Η διαχείριση εξόδων είναι μια σειρά από εργασίες. Κάποιος πραγματοποιεί μια αγορά, παρέχει τα σχετικά παραστατικά, εξηγεί τον επαγγελματικό σκοπό και επιλύει τυχόν απορίες. Το τμήμα οικονομικών ελέγχει την καταχώριση και καταχωρίζει τα εγκεκριμένα στοιχεία στο λογιστικό σύστημα.
Οι πράκτορες τεχνητής νοημοσύνης είναι χρήσιμοι όταν βοηθούν αυτήν τη διαδικασία να προχωρήσει. Η αξία τους έγκειται στην ολοκλήρωση της ροής εργασιών δαπανών, συμπεριλαμβανομένων των εκκρεμών εργασιών και των μεταβιβάσεων.
Το Rally συνδυάζει έναν agent στο WhatsApp και έναν agent στην πλατφόρμα για αυτήν την εργασία. Οι εργαζόμενοι μπορούν να υποβάλλουν αποδείξεις και πληροφορίες σχετικά με τα έξοδα μέσω WhatsApp. Ο agent της πλατφόρμας βοηθά την ομάδα να διεκπεραιώνει τις εργασίες εξόδων μέσα στο Rally. Το AutoMatch συνδέει τις αποδείξεις με τις συναλλαγές, ενώ οι υπεύθυνοι ελέγχουν τις εξαιρέσεις και τη διαβίβαση στη λογιστική.
Σκεφτείτε με βάση τις εργασίες, τα τεκμήρια και τις αποφάσεις
Η εξαγωγή αποδείξεων διαβάζει πεδία από ένα έγγραφο. Η αντιστοίχιση συνδέει τα στοιχεία τεκμηρίωσης με μια συναλλαγή. Μια ροή εργασίας για έξοδα χρειάζεται επίσης ανάθεση υπευθυνότητας, επιχειρηματικό πλαίσιο, έλεγχο και ένα αποτέλεσμα που μπορεί να χρησιμοποιήσει η λογιστική.
| Στάδιο | Τι μπορεί να βοηθήσει την ομάδα να κάνει ένας εκπρόσωπος | Τι πρέπει να τεκμηριώσουν |
|---|
| Καταγραφή | Συλλέξτε την απόδειξη και τις διαθέσιμες πληροφορίες | Σωστή οντότητα, σκοπός και υπεύθυνος δαπάνης |
| Αντιστοίχιση | Συνδέστε το αποδεικτικό της απόδειξης με μια συναλλαγή | Αν τα αποδεικτικά στοιχεία και η πληρωμή ανήκουν μαζί |
| Ολοκληρώθηκε | Αντιμετώπιση ελλιπών πληροφοριών και ερωτήσεων | Στοιχεία που το έγγραφο δεν μπορεί να τεκμηριώσει |
| Έλεγχος | Κάντε τις εκκρεμείς εργασίες πιο εύκολες στον εντοπισμό και τη διαχείριση | Απόφαση βάσει της πολιτικής της εταιρείας και αντιμετώπιση εξαιρέσεων |
| Λογιστική | Προετοιμάστε την υποστηριζόμενη παράδοση | Ορθή αντιστοίχιση, ποσά, τεκμηρίωση και έγκριση |
Χρησιμοποιήστε αυτόν τον πίνακα για να καθορίσετε την απαιτούμενη ροή εργασίας. Επιβεβαιώστε τις διαθέσιμες ενέργειες στη ρύθμισή σας, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι κάθε στάδιο πραγματοποιείται χωρίς έλεγχο.
Ένα πρακτικό παράδειγμα: μια δαπάνη σε ταξίδι στο εξωτερικό
Ας εξετάσουμε έναν εργαζόμενο που αγοράζει προμήθειες ενώ επισκέπτεται έναν πελάτη σε άλλη χώρα. Πρόκειται για ενδεικτική διαδικασία και όχι για μετρημένο αποτέλεσμα πελάτη.
Κατά την αγορά: ο εργαζόμενος κρατά την απόδειξη και τη στέλνει μέσω του πράκτορα WhatsApp μαζί με το πλαίσιο του πελάτη ή του έργου. Η καταγραφή χρειάζεται το ποσό αγοράς και το νόμισμα που εμφανίζει ο προμηθευτής.
Κατά την αντιστοίχιση: Το AutoMatch βοηθά στη σύνδεση της απόδειξης με τη συναλλαγή. Το ποσό που χρεώνεται στο νόμισμα του εταιρικού λογαριασμού μπορεί να διαφέρει από το ποσό της απόδειξης. Ο ελεγκτής διατηρεί και τα δύο ποσά και διερευνά τις διαφορές από τη μετατροπή ή άλλες αποκλίσεις, αντί να αλλάξει την απόδειξη ώστε να συμφωνούν τα ποσά.
