Ein Spesenbericht verknüpft geschäftliche Ausgaben mit den zugehörigen Belegen und der Person, die sie prüft. Ein hilfreicher Bericht macht außerdem deutlich, welche Beträge vom Unternehmen bezahlt wurden und welche einem Mitarbeiter möglicherweise erstattet werden müssen.
Kostenlosen Spesenbericht in Excel herunterladen, oder den druckbaren Spesenbericht öffnen. Beide sind auf Englisch und enthalten Spesenpositionen, Belegverweise und Prüffelder. Die Excel-Arbeitsmappe berechnet anhand Ihrer Eingaben die Berichtsbeträge und die genehmigten, von Mitarbeitenden bezahlten Gesamtbeträge. Das Browserformular verwendet manuell eingegebene Gesamtbeträge.
Legen Sie den Umfang fest, bevor Sie Ausgaben hinzufügen
Geben Sie dem Bericht eine Bezeichnung, einen Berichtszeitraum und eine juristische Einheit. Fügen Sie den Mitarbeitenden oder Eigentümer, das Team oder Projekt sowie die prüfende Person hinzu. Wenn Kosten verschiedenen Einheiten zuzuordnen sind, verwenden Sie separate Berichte und nehmen Sie bei gemeinsamen Käufen gegenseitig Bezug.
Wählen Sie eine Berichtswährung aus. Bewahren Sie zusätzlich die ursprüngliche Währung und den ursprünglichen Betrag jeder Transaktion auf. Der Bericht bietet Platz für beides; eine Währungsumrechnung darf niemals als ursprünglicher Kaufbetrag ausgegeben werden.
Geben Sie pro Zeile eine Ausgabe ein
Geben Sie für jeden Kauf das Datum, den Händler und den geschäftlichen Zweck ein. Markieren Sie, wer bezahlt hat: das Unternehmen oder der Mitarbeiter. Fügen Sie anschließend den ursprünglichen Betrag und die Währung, den Betrag in der Berichtswährung sowie den Nachweisverweis hinzu.
Verwenden Sie einen Belegdateinamen oder eine Dokumentreferenz, die der Prüfer finden kann. Bewahren Sie die Dateien gemeinsam im freigegebenen Aufzeichnungssystem des Unternehmens auf. Ein Bericht mit dem Hinweis „Beleg beigefügt“ lässt sich nur schwer prüfen, wenn keine zuverlässige Verknüpfung zum richtigen Dokument besteht.
| Feld | Was der Prüfer verstehen muss |
|---|
| Datum und Händler | Welchen Kauf die Zeile darstellt |
| Geschäftszweck | Warum die Kosten zum Unternehmen gehören |
| Bezahlt von | Ob das Unternehmen bereits bezahlt hat oder einem Mitarbeiter Geld zustehen könnte |
| Ursprünglicher Betrag und Währung | Angaben auf dem Beleg oder im Lieferantendatensatz |
| Quelle für Meldebetrag und -satz | Wie der Aufwand in die gemeinsame Währung des Berichts einfließt |
| Nachweisreferenz | Fundort des Belegs und ergänzende Informationen |
| Entscheidung | Genehmigt, ausstehend, abgelehnt oder weitere Nachweise erforderlich |
Gleichen Sie den Bericht ab, ohne eine Ausgabe doppelt zu bezahlen
Summieren Sie nur Beträge, die in der ausgewählten Berichtswährung angegeben sind. Trennen Sie vom Unternehmen bezahlte Ausgaben von den von Mitarbeitenden bezahlten Ausgaben. Der einem Mitarbeitenden zustehende Betrag hängt von den genehmigten, von ihm bezahlten Kosten ab, abzüglich anwendbarer Vorschüsse oder bereits erstatteter Beträge.
Eine mit einer Firmenkarte bezahlte Ausgabe kann trotzdem einen Beleg und eine Prüfung erfordern. Sie sollte nicht automatisch zu einer Mitarbeitererstattung werden. Ebenso ist eine Zahlung durch einen Mitarbeiter nicht automatisch genehmigt, nur weil sie im Bericht erscheint.
Die Excel-Arbeitsmappe rechnet jede Zeile mit dem von Ihnen eingegebenen Kurs der Berichtswährung um und summiert die resultierenden Beträge. Sie summiert genehmigte, von Mitarbeitenden bezahlte Ausgaben separat und zieht den von Ihnen eingegebenen Vorschuss oder die frühere Erstattung ab. Ein Kurs von 1 gilt, wenn die Ausgangs- und Berichtswährung identisch sind. Fehlende Kurse führen dazu, dass die betroffenen Beträge unvollständig bleiben. Klären Sie daher die Anzahl fehlender Eingaben in der Arbeitsmappe, bevor Sie sich auf die Summen verlassen.
Das druckbare Formular enthält Felder für manuell geprüfte Summen. Keine der beiden Versionen wählt Wechselkurse aus, legt die steuerliche Behandlung fest oder genehmigt Ausgaben. Prüfen Sie die Eingaben und die Entscheidung zur Überprüfung, bevor Sie bezahlen oder den Bericht buchen.
Ausnahmen im selben Datensatz beheben
Fordern Sie ein Duplikat an, wenn ein Beleg fehlt. Wenn er nicht wiederbeschafft werden kann, fügen Sie eine Erklärung zum fehlenden Beleg bei und lassen Sie die Zeile offen, bis sie geprüft wurde. Ein Formular für Geschäftsessen ergänzt die Angaben zu Gast und Zweck auf einem Restaurantbeleg.
Bei Rückerstattungen, doppelten Forderungen, persönlichen Ausgaben oder geteilten Zahlungen beschreiben Sie die Anpassung und verknüpfen Sie die zugehörige Transaktion. Bewahren Sie den ursprünglichen Betrag und die Belege auf, damit jemand anderes die Änderung nachvollziehen kann.
Den Bericht an das jeweilige Land anpassen
Dies ist eine allgemeine operative Vorlage. Erstattungsregeln, zulässige Kosten, Anforderungen an Rechnungen und die steuerliche Behandlung hängen vom Unternehmen und der jeweiligen Rechtsordnung ab. Die zuständige Person im Finanzbereich sollte diese Regeln festlegen. Halten Sie sie in der Spesenrichtliniefest.
Für einen gezielt niederländischen oder deutschen Workflow bietet Rally außerdem das und deutsche Vorlage für Reisekostenabrechnungen .Die zugehörigen länderspezifischen Hinweise sollten nur im jeweils relevanten Kontext verwendet werden.
Machen Sie den Bericht zum Ergebnis eines täglichen Prozesses
Sämtliche Ausgaben am Monatsende zusammenzutragen, führt dazu, dass Einkäufe rekonstruiert werden müssen. Zur Extraktion empfiehlt sich Folgendes: der Belegscanner . Der WhatsApp-Agent von Rally hilft Mitarbeitenden dabei, Belege und Kontext direkt bereitzustellen. AutoMatch verknüpft Belege mit Transaktionen, während der Plattform-Agent Teams dabei unterstützt, den gesamten Ausgaben-Workflow und die noch offenen Aufgaben zu bearbeiten.
Personen prüfen unvollständige Datensätze und buchhalterische Entscheidungen, bevor sie die unterstützten Buchhaltungsergebnisse. Derselbe Prozess kann für ein Ein-Personen-Unternehmen oder ein Team mit mehreren prüfenden Personen eingesetzt werden. Entdecken SieAusgabenmanagement von Rally, oder sehen Sie, wie KI-Agenten in den Prozess passen.
