Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Išlaidų ataskaita susieja verslo pirkinius su juos pagrindžiančiais dokumentais ir juos peržiūrinčiu asmeniu. Naudingoje ataskaitoje taip pat aiškiai nurodoma, kurios sumos buvo apmokėtos įmonės lėšomis, o kurias gali tekti kompensuoti darbuotojui.
Atsisiųskite nemokamą išlaidų ataskaitą „Excel“ formatu, arba atidarykite spausdinamą išlaidų ataskaitą. Abi ataskaitos yra anglų kalba ir apima išlaidų eilutes, įrodymų nuorodas bei peržiūros laukus. „Excel“ darbaknygė pagal jūsų įvestus duomenis apskaičiuoja ataskaitines sumas ir patvirtintas darbuotojų apmokėtas sumas. Naršyklės formoje sumos įvedamos rankiniu būdu.
Suteikite ataskaitai identifikatorių, nurodykite ataskaitinį laikotarpį ir vieną juridinį asmenį. Pridėkite darbuotoją arba savininką, komandą arba projektą ir tikrintoją. Jei išlaidos priklauso skirtingiems subjektams, naudokite atskiras ataskaitas ir pateikite nuorodą į kiekvieną bendrą pirkimą.
Pasirinkite ataskaitų teikimo valiutą. Taip pat išsaugokite kiekvienos operacijos pradinę valiutą ir sumą. Ataskaitoje telpa abu duomenys, todėl valiutos konvertavimas niekada neturėtų būti pateikiamas kaip pradinė pirkimo suma.
Kiekvienam pirkiniui įveskite datą, prekybininką ir verslo paskirtį. Nurodykite, kas sumokėjo: įmonė ar darbuotojas. Tada pridėkite pradinę sumą ir valiutą, sumą ataskaitų teikimo valiuta bei įrodymo nuorodą.
Naudokite kvito failo pavadinimą arba dokumento nuorodą, kurią tikrintojas galėtų rasti. Laikykite failus kartu įmonės patvirtintoje dokumentų saugojimo sistemoje. Ataskaitą, kurioje nurodyta „kvitas pridėtas“, sunku patikrinti, jei nėra patikimos sąsajos su reikiamu dokumentu.
| Laukas | Ką turi suprasti vertintojas |
|---|---|
| Data ir prekybininkas | Kokį pirkinį žymi eilutė |
| Verslo paskirtis | Kodėl išlaidos priklauso įmonei |
| Mokėtojas | Ar įmonė jau sumokėjo, ar darbuotojui gali būti skolinga pinigų |
| Pradinė suma ir valiuta | Tai, kas nurodyta kvite arba tiekėjo įraše |
| Ataskaitų sumos ir normos šaltinis | Kaip išlaidos perskaičiuojamos į ataskaitos bendrąją valiutą |
| Įrodymų nuoroda | Kur rasti kvitą ir papildomą informaciją |
| Sprendimas | Patvirtinta, laukiama, atmesta arba reikia daugiau įrodymų |
Iš viso skaičiuojamos tik pasirinkta ataskaitų teikimo valiuta išreikštos sumos. Atskirkite įmonės apmokėtas išlaidas nuo darbuotojų apmokėtų išlaidų. Darbuotojui mokėtina suma priklauso nuo patvirtintų darbuotojo apmokėtų išlaidų, atėmus taikomus avansus arba jau kompensuotas sumas.
Įmonės kortele apmokėtoms išlaidoms vis tiek gali reikėti kvito ir patikros. Jos neturėtų būti automatiškai priskiriamos darbuotojo išlaidų kompensacijai. Taip pat darbuotojo atliktas mokėjimas netampa automatiškai patvirtintu vien todėl, kad jis rodomas ataskaitoje.
„Excel“ darbaknygė konvertuoja kiekvieną eilutę pagal jūsų įvestą ataskaitinės valiutos kursą ir susumuoja gautas sumas. Ji atskirai susumuoja patvirtintas darbuotojų apmokėtas išlaidas ir atima jūsų įvestą avansą arba ankstesnę kompensaciją. Kai pradinė ir ataskaitinė valiutos sutampa, taikomas kursas 1. Jei kursų trūksta, susijusios sumos lieka neužbaigtos, todėl prieš pasikliaudami bendromis sumomis išspręskite darbaknygėje nurodytą trūkstamų įvesčių skaičių.
Spausdinamoje formoje yra vietos rankiniu būdu patikrintoms sumoms įrašyti. Nė viena versija nenustato valiutų kursų, neapibrėžia mokestinio traktavimo ir nepatvirtina išlaidų. Prieš apmokėdami ar užregistruodami ataskaitą patikrinkite įvestus duomenis ir peržiūrėkite sprendimą.
Paprašykite dublikato, kai trūksta kvito. Jei jo nepavyksta atkurti, pridėkite trūkstamo kvito deklaraciją ir palikite eilutę laukiančią, kol ji bus peržiūrėta. Verslo pietų forma prideda informaciją apie svečius ir tikslą prie restorano kvito.
Grąžinimo, pasikartojančių išlaidų, asmeninių pirkinių ar mokėjimų dalimis atvejais aprašykite korekciją ir pateikite nuorodą į susijusią operaciją. Išsaugokite pradinę sumą ir pagrindžiančius dokumentus, kad kitas asmuo galėtų sekti pakeitimą.
Tai yra bendro pobūdžio veiklos forma. Kompensavimo taisyklės, leidžiamos išlaidos, sąskaitoms faktūroms keliami reikalavimai ir mokestinis traktavimas priklauso nuo įmonės ir jurisdikcijos. Atitinkamas finansų vadovas turėtų šias taisykles apibrėžti išlaidų politikoje.
Jei darbo eiga yra skirta konkrečiai Nyderlandams arba Vokietijai, Rally taip pat turi Nyderlandų deklaracijos formą ir Vokietijos kelionės išlaidų šabloną. Jų konkrečiai šaliai skirta informacija turėtų būti naudojama tik atitinkamame kontekste.
Mėnesio pabaigoje surinkus viską, žmonėms tenka atkurti pirkinių istoriją. „Rally“ WhatsApp agentas padeda darbuotojams iš karto pateikti kvitus ir kontekstą. „AutoMatch“ susieja pagrindžiančią informaciją su operacijomis, o platformos agentas padeda komandoms atlikti visą likusį išlaidų valdymo procesą ir sutvarkyti neįvykdytas užduotis.
Žmonės peržiūri neišsamius įrašus ir apskaitos sprendimus prieš naudodami palaikomus apskaitos rezultatus. Tas pats procesas gali tikti vieno asmens įmonei arba komandai, kurioje yra keli peržiūrėtojai. Peržiūrėkite Rally išlaidų valdymą, arba sužinokite, kaip DI agentai dera šiame procese.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
Sukurkite išlaidų politiką su nemokamu redaguojamu pirkimų, kvitų, tvirtinimo, kompensavimo, užsienio išlaidų ir išimčių šablonu.
Nemokama trūkstamo kvito deklaracija išlaidų informacijai, mokėjimo įrodymams ir tikrintojo patvirtinimui užfiksuoti.
