Nick Telecki on Rallyn toimitusjohtaja, ja hän kirjoittaa tekoälypohjaisesta kulujen hallinnasta, yrityskorteista, polttoainekuluista ja rajat ylittävästä liiketoiminnasta.
Odottava tapahtuma tarkoittaa yleensä, että korttimaksu on hyväksytty, mutta sitä ei ole vielä kirjattu lopulliseksi veloitukseksi. Katevaraus varaa varat ostosta varten. Se voi pienentää käytettävissä olevaa summaa, vaikka lopullista maksua vielä käsitellään.
Tämä on tärkeää prepaid-yrityskorttien käytössä: kortille lataamasi saldo ja seuraavaan ostoon käytettävissä oleva saldo voivat erota toisistaan. Kun suunnittelet saldon lataamista, tarkista sekä voimassa olevat katevaraukset että kirjatut maksut.
| Tila | Mitä se yleensä tarkoittaa | Taloushallinnon tarkistettavat asiat |
|---|---|---|
| Odottaa | Summa on hyväksytty tai varattu, mutta maksu on vielä kesken | Oston tiedot, katevarauksen määrä ja jäljellä oleva käytettävissä oleva saldo |
| Kirjattu | Kauppiaan maksu on kirjattu toteutuneeksi korttiveloitukseksi | Lopullinen summa, valuutta ja toimittajan tositteet |
| Vapautettu tai peruttu katevaraus | Varaus on poistettu | Onko lopullinen veloitus tehty tai voiko se vielä tulla |
| Hyvitetty | Kirjatusta ostoksesta palautetaan rahaa | Maksunpalautuksen tila, summa ja mahdollinen toimittajan hyvityslasku |
Tilojen nimet vaihtelevat korttijärjestelmittäin. Tulkitse tila tapahtuman tietojen ja kortinmyöntäjän ohjeiden perusteella sen sijaan, että luottaisit pelkkään väriin tai ilmoitukseen.
Tankkausautomaatilla ostoksen lopullinen summa ei välttämättä ole tiedossa, kun korttia käytetään ensimmäisen kerran. Kauppias voi pyytää katevarausta ennen tankkausta ja veloittaa varsinaisen summan sen jälkeen. Myös hotellit ja autovuokraamot voivat tehdä katevarauksia maksuille, joiden lopullinen summa ei ole vielä tiedossa.
Katevarauksen määrä ei ole yleisesti perittävä maksu, eikä kyse välttämättä ole toisesta ostosta. Korttiverkoston hyväksyminen ei myöskään takaa yksittäisen maksutapahtuman onnistumista: käytettävissä olevat varat, kortin käyttörajoitukset ja maksupäätteen tapa käsitellä varmennuksia voivat kaikki vaikuttaa asiaan.
Testaa prepaid-korttia ennen matkaa tyypillisissä käyttöpaikoissa ja varaudu ostostesi todellisuudessa edellyttämiin katevarauksiin. Käyttöraja ja käytettävissä oleva saldo ratkaisevat eri ongelmia: toisen nostaminen ei automaattisesti korjaa toiseen liittyvää ongelmaa.
Oletetaan, että prepaid-kortilla on käytettävissä 1 000 £ eikä muita tapahtumia tai kuluja ole. Kauppias tekee 120 £:n katevarauksen, ja lopullinen ostosumma on 94 £.
| Vaihe | Laskenta | Käytettävissä olevat varat |
|---|---|---|
| Ennen ostoa | Käytettävissä oleva ladattu saldo | 1 000 £ |
| Kun 120 £:n katevaraus on voimassa | 1 000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Kun 94 £ on kirjattu ja koko katevaraus on vapautettu | 1 000 £ − 94 £ | 906 £ |
Lopullinen veloitus on 94 £. Katevarauksen ja lopullisen veloituksen erotus on 26 £. Älä kirjaa summia 120 £ ja 94 £ erillisiksi kuluiksi vain siksi, että molemmat näkyvät käsittelyn aikana.
