Ausgabenmanagement ist eine Abfolge von Aufgaben. Jemand tätigt einen Einkauf, legt den Beleg vor, erläutert den geschäftlichen Zweck und klärt offene Fragen. Die Finanzabteilung prüft den Vorgang und übermittelt die freigegebenen Informationen an die Buchhaltung.
KI-Agenten sind nützlich, wenn sie dabei helfen, diesen Ablauf voranzubringen. Der Mehrwert liegt darin, den gesamten Spesenprozess abzuschließen – einschließlich unerledigter Aufgaben und Übergaben.
Rally kombiniert für diese Aufgabe einen WhatsApp-Agenten mit einem Plattform-Agenten. Mitarbeitende können Belege und Kontext zu Ausgaben über WhatsApp bereitstellen. Der Plattform-Agent unterstützt das Team dabei, Ausgabenaufgaben direkt in Rally zu bearbeiten. AutoMatch verknüpft Belege mit Transaktionen, während Mitarbeitende Ausnahmen prüfen und die Übergabe an die Buchhaltung übernehmen.
Denken Sie in Aufgaben, Belegen und Entscheidungen
Die Belegerfassung liest Felder aus einem Dokument aus. Der Abgleich verknüpft die Belege mit einer Transaktion. Ein Ausgaben-Workflow benötigt außerdem eine verantwortliche Person, den geschäftlichen Kontext, eine Prüfung und ein Ergebnis, das die Buchhaltung verwenden kann.
| Phase | Wobei ein Agent das Team unterstützen kann | Was man etablieren muss |
|---|
| Erfassen | Beleg und verfügbare Kontextinformationen erfassen | Richtige Einheit, Zweck und Ausgabenverantwortlicher |
| Übereinstimmung | Belegnachweis mit einer Transaktion verknüpfen | Ob Nachweis und Zahlung zusammengehören |
| Abgeschlossen | Fehlende Informationen und Fragen klären | Fakten, die das Dokument nicht belegen kann |
| Prüfen | Offene Aufgaben leichter erkennen und bearbeiten | Unternehmensrichtlinien, Entscheidungen und Umgang mit Ausnahmen |
| Buchhaltung | Die unterstützte Übergabe vorbereiten | Korrekte Zuordnung, Beträge, Belege und Genehmigung |
Verwenden Sie diese Tabelle, um den erforderlichen Workflow festzulegen. Bestätigen Sie, welche Aktionen in Ihrer Konfiguration verfügbar sind, statt davon auszugehen, dass jede Phase ohne Überprüfung abläuft.
Ein praktischer Ablauf: eine Ausgabe auf einer Auslandsreise
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kauft bei einem Besuch bei einem Kunden in einem anderen Land Verbrauchsmaterialien ein. Dies ist ein beispielhafter Prozess und kein gemessenes Kundenergebnis.
Beim Kauf: Der Mitarbeitende bewahrt den Beleg auf und sendet ihn über den WhatsApp-Agenten zusammen mit dem Kunden- oder Projektkontext. Für den Datensatz müssen der vom Lieferanten angegebene Kaufbetrag und die Währung angegeben sein.
Beim Abgleich: AutoMatch hilft, diesen Beleg der Transaktion zuzuordnen. Der belastete Betrag in der Kontowährung des Unternehmens kann vom Belegbetrag abweichen. Der Prüfer behält beide Beträge bei und untersucht Umrechnungs- oder andere Abweichungen, statt den Beleg so zu ändern, dass die Zahlen übereinstimmen.
Nach Abschluss: Das Team nutzt die Plattform und ihren Agenten, um offene Aufgaben zu Ausgaben abzuarbeiten. Ist der Name des Lieferanten unklar oder der Verwendungszweck nicht angegeben, liefert die zuständige Person diese Informationen. Ist das Dokument nicht lesbar, holt sie eine bessere Kopie ein.
Bei der Prüfung: Die autorisierte Person prüft die Belege, die juristische Person, den geschäftlichen Zweck und die Unternehmensrichtlinie. Ein unsicherer Treffer bleibt eine zu klärende Frage. Er sollte nicht allein deshalb den Status „genehmigt“ erhalten, weil Daten extrahiert wurden.
In der Buchhaltung: prüft das Finanzteam den geprüften Datensatz und den unterstützten Export bzw. die unterstützte Integration für diese Konfiguration. Die ursprünglichen Belege, die Transaktion und die relevanten Buchhaltungsfelder müssen miteinander verknüpft bleiben. Siehe den Buchhaltungs-Workflow für das aktuelle Angebot von Rally.
Definieren Sie die Ausnahmebehandlung vor der Einführung
Beginnen Sie mit den Fällen, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich vorkommen: zwei ähnliche Zahlungen, ein doppelter Beleg, eine Rückerstattung, eine private Zahlung durch einen Mitarbeitenden, ein fehlendes Dokument und ein Kauf in einer Fremdwährung. Legen Sie fest, wer den jeweiligen Fall klärt und wie eine Korrektur in den endgültigen Datensatz gelangt.
Eine Erklärung zu einer fehlenden Quittung kann eine Beleglücke dokumentieren. Ausgabenrichtlinien legen Verantwortlichkeiten und Genehmigungsregeln fest. Weder ein Formular noch ein Beauftragter bestimmt eine allgemeingültige steuerliche Absetzbarkeit oder einen Vorsteuerabzug.
Um die Belegerfassung selbst zu erkunden, verwenden Sie den Belegscanner. Das Lesen eines Belegs ist ein Schritt hin zu einer vollständigen Ausgabenaufzeichnung.
Den gesamten Prozess messen
Erfassen Sie vor der Einführung den Zeitaufwand für das Sammeln von Belegen, die Korrektur von Datensätzen und die Vorbereitung der Buchhaltung. Messen Sie dieselben Aufgaben anschließend über einen vergleichbaren Zeitraum und bei einer vergleichbaren Ausgabenstruktur.
Zu den nützlichen Kennzahlen gehören der Anteil der Ausgaben mit beigefügtem Beleg, Zuordnungen, die korrigiert werden müssen, zum Abschluss noch ungeklärte Ausgaben sowie die Zeit vom Kauf bis zu einem geprüften Buchungsdatensatz. Zählen Sie neben abgeschlossenen Aufgaben auch Fehler und Nacharbeit. Ein schnellerer erster Schritt ist weniger hilfreich, wenn dadurch im weiteren Prozess mehr Nacharbeit anfällt.
Starten Sie mit der passenden Größe für Ihr Unternehmen
Eine selbstständig tätige Person kann sowohl die Erfassung als auch die Prüfung übernehmen, während ein Steuerberater die abschließende Behandlung vornimmt. Ein wachsendes Team benötigt benannte Genehmigende. Ein grenzüberschreitend tätiges Unternehmen benötigt außerdem eine Zuordnung zu den jeweiligen Gesellschaften sowie lokale buchhalterische Entscheidungen.
Der Workflow kann mit diesen Verantwortlichkeiten wachsen. Entdecken Sie Rallys Ausgabenmanagement, und erfahren Sie, wie es Ihre Geschäftsbank ergänzt, oder nutzen Sie den Leitfaden zur grenzüberschreitenden Einführung , um einen internationalen Rollout zu planen.
