Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Transakcija na čekanju obično znači da je kartično plaćanje autorizirano, ali još nije knjiženo kao konačno terećenje. Autorizacijom se sredstva rezerviraju za kupnju. To može smanjiti iznos raspoloživ za potrošnju iako je konačno plaćanje još u obradi.
To je važno za prepaid poslovne kartice: uplaćeni iznos i iznos raspoloživ za sljedeću kupnju mogu se razlikovati. Pri planiranju nadoplate provjerite i rezervirana sredstva i proknjiženu potrošnju.
| Status | Što to obično znači | Što financijski tim treba provjeriti |
|---|---|---|
| Na čekanju | Iznos je autoriziran ili rezerviran dok plaćanje nije dovršeno | Podaci o kupnji, rezervirani iznos i preostali raspoloživi saldo |
| Proknjiženo | Plaćanje trgovcu evidentirano je kao dovršena kartična naplata | Konačni iznos, valuta i dokumentacija dobavljača |
| Ukinuta ili stornirana rezervacija sredstava | Rezervacija je ukinuta | Postoji li konačno terećenje ili još može uslijediti |
| Vraćeno | Novac se vraća nakon proknjižene kupnje | Status i iznos povrata te eventualno knjižno odobrenje dobavljača |
Oznake se razlikuju među kartičnim sustavima. Za tumačenje statusa koristite pojedinosti transakcije i upute izdavatelja umjesto da se oslanjate samo na boju ili obavijest.
Na samoposlužnom terminalu za gorivo konačni iznos kupnje možda nije poznat pri prvom očitavanju kartice. Trgovac može zatražiti predautorizaciju prije točenja goriva, a zatim poslati stvarni iznos. Hoteli i tvrtke za najam vozila također mogu rezervirati sredstva za troškove čiji iznos još nije konačan.
Rezervirani iznos nije naknada koja se primjenjuje u svim slučajevima niti nužno predstavlja drugu kupnju. Prihvaćanje kartične sheme također ne jamči da će određena transakcija uspjeti: na to mogu utjecati raspoloživa sredstva, postavke kontrole kartice i način na koji terminal obrađuje autorizacije.
Prije putovanja isprobajte prepaid karticu na tipičnim lokacijama i predvidite rezervacije sredstava koje vaše kupnje doista zahtijevaju. Limit potrošnje i raspoloživi saldo rješavaju različite probleme; povećanje jednog ne rješava automatski problem s drugim.
Pretpostavimo da je na prepaid kartici dostupno 1.000 GBP, bez drugih transakcija ili naknada. Trgovac rezervira 120 GBP, a konačni iznos kupnje iznosi 94 GBP.
| Korak | Izračun | Raspoloživa sredstva |
|---|---|---|
| Prije kupnje | Raspoloživa uplaćena sredstva | 1.000 GBP |
| Dok je rezervacija iznosa od 120 GBP na snazi | 1.000 GBP − 120 GBP | 880 GBP |
| Nakon što se proknjiži 94 GBP i oslobodi cijeli rezervirani iznos | 1.000 GBP − 94 GBP | 906 GBP |
Konačni trošak iznosi 94 GBP. Razlika između rezerviranog iznosa i tog troška iznosi 26 GBP. Nemojte evidentirati 120 GBP i 94 GBP kao dva troška samo zato što se oba iznosa prikazuju tijekom obrade.
U posljednjem se retku pretpostavlja da je rezervacija sredstava u cijelosti ukinuta. Ako su knjiženo terećenje i rezervacija sredstava i dalje istodobno vidljivi, raspoloživi saldo može se privremeno razlikovati. Provjerite njihove referentne oznake i zatražite od izdavatelja da objasni njihov status prije nego što prikaz protumačite kao dvostruko terećenje. Ovaj primjer ne uključuje ostalu potrošnju, naknade ni konverziju valuta.
Najprije provjerite kupnju, trgovca, datum, iznos i referencu kartice. Trgovački naziv može se razlikovati od naziva na računu, stoga usporedite izvorni dokument i opis transakcije.
Zatim provjerite trgovčev zapis o dovršetku ili otkazivanju transakcije te rok koji je izdavatelj objavio za tu vrstu transakcije. Ako rezervacija sredstava traje dulje od tog roka, obratite se izdavatelju i dostavite referentne oznake transakcije te sve dokaze o otkazivanju. Trgovac će možda također trebati potvrditi je li autorizaciju realizirao ili poništio.
Nemojte ponovno plaćati samo da bi transakcija na čekanju nestala. Provjerite je li novo plaćanje doista potrebno i što će biti s izvornom autorizacijom. Ako ne prepoznajete kupnju, odmah se obratite podršci izdavatelja kartice i slijedite njegov postupak za zaštitu kartice; ne morate čekati da se transakcija proknjiži kako biste poduzeli odgovarajuće korake.
Status plaćanja pratite odvojeno od toga je li poduzeće primilo robu ili usluge. Datum knjiženja transakcije nije uvijek datum na koji treba priznati trošak ili obvezu. Financijski tim možda će morati primijeniti vremensko razgraničenje ili drugi računovodstveni postupak u skladu sa svojom računovodstvenom politikom prije nego što se kartična transakcija namiri.
Izvorni dokument i poslovna svrha trebaju ostati povezani s konačnim plaćanjem. Ako se konačni iznos promijeni, istražite razlog umjesto da mijenjate dokument kako bi se iznosi podudarali. Za kupnje u inozemstvu sačuvajte i račun u izvornoj valuti i podatak o iznosu namire.
Za postupak obrade dokazne dokumentacije pogledajte kako skenirati račune. Za narudžbe dobavljačima i odstupanja pri isporuci koristite postupak usklađivanja računa.
Odredite osobu koja će pratiti raspoloživa sredstva prije dana s većim brojem službenih putovanja. U plan osiguravanja sredstava uključite očekivane kupnje, ponavljajuće naplate i realnu rezervu za autorizacije. Pri usporedbi uvjeta odvojite taj iznos za redovno poslovanje od mjesečnih naknada ili eventualne jamčevine.
Rally kartice koriste unaprijed uplaćena sredstva. Vodič za novčani tok bez pologa objašnjava razliku između uplate sredstava, pologa i naknada. Tijekom pilot-projekta provjerite status transakcija i podatke za računovodstvo kako bi vozači i financijski tim znali što učiniti ako plaćanje nije dovršeno.
Skenirajte čitljive račune, provjerite iznose i porez, povežite plaćanja i čuvajte dokaze. Uključuje test tijeka rada s pet računa.
Usporedite račune s narudžbama i dokazima o isporuci. Uz razrađen primjer odstupanja i kontrolni popis iznimaka provjerite iznose, duplikate i plaćanja.
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: sudionici, svrha, računi, plaćanja i odobrenje tvrtke.
