Ravintolan kuitti kertoo taloushallinnolle, mihin rahaa käytettiin. Yrityksen ateriakululomakkeella ilmoitetaan, ketkä osallistuivat, miksi tapaaminen oli liiketoiminnan kannalta tärkeä ja miten maksu tulisi tarkistaa.
Avaa maksuton yritysaterian kululomake. Tämä englanninkielinen lomake on muokattavissa selaimessa, ja se on valmis tulostettavaksi tai tallennettavaksi PDF-tiedostona. Liitä se kulukirjanpitosi kuittiin.
Kirjaa asiayhteys tuoreeltaan
Merkitse aterian jälkeen päivämäärä, tapahtumapaikka ja liiketoiminnallinen tarkoitus. Luettele osallistujat sekä heidän organisaationsa tai roolinsa. Selkeä tarkoitus kuvaa varsinaista toimintaa, kuten tietystä projektista keskustelemista tai tapaamista toimittajan kanssa tilauksen tiimoilta. Älä luota liiketoimintayhteyden selittämisessä pelkkään kategoriaan, kuten ”ateria”.
Lisää kustannuksesta vastuussa oleva oikeushenkilö ja kirjauksesta vastaava työntekijä. Tämä on tärkeää sekä yhden henkilön yritykselle että yritykselle, jolla on useita tiimejä tai oikeushenkilöitä: tarkastajan on pystyttävä tunnistamaan, kenen kulu on kyseessä.
Pidä kuitti, maksu ja tippi yhdistettyinä
Lomakkeessa on erilliset kentät ravintolaostoksen summalle, mukaan lukemattomalle tipille ja maksetulle kokonaissummalle. Näiden pitäminen erillään auttaa estämään tipin lisäämisen kahdesti. Säilytä alkuperäinen valuutta ja kirjaa maksun viite, jotta tarkastaja löytää tapahtuman.
| Tietue | Mitä se antaa |
|---|
| Ravintolan kuitti tai lasku | Ravintolan ilmoittama toimittaja, päivämäärä, tuotteet ja summat |
| Aterialomake | Osallistujat, organisaatiot, liiketoiminnallinen tarkoitus ja vastuuhenkilö |
| Maksutapahtuma | Maksaja, maksettu summa, valuutta ja tapahtumaviite |
| Tarkista | Yrityksen käytäntöä koskeva päätös, muutokset ja mahdolliset kirjanpitoa koskevat kysymykset |
Jos laskuun sisältyy henkilökohtainen hankinta, merkitse se tarkistettavaksi sen sijaan, että muuttaisit kuitin loppusummaa huomaamatta. Jos kaksi työntekijää jakaa maksun, selitä jako ja viittaa ristiin toiseen kulukorvaukseen. Yhteisestä ateriasta ei pidä tehdä kahta koko laskun suuruista kulukorvaushakemusta.
Pidä liiketoimintapäätös erillään veropäätöksestä
Yrityksen hyväksyntä ei määritä verokohtelua. Eri maissa voidaan tehdä ero työntekijöiden aterioiden, liikekumppaneille tarjottujen kestitysten, työmatkojen ruokailukustannusten ja yksityisten menojen välillä. Myös laskutus- ja kirjanpitovaatimukset vaihtelevat.
Mallissa ei tarkoituksella ole ennalta määritettyä omavastuuosuutta, ALV:n vähennyskaavaa tai ateriakorvausta. Näistä päättää kyseisen organisaation taloushallinnon vastuuhenkilö. Yhtenä maakohtaisena esimerkkinä IHK Stuttgartin yritysaterioita koskevissa ohjeissa kuvataan saksalaiset vaatimukset ateriakirjaukselle ja ravintolan laskulle. Älä sovella näitä ohjeita automaattisesti muualla sijaitsevan organisaation varaamaan ateriaan.
Käsittele ulkomaan ateria menettämättä alkuperäisiä summia
Säilytä ravintolan valuutta, kuitin loppusumma ja yritykseltä veloitettu määrä. Kirjaa erikseen kaikki saatavilla olevat maksupalveluntarjoajan veloitukset tai valuutanmuunnosta koskevat tiedot. Jos yritys käyttää raportointivaluutan mukaista summaa, merkitse käytetty kurssi tai tiliotteen lähde yrityksen laskentaperiaatteiden mukaisesti.
Älä yhdistä eri valuutoissa olevia kuluja yhdeksi summaksi. Meidän kuluraporttipohjamme ja rajat ylittävien kulujen oppaamme selittävät, miten ne järjestetään johdonmukaisesti.
Selkeytä hyväksynnät ja poikkeamat
Tarkastajan tulee varmistaa liiketoiminnan tarkoitus, tositteet ja maksu sekä kirjata hyväksytty summa tai pyytää lisätietoja. Puuttuvasta kuitista on dokumentoitava yritys saada kuitti. Lisäksi on täytettävä seuraava ilmoitus: puuttuvan kuitin ilmoitus. Tämä poikkeus on pidettävä liitettynä ateriatositteeseen.
Määritä toistuvia kuluja koskevat säännöt kulukäytännössä: milloin ennakkohyväksyntä tarvitaan, miten vieraat kirjataan, kuka tarkistaa kuluilmoituksen ja miten jaettu tai henkilökohtainen maksu käsitellään.
Tuo ateriakulut osaksi päivittäistä työnkulkua
Rallyn WhatsApp-agentti auttaa työntekijöitä toimittamaan kuitit ja ostoon liittyvät lisätiedot pian ostotapahtuman jälkeen. AutoMatch yhdistää kuitit maksutapahtumiin, ja alustan agentti auttaa tiimiä käsittelemään kulutehtäviä alustalla. Tarkistus on edelleen osa prosessia, mukaan lukien puutteelliset asiakirjat ja päätökset, jotka edellyttävät liiketoimintaympäristön tuntemusta.
Näin yksinyrittäjä ja suurempi taloustiimi saavat saman peruslähtökohdan: maksun, sen tositteen ja selkeän seuraavan toimenpiteen. Tutustu kulujen hallintaan ja tuettuihin kirjanpidon tulosteisiin.
