Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Više nikad ne obrađujte troškove
Rallyjev agent AutoMatch sve obavlja umjesto vas
Upravljanje troškovima niz je zadataka. Netko obavi kupnju, priloži dokaz, objasni poslovnu svrhu i razriješi eventualna pitanja. Financije pregledavaju zapis i šalju odobrene podatke u računovodstvo.
AI agenti korisni su kada pomažu da se taj slijed nastavi. Vrijednost je u dovršavanju tijeka obrade troškova, uključujući nedovršene zadatke i primopredaje.
Rally za ovaj posao objedinjuje WhatsApp agenta i agenta na platformi. Zaposlenici mogu putem WhatsAppa dostaviti račune i kontekst troškova. Agent na platformi pomaže timu da unutar Rallyja obradi zadatke povezane s troškovima. AutoMatch povezuje račune s transakcijama, dok ljudi pregledavaju iznimke i pripremaju predaju računovodstvu.
Ekstrakcija podataka iz računa očitava polja iz dokumenta. Uparivanje povezuje dokaze s transakcijom. Tijek obrade troška također zahtijeva vlasništvo, poslovni kontekst, pregled i izlazni podatak koji računovodstvo može upotrijebiti.
| Faza | Što agent može pomoći timu učiniti | Što ljudi trebaju uspostaviti |
|---|---|---|
| Snimanje | Prikupite račun i dostupne kontekstualne podatke | Točan subjekt, svrha i vlasnik troška |
| Podudaranje | Povežite dokaz o računu s transakcijom | Jesu li dokaz i plaćanje povezani |
| Dovršeno | Obradite nedostajuće informacije i pitanja | Činjenice koje dokument ne može utvrditi |
| Pregled | Olakšajte prepoznavanje i rješavanje neriješenih zadataka | Odluka o politici tvrtke i postupanje s iznimkama |
| Računovodstvo | Pripremite podržanu primopredaju | Ispravno mapiranje, iznosi, dokazi i odobrenje |
Upotrijebite ovu tablicu za definiranje potrebnog tijeka rada. Potvrdite koje su radnje dostupne u vašem postavu umjesto da pretpostavite kako se svaka faza odvija bez provjere.
Zamislite zaposlenika koji kupuje potrepštine tijekom posjeta klijentu u drugoj zemlji. Ovo je ilustrativan postupak, a ne izmjereni rezultat klijenta.
Pri kupnji: zaposlenik zadržava račun i šalje ga putem agenta WhatsApp zajedno s kontekstom klijenta ili projekta. U zapisu moraju biti navedeni iznos kupnje i valuta koje je prikazao dobavljač.
Prilikom uparivanja: AutoMatch pomaže povezati tu potvrdu s transakcijom. Naplaćeni iznos u valuti računa tvrtke može se razlikovati od iznosa na računu. Osoba koja provjerava zadržava oba iznosa i istražuje razlike zbog konverzije ili druge razlike, umjesto da mijenja račun kako bi iznosi bili jednaki.
Po završetku: tim koristi platformu i njezina agenta za rješavanje preostalih zadataka povezanih s troškovima. Ako naziv dobavljača nije jasan ili nedostaje svrha, odgovorna osoba unosi te podatke. Ako je dokument nečitljiv, pribavlja bolju kopiju.
Pri provjeri: ovlaštena osoba provjerava dokaze, subjekt, poslovnu svrhu i politiku društva. Nesigurno podudaranje ostaje pitanje koje treba riješiti. Ne bi trebalo dobiti status odobrenog samo zato što su podaci izdvojeni.
U računovodstvu: financije provjeravaju pregledani zapis i podržani izvoz ili integraciju za tu postavku. Izvorni dokazi, transakcija i relevantna računovodstvena polja moraju ostati povezani. Pogledajte računovodstveni tijek rada za trenutačnu ponudu platforme Rally.
Započnite sa slučajevima s kojima se vaše poslovanje doista susreće: dvije slične uplate, dvostruki račun, povrat novca, zaposlenik koji plaća osobnim sredstvima, dokument koji nedostaje i kupnja u stranoj valuti. Odredite tko rješava svaki od njih i kako ispravak dolazi do konačne evidencije.
Jedna može dokumentirati nedostatak dokaza. Jedna politika troškova znači odgovornosti i pravila odobravanja. Ni obrazac ni agent ne određuju univerzalnu poreznu odbitnost ni povrat PDV-a. Ni obrazac ni agent ne određuju univerzalnu poreznu odbitnost ni povrat PDV-a.
Za samostalno istraživanje izdvajanja podataka s računa upotrijebite skeniranje računa. Čitanje računa prvi je korak prema potpunom zapisu troškova.
Prije uvođenja zabilježite vrijeme koje ljudi troše na prikupljanje dokaza, ispravljanje evidencija i pripremu računovodstva. Nakon toga mjerite iste zadatke tijekom usporedivog razdoblja i uz usporedivu strukturu troškova.
Korisne mjere uključuju udio troškova s priloženim dokazima, podudaranja koja je potrebno ispraviti, neriješene troškove pri zatvaranju te vrijeme od kupnje do pregledanog računovodstvenog zapisa. Uključite pogreške i ponovljeni rad, kao i dovršene zadatke. Brži prvi korak manje je koristan ako ostavlja više naknadnog rada na ispravcima.
Samozaposlena osoba može biti odgovorna i za prikupljanje i za pregled, dok računovođa obrađuje konačnu računovodstvenu obradu. Rastućem timu potrebni su imenovani odobravatelji. Poduzeću koje posluje preko granica također su potrebni vlasništvo nad entitetima i lokalne računovodstvene odluke.
Taj se tijek rada može razvijati zajedno s tim odgovornostima. Istražite Rallyjevo upravljanje troškovima, saznajte kako može funkcionirati uz vašu poslovnu banku, ili upotrijebite prekogranični vodič za planiranje međunarodnog uvođenja.
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: jednostavno zabilježite sve sudionike, svrhu, račune, plaćanja i odobrenje tvrtke.
Praktičan vodič za upravljanje prekograničnim poslovnim troškovima, različitim valutama, računima i računovodstvenim pregledom u poslovanju.
Izradite pravilnik o troškovima uz besplatan predložak koji možete uređivati za kupnje, račune, odobrenja, povrate, inozemnu potrošnju i iznimke.
