Kuluraportti yhdistää yritysostot niitä koskeviin tositteisiin ja niiden tarkastajalle. Hyödyllisestä raportista käy myös selvästi ilmi, mitkä summat yritys on maksanut ja mitkä mahdollisesti on korvattava työntekijälle.
Lataa maksuton kuluraportti Excelissä, tai avaa tulostettava kuluraportti. Molemmat ovat englanniksi, ja niissä on kulurivit, tositteiden viitetiedot ja tarkistuskentät. Excel-työkirja laskee raportointisummat ja työntekijän maksamat hyväksytyt kokonaissummat syöttämiesi tietojen perusteella. Selainlomakkeessa kokonaissummat syötetään manuaalisesti.
Määritä laajuus ennen kulujen lisäämistä
Anna raportille tunniste, raportointijakso ja yksi oikeushenkilö. Lisää työntekijä tai omistaja, tiimi tai projekti sekä tarkastaja. Jos kustannukset kuuluvat eri oikeushenkilöille, käytä erillisiä raportteja ja viittaa ristiin kaikkiin yhteisiin hankintoihin.
Valitse raportointivaluutta. Säilytä myös kunkin tapahtuman alkuperäinen valuutta ja summa. Raportissa on tilaa molemmille; valuutan muuntamista ei pidä koskaan esittää alkuperäisenä ostosummana.
Lisää yksi kulu riville
Syötä jokaisesta ostosta päivämäärä, kauppias ja liiketoimintatarkoitus. Merkitse, kuka maksoi: yritys vai työntekijä. Lisää sitten alkuperäinen summa ja valuutta, raportointivaluutan mukainen summa sekä tositteen viite.
Käytä kuitteen tiedostonimeä tai asiakirjaviitettä, jonka tarkastaja löytää. Säilytä tiedostot yhdessä yrityksen hyväksytyssä arkistointijärjestelmässä. Raporttia, jossa lukee ”kuitti liitteenä”, on vaikea tarkastaa, jos oikeaan asiakirjaan ei ole luotettavaa yhteyttä.
| Kenttä | Mitä arvioijan on ymmärrettävä |
|---|
| Päivämäärä ja kauppias | Mitä hankintaa rivi edustaa |
| Liiketoimintatarkoitus | Miksi kustannus kuuluu yritykselle |
| Maksaja | Onko yritys jo maksanut vai onko työntekijälle mahdollisesti velkaa |
| Alkuperäinen määrä ja valuutta | Mitä kuitissa tai toimittajan tiedoissa näkyy |
| Raportoitavan summan ja hinnan lähde | Miten kulu muunnetaan raportin yhteiseen valuuttaan |
| Todisteviite | Mistä löydät kuitin ja siihen liittyvät lisätiedot |
| Päätös | Hyväksytty, odottaa käsittelyä, hylätty tai lisänäyttöä tarvitaan |
Täsmäytä raportti maksamatta kulua kahdesti
Laske yhteen vain valitussa raportointivaluutassa ilmoitetut summat. Erottele yrityksen maksamat kulut työntekijän maksamista kuluista. Työntekijälle maksettava summa perustuu hyväksyttyihin työntekijän maksamiin kuluihin, joista vähennetään sovellettavat ennakot tai jo korvatut summat.
Yrityskortilla maksettu kulu voi silti edellyttää kuitin toimittamista ja tarkistamista. Sitä ei pidä automaattisesti käsitellä työntekijälle maksettavana kulukorvauksena. Vastaavasti työntekijän maksamaa kulua ei hyväksytä automaattisesti vain siksi, että se näkyy raportissa.
Excel-työkirja muuntaa kunkin rivin syöttämäsi raportointivaluuttakurssin avulla ja laskee muunnetut summat yhteen. Se laskee erikseen yhteen työntekijöiden maksamat hyväksytyt kulut ja vähentää syöttämäsi ennakon tai aiemman korvauksen. Kun alkuperäinen valuutta ja raportointivaluutta ovat samat, kurssi on seuraava: 1. Puuttuvat kurssit jättävät kyseiset summat keskeneräisiksi, joten selvitä työkirjan puuttuvien syötteiden määrä ennen kuin luotat kokonaissummiin.
Tulostettavassa lomakkeessa on kentät manuaalisesti tarkistettaville loppusummille. Kumpikaan versio ei valitse valuuttakursseja, määritä verokohtelua tai hyväksy kuluja. Tarkista syötetyt tiedot ja käy päätös läpi ennen maksamista tai raportin kirjaamista.
Ratkaise poikkeamat samassa tietueessa
Pyydä kaksoiskappale, jos kuitti puuttuu. Jos sitä ei voida palauttaa, liitä puuttuvan kuitin ilmoitus ja jätä rivi odottamaan tarkistusta. Liikeaterian lomake sisältää ravintolakuittiin liittyvät vieraan ja käyttötarkoituksen tiedot.
Palautusten, päällekkäisten korvausvaatimusten, henkilökohtaisten hankintojen tai jaettujen maksujen yhteydessä kuvaile oikaisu ja linkitä siihen liittyvä maksutapahtuma. Säilytä alkuperäinen summa ja todisteet, jotta joku toinen voi seurata muutosta.
Mukauta raportti asianmukaiseen maahan
Tämä on yleinen toimintaohje. Kustannusten korvaamista koskevat säännöt, hyväksyttävät kulut, laskuvaatimukset ja verokohtelu riippuvat yrityksestä ja toimivallasta. Pyydä asianomaista talousvastaavaa määrittämään nämä säännöt kulukäytännössä.
Jos kyse on nimenomaisesti hollantilaisesta tai saksalaisesta työnkulusta, Rally tarjoaa myös hollantilaisen ilmoituslomakkeen ja saksalaisen matkakululomakkeen. Niiden maakohtaista ohjeistusta tulee käyttää vain asiaankuuluvassa asiayhteydessä.
Anna raportin syntyä päivittäisen prosessin tuloksena
Kaiken kerääminen kuukauden loppuun saa ihmiset jäljittämään ostoksia uudelleen. Kokeile kuittiskanneria poimintavaiheessa. Rallyn WhatsApp-agentti auttaa työntekijöitä toimittamaan kuitit ja taustatiedot työn edetessä. AutoMatch yhdistää tositteet tapahtumiin, kun taas alustan agentti auttaa tiimejä käsittelemään laajempaa kulutyönkulkua ja sen avoimia tehtäviä.
Ihmiset tarkistavat puutteelliset tiedot ja kirjanpitoratkaisut ennen tuettujen kirjanpidon tulosten käyttämistä. Sama prosessi sopii yhden henkilön yritykselle tai tiimille, jossa on useita tarkistajia. Tutustu Rallyn kulujenhallintaan, tai katso, miten tekoälyagentit sopivat prosessiin.
