Udgiftsstyring er en række opgaver. En person foretager et køb, fremlægger dokumentationen, forklarer det forretningsmæssige formål og afklarer eventuelle spørgsmål. Økonomiafdelingen gennemgår registreringen og sender de godkendte oplysninger til regnskabsafdelingen.
AI-agenter er nyttige, når de hjælper med at føre denne sekvens videre. Værdien ligger i at gennemføre udgiftsarbejdsgangen, herunder dens uafsluttede opgaver og overdragelser.
Rally kombinerer en WhatsApp-agent og en platformagent til denne opgave. Medarbejdere kan indsende kvitteringer og kontekst om udgifter via WhatsApp. Platformagenten hjælper teamet med at håndtere udgiftsopgaver i Rally. AutoMatch forbinder kvitteringer med transaktioner, mens medarbejdere gennemgår undtagelser og overdragelsen til regnskabsafdelingen.
Tænk i opgaver, dokumentation og beslutninger
Kvitteringsudtræk læser felter fra et dokument. Matchning forbinder dokumentationen med en transaktion. En udgiftsarbejdsgang kræver også ejerskab, forretningskontekst, gennemgang og et resultat, som regnskabsafdelingen kan bruge.
| Fase | Hvad en agent kan hjælpe teamet med | Det, folk skal fastslå |
|---|
| Registrér | Indsaml kvitteringen og den tilgængelige kontekst | Korrekt enhed, formål og udgiftsansvarlig |
| Match | Forbind kvitteringsdokumentation med en transaktion | Om dokumentationen og betalingen hører sammen |
| Fuldført | Afklar manglende oplysninger og spørgsmål | Fakta, som dokumentet ikke kan fastslå |
| Gennemgå | Gør udestående opgaver nemmere at identificere og håndtere | Beslutning om virksomhedspolitik og håndtering af undtagelser |
| Regnskab | Forbered den understøttede overdragelse | Korrekt mapping, beløb, dokumentation og godkendelse |
Brug denne tabel til at definere den krævede arbejdsgang. Bekræft, hvilke handlinger der er tilgængelige i din opsætning, i stedet for at antage, at hvert trin gennemføres uden gennemgang.
Et gennemgået workflow: en udgift på en udlandsrejse
Forestil dig en medarbejder, der køber forsyninger under et kundebesøg i et andet land. Dette er en illustrativ proces og ikke et målt resultat for en kunde.
Ved købet: medarbejderen beholder kvitteringen og sender den via WhatsApp-agenten sammen med kunde- eller projektkonteksten. Registreringen skal indeholde købsbeløbet og den valuta, leverandøren angiver.
Ved matchning: AutoMatch hjælper med at knytte kvitteringen til transaktionen. Det opkrævede beløb i virksomhedens kontovaluta kan afvige fra beløbet på kvitteringen. Kontrollanten bevarer begge beløb og undersøger valutaomregning eller andre forskelle i stedet for at ændre kvitteringen, så tallene bliver ens.
Ved afslutningen: teamet bruger platformen og dens agent til at håndtere udestående opgaver vedrørende udgifter. Hvis leverandørens navn er uklart, eller formålet mangler, angiver den ansvarlige person disse oplysninger. Hvis dokumentet er ulæseligt, indhenter de en bedre kopi.
Ved gennemgangen: Den autoriserede person kontrollerer dokumentationen, enheden, virksomhedens formål og virksomhedens politik. Et usikkert match forbliver et spørgsmål, der skal afklares. Det bør ikke få en godkendt status, blot fordi data er blevet udtrukket.
I regnskabsfunktionen: økonomiafdelingen kontrollerer den gennemgåede post og den understøttede eksport eller integration til den pågældende opsætning. Den oprindelige dokumentation, transaktionen og de relevante regnskabsfelter skal forblive sammenkædet. Se nærmere: regnskabsarbejdsgangen for Rallys aktuelle tilbud.
Definér håndteringen af undtagelser før lanceringen
Tag udgangspunkt i de situationer, din virksomhed faktisk møder: to ens betalinger, en dobbelt kvittering, en tilbagebetaling, en medarbejder, der betaler privat, et manglende dokument og et køb i udenlandsk valuta. Beslut, hvem der håndterer hver situation, og hvordan en rettelse kommer med i det endelige regnskab.
En erklæring om manglende kvittering kan dokumentere en mangel på dokumentation. En udgiftspolitik fastsætter ansvar og godkendelsesregler. Hverken en formular eller en medarbejder afgør, om noget generelt kan fradrages skattemæssigt, eller om moms kan refunderes.
Hvis du vil udforske selve kvitteringsudtrækket, kan du bruge kvitteringsscanneren. At læse en kvittering er et skridt på vejen mod en komplet udgiftsregistrering.
Mål hele processen
Før implementeringen skal du registrere den tid, medarbejderne bruger på at indsamle dokumentation, korrigere registreringer og forberede regnskabet. Mål de samme opgaver bagefter over en sammenlignelig periode og med et tilsvarende udgiftsmix.
Nyttige målepunkter omfatter andelen af udgifter med vedlagt dokumentation, match, der kræver korrektion, uafklarede udgifter ved periodens afslutning samt tiden fra købet til en gennemgået post i regnskabet. Medregn fejl og efterarbejde såvel som afsluttede opgaver. Et hurtigere første trin er mindre nyttigt, hvis det medfører mere reparationsarbejde senere i processen.
Kom i gang i takt med din virksomheds størrelse
En selvstændig kan både stå for indsamling og gennemgang, mens en revisor håndterer den endelige behandling. Et team i vækst har brug for navngivne godkendere. En virksomhed, der opererer på tværs af grænser, har også brug for ejerskab på virksomhedsniveau og lokale regnskabsmæssige beslutninger.
Arbejdsgangen kan udvides i takt med disse ansvarsområder. Udforsk Rallys udgiftsstyring, se, hvordan den kan fungere side om side med din virksomheds bank, eller brug guiden til grænseoverskridende aktiviteter til at planlægge en international udrulning.