Με την ολοκλήρωση: η ομάδα χρησιμοποιεί την πλατφόρμα και τον agent της για να διεκπεραιώσει τις εκκρεμείς εργασίες εξόδων. Αν το όνομα του προμηθευτή δεν είναι σαφές ή λείπει ο σκοπός, ο υπεύθυνος παρέχει αυτές τις πληροφορίες. Αν το έγγραφο δεν είναι ευανάγνωστο, εξασφαλίζει καλύτερο αντίγραφο.
Κατά την επανεξέταση: το εξουσιοδοτημένο άτομο ελέγχει τα αποδεικτικά στοιχεία, την οντότητα, τον επιχειρηματικό σκοπό και την πολιτική της εταιρείας. Μια αβέβαιη αντιστοίχιση παραμένει ζήτημα προς επίλυση. Δεν πρέπει να αποκτά εγκεκριμένη κατάσταση απλώς επειδή έχουν εξαχθεί δεδομένα.
Στη λογιστική: η οικονομική ομάδα ελέγχει την εξετασμένη εγγραφή και την υποστηριζόμενη εξαγωγή ή ενσωμάτωση για τη συγκεκριμένη ρύθμιση. Τα αρχικά αποδεικτικά στοιχεία, η συναλλαγή και τα σχετικά λογιστικά πεδία πρέπει να παραμένουν συνδεδεμένα. Δείτε τη λογιστική ροή για την τρέχουσα προσφορά της Rally.
Καθορίστε τη διαχείριση των εξαιρέσεων πριν από την κυκλοφορία
Ξεκινήστε με τις περιπτώσεις που αντιμετωπίζει πραγματικά η επιχείρησή σας: δύο παρόμοιες πληρωμές, μια διπλότυπη απόδειξη, μια επιστροφή χρημάτων, έναν εργαζόμενο που πληρώνει από την τσέπη του, ένα έγγραφο που λείπει και μια αγορά σε ξένο νόμισμα. Καθορίστε ποιος χειρίζεται κάθε περίπτωση και πώς μια διόρθωση καταχωρίζεται στην οριστική εγγραφή.
Μια δήλωση απώλειας απόδειξης μπορεί να τεκμηριώσει ένα κενό στα αποδεικτικά στοιχεία. Μια πολιτική δαπανών καθορίζει τις αρμοδιότητες και τους κανόνες έγκρισης. Ούτε μια φόρμα ούτε ένας πράκτορας καθορίζει την καθολική φορολογική εκπιπτότητα ή την ανάκτηση ΦΠΑ.
Για να εξερευνήσετε την ίδια την εξαγωγή δεδομένων από αποδείξεις, χρησιμοποιήστε τον σαρωτή αποδείξεων. Η ανάγνωση μιας απόδειξης είναι ένα βήμα προς μια πλήρη καταγραφή εξόδων.
Μετρήστε ολόκληρη τη διαδικασία
Πριν από την εφαρμογή, καταγράψτε τον χρόνο που δαπανούν οι εργαζόμενοι για τη συλλογή δικαιολογητικών, τη διόρθωση καταχωρίσεων και την προετοιμασία της λογιστικής. Στη συνέχεια, μετρήστε τις ίδιες εργασίες για συγκρίσιμη χρονική περίοδο και με παρόμοιο μείγμα δαπανών.
Χρήσιμοι δείκτες περιλαμβάνουν το ποσοστό των εξόδων με συνημμένα αποδεικτικά, τις αντιστοιχίσεις που απαιτούν διόρθωση, τα ανεπίλυτα έξοδα κατά το κλείσιμο και τον χρόνο από την αγορά έως μια ελεγμένη λογιστική καταχώριση. Καταγράψτε τα σφάλματα και την επανεκτέλεση εργασιών, καθώς και τις ολοκληρωμένες εργασίες. Ένα ταχύτερο πρώτο βήμα είναι λιγότερο χρήσιμο αν αφήνει περισσότερες εργασίες επιδιόρθωσης σε μεταγενέστερο στάδιο.
Ξεκινήστε με βάση το μέγεθος της επιχείρησής σας
Ένας αυτοαπασχολούμενος μπορεί να αναλαμβάνει τόσο την καταχώριση όσο και τον έλεγχο, ενώ ένας λογιστής χειρίζεται την τελική λογιστική αντιμετώπιση. Μια αναπτυσσόμενη ομάδα χρειάζεται ορισμένους εγκρίνοντες. Μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται διασυνοριακά χρειάζεται επίσης σαφή ανάθεση αρμοδιοτήτων σε επίπεδο οντότητας και αποφάσεις τοπικής λογιστικής.
Η ροή εργασιών μπορεί να εξελιχθεί μαζί με αυτές τις αρμοδιότητες. Εξερευνήστε τη διαχείριση εξόδων της Rally, δείτε πώς μπορεί να λειτουργήσει παράλληλα με την εταιρική σας τράπεζαή χρησιμοποιήστε τον οδηγό για διασυνοριακές δραστηριότητες για να σχεδιάσετε μια διεθνή επέκταση.
