odluka prema pravilima tvrtke, prilagodbe i sva pitanja za računovodstvo |
Ako je osobna stavka uključena u račun, označite je za provjeru umjesto da potajno mijenjate ukupan iznos računa. Ako dva zaposlenika dijele plaćanje, objasnite podjelu i navedite poveznicu na drugi zahtjev. Zajednički obrok ne bi smio rezultirati s dva zahtjeva za puni iznos računa.
Odobrenje tvrtke ne određuje porezni tretman. Države mogu razlikovati obroke za zaposlenike, ugošćivanje poslovnih gostiju, troškove prehrane na službenom putu i privatnu potrošnju. Zahtjevi za račune i vođenje evidencije također se razlikuju.
Predložak namjerno nema unaprijed definiran postotak odbitka, formulu povrata PDV-a ni naknadu za obrok. Te odluke donosi odgovorna osoba za financije relevantnog subjekta. Kao jedan primjer specifičan za određenu zemlju može poslužiti sljedeće. Smjernice IHK-a Stuttgart za poslovne obroke. One opisuju njemačke zahtjeve za evidenciju obroka i račun restorana. Te smjernice nemojte automatski primjenjivati na obrok koji je rezervirao subjekt koji se nalazi drugdje.
Sačuvajte valutu restorana, ukupan iznos na računu i iznos terećen poslovnom subjektu. Zasebno zabilježite sve dostupne podatke o naknadi pružatelja platnih usluga ili konverziji. Ako tvrtka upotrebljava iznos u izvještajnoj valuti, prema računovodstvenoj politici navedite korišteni tečaj ili izvor podataka s izvoda.
Nemojte zbrajati troškove u različitim valutama u jedan ukupni iznos. Naš predložak izvještaja o troškovima i vodič za prekogranične troškove objašnjavaju dosljedan način njihova organiziranja.
Recenzent treba potvrditi poslovnu svrhu, dokaze i plaćanje, zatim evidentirati odobreni iznos ili zatražiti dodatne informacije. Ako nedostaje račun, potreban je dokumentirani pokušaj njegova pribavljanja i izjavu o nedostajućem računu. Tu iznimku treba zadržati priloženu uz zapis o obroku.
Postavite pravila koja se primjenjuju u politici troškova: kada je potrebno prethodno odobrenje, kako evidentirati goste, tko pregledava zahtjev i kako postupati s podijeljenim ili osobnim plaćanjem.
Rallyjev agent za WhatsApp pomaže zaposlenicima da neposredno uz kupnju dostave dokaz o kupnji i kontekst. AutoMatch povezuje račune s transakcijama, a agent platforme pomaže timu da u platformi obradi zadatke povezane s troškovima. Pregled ostaje dio procesa, uključujući nepotpunu dokumentaciju i odluke za koje je potreban poslovni kontekst.
To samostalnom poduzetniku i većem financijskom timu daje isto osnovno polazište: plaćanje, njegov dokaz i jasan sljedeći korak. Istražite upravljanje troškovima i podržane računovodstvene izlaze.
Izradite pravilnik o troškovima uz besplatan predložak koji možete uređivati za kupnje, račune, odobrenja, povrate, inozemnu potrošnju i iznimke.
Preuzmite besplatni predložak izvještaja o troškovima's valutama, referencama na račune, odobrenjima i ukupnim iznosima za povrat troškova.
Besplatna izjava o nedostajućem računu za evidentiranje pojedinosti o trošku, dokaza o plaćanju i odobrenja pregledavatelja.