Viimeisellä rivillä oletetaan, että katevaraus on vapautettu kokonaan. Jos kirjattu veloitus ja katevaraus näkyvät samanaikaisesti, käytettävissä oleva saldo voi tilapäisesti poiketa esitetystä. Tarkista niiden viitetiedot ja pyydä kortinmyöntäjää selvittämään tilanne ennen kuin tulkitset näkymän kaksinkertaiseksi veloitukseksi. Tässä esimerkissä ei huomioida muita ostoja, maksuja eikä valuutanvaihtoa.
Varmista ensin ostos, myyjä, päivämäärä, summa ja kortin tunnistetiedot. Myyjän käyttämä nimi voi poiketa kuitissa olevasta nimestä, joten vertaa tapahtuman kuvausta myös alkuperäiseen tositteeseen.
Tarkista sitten kauppiaan tiedot maksun vahvistamisesta tai perumisesta sekä kortinmyöntäjän ilmoittama käsittelyaika kyseiselle tapahtumatyypille. Jos katevaraus on voimassa tätä pidempään, ota yhteyttä kortinmyöntäjään ja toimita tapahtuman viitetiedot sekä mahdollinen tosite perumisesta. Kauppiaan voi myös olla tarpeen vahvistaa, onko se veloittanut katevarauksen vai peruuttanut sen.
Älä maksa uudelleen vain saadaksesi odottavan tapahtuman pois näkyvistä. Selvitä, tarvitaanko toista maksua todella ja miten alkuperäinen katevaraus käsitellään. Jos et tunnista ostosta, ota viipymättä yhteyttä kortin myöntäjän asiakastukeen ja noudata kortin turvallisuusohjeita. Voit ryhtyä tarvittaviin toimiin odottamatta maksun lopullista kirjautumista.
Seuraa maksun tilaa erillään siitä, onko yritys vastaanottanut tavarat tai palvelut. Maksutapahtuman kirjauspäivä ei aina ole sama kuin päivä, jolloin kulu tai velka tulisi kirjata. Taloushallinnon voi olla tarpeen tehdä jaksotus tai käsitellä tapahtuma muulla kirjanpitoperiaatteidensa mukaisella tavalla ennen korttiveloituksen toteutumista.
Säilytä alkuperäisen asiakirjan ja liiketoimintaan liittyvän käyttötarkoituksen yhteys lopulliseen maksuun. Jos lopullinen summa muuttuu, selvitä syy sen sijaan, että muokkaisit asiakirjaa vastaamaan summaa. Säilytä ulkomaisista ostoista sekä alkuperäisessä valuutassa oleva lasku että tieto lopullisesta veloitetusta summasta.
Katso tositteiden käsittelyä varten ohjeet kuittien skannaamiseen. Käytä toimittajatilausten ja toimituspoikkeamien käsittelyyn laskujen täsmäytysprosessia.
Nimeä henkilö seuraamaan käytettävissä olevia varoja ennen vilkkaita matkapäiviä. Huomioi rahoitussuunnitelmassa ennakoidut ostot, toistuvat veloitukset ja realistinen liikkumavara katevarauksille. Kun vertailet järjestelyjä, pidä tämä käyttöön varattu saldo erillään kuukausimaksuista ja mahdollisesta vakuusmaksusta.
Rallyn kortit käyttävät ennakkoon ladattua saldoa. Kassavirtaopas ilman vakuusmaksua toimimiseen selittää saldon lataamisen, vakuusmaksujen ja palvelumaksujen erot. Testaa tapahtumien tilatiedot ja kirjanpitoon siirtyvät tiedot pilotin aikana, jotta kuljettajat ja taloushallinto tietävät, miten toimia maksun jäädessä kesken.
Skannaa kuitit luettavaan muotoon, tarkista summat ja verot, täsmäytä maksut ja säilytä tositteet. Mukana on työnkulun testi viidellä kuitilla.
Vertaa laskuja tilauksiin ja toimitustositteisiin. Tarkista summat, kaksoiskappaleet ja maksut eroavuusesimerkin ja poikkeamien tarkistuslistan avulla.
Ilmainen tulostettava lomake yritysaterioille: osallistujat, tarkoitus, kuitit, maksut ja yrityksen hyväksyntä.
