Ootel tehing tähendab tavaliselt, et kaardimakse on autoriseeritud, kuid maksesummat ei ole veel lõplikult kontolt maha arvestatud. Autoriseerimisel broneeritakse ostu jaoks vajalik summa. See võib vähendada kasutatavat summat, kuigi lõplik makse on alles töötlemisel.
See on ettemakstud ärikaartide puhul oluline: kaardile kantud summa ja järgmiseks ostuks kasutatav saldo võivad erineda. Enne raha lisamist kontrollige lisaks kontolt maha läinud summadele ka broneeritud summasid.
Ootel, debiteeritud, vabastatud ja tagastatud
| Olek | Mida see tavaliselt tähendab | Mida finantstiim peaks kontrollima |
|---|
| Ootel | Summa on autoriseeritud või broneeritud, kuni makse on pooleli | Ostuandmed, broneeritud summa ja allesjäänud vaba saldo |
| Kirjendatud | Kaupmehe makse on kajastatud lõpuleviidud kaardimaksena | Lõppsumma, valuuta ja tarnija tõendusdokumendid |
| Vabastatud või tühistatud broneering | Broneering on tühistatud | Kas lõplik tasu on juba arvestatud või võib see veel lisanduda |
| Tagastatud | Raha tagastatakse pärast ostu kirjendamist | Tagasimakse olek ja summa ning tarnija kreeditarve, kui see on olemas |
Olekute nimetused erinevad kaardisüsteemiti. Oleku tõlgendamisel lähtuge tehingu üksikasjadest ja kaardi väljastaja juhistest, mitte üksnes värvist või teavitusest.
Miks kaupmees broneerib arve lõppsummast rohkem raha
Automaattanklas ei pruugi lõplik ostusumma kaardi esmakordsel esitamisel veel teada olla. Kaupmees võib enne tankimist taotleda eelautoriseerimist ja esitada tegeliku summa hiljem. Ka hotellid ja sõidukirendifirmad võivad broneerida raha kulude katteks, mille lõplik summa pole veel teada.
Broneeritud summa ei ole üldkehtiv tasu ega tähenda tingimata teist ostu. Ka kaardiskeemi aktsepteerimine ei taga konkreetse tehingu õnnestumist: rolli võivad mängida nii saadaolevad vahendid, kaardile seatud piirangud kui ka see, kuidas terminal autoriseerimisi töötleb.
Enne reisi katseta ettemaksekaarti tüüpilistes ostukohtades ja arvesta summadega, mis sinu ostude puhul tegelikult broneeritakse. Kululimiit ja kasutatav saldo lahendavad eri probleeme; ühe suurendamine ei lahenda automaatselt teisega seotud probleemi.
Praktiline näide: 120 £ suurune broneering ja 94 £ suurune ost
Oletame, et ettemaksekaardil on kasutada 1000 £ ning muid tehinguid ega tasusid pole. Kaupmees broneerib 120 £, kuid ostu lõppsumma on 94 £.
| Samm | Arvutus | Vabad vahendid |
|---|
| Enne ostu | Sissemakstud vahendite kasutatav jääk | 1000 £ |
| Kuni kehtib 120 £ suurune broneering | 1000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Pärast seda, kui 94 £ on kirjendatud ja kogu broneeritud summa on vabastatud | 1000 £ − 94 £ | 906 £ |
Lõplik kulu on 94 £. Broneeritud summa ja lõpliku kulu vahe on 26 £. Ärge kajastage summasid 120 £ ja 94 £ kahe eraldi kuluna üksnes seetõttu, et mõlemad on töötlemise ajal nähtavad.
Viimane rida eeldab, et broneering on täielikult vabastatud. Kui kontolt maha arvatud summa ja broneering on endiselt korraga nähtavad, võib kasutatav saldo ajutiselt erineda. Enne kui järeldad, et summa on kaks korda maha arvatud, kontrolli nende viitenumbreid ja palu kaardi väljastajal olukorda selgitada. See näide ei arvesta muid kulutusi, tasusid ega valuutavahetust.
Mida teha, kui tehing jääb ootele
Esmalt kontrollige ostu, kaupmeest, kuupäeva, summat ja kaardi viitenumbrit. Kaubanduslik nimi võib kviitungil olevast nimest erineda, seega võrrelge nii algdokumenti kui ka tehingu kirjeldust.
Seejärel kontrollige kaupmehe tehingu lõpetamise või tühistamise kinnitust ning kaardi väljastaja avaldatud tähtaega seda tüüpi tehingu jaoks. Kui raha jääb broneerituks kauemaks, võtke ühendust kaardi väljastajaga ning edastage tehingu viitenumbrid ja olemasolevad tühistamist tõendavad dokumendid. Ka kaupmehel võib olla vaja kinnitada, kas ta viis autoriseeritud tehingu lõpule või tühistas autoriseeringu.
Ära maksa uuesti üksnes selleks, et ootel tehing kaoks. Selgita välja, kas uus makse on tegelikult vajalik ja mis saab algsest broneeringust. Kui sa ostu ära ei tunne, pöördu kohe kaardi väljastaja klienditoe poole ja järgi kaardi turvalisuse tagamise juhiseid; õigeks tegutsemiseks ei pea ootama tehingu lõplikku kajastamist.
Ootel maksed ja kuu lõpu raamatupidamine
Jälgige makse olekut eraldi sellest, kas ettevõte on kauba või teenuse kätte saanud. Tehingu kontole kandmise kuupäev ei ole alati kuupäev, mil tuleks kajastada kulu või kohustis. Finantsmeeskonnal võib olla vaja kulu tekkepõhiselt kajastada või rakendada muud raamatupidamispõhimõtetest tulenevat käsitlust enne kaardimakse lõplikku arveldamist.
Tagage, et algdokument ja kulu äriline eesmärk oleksid seotud hilisema maksega. Kui lõplik summa muutub, selgitage välja põhjus, selle asemel et dokumenti summaga vastavusse viia. Välisostude puhul säilitage nii algses valuutas arve kui ka andmed lõpliku arveldussumma kohta.
Kuludokumentide töötlemise kohta vaadake juhendit tšekkide skannimiseks. Tarnijatele esitatud tellimuste ja tarneerinevuste korral kasutage arvete vastavuskontrolli protsessi.
Arvesta raha lisamisel broneeringutega
Määrake vastutaja, kes jälgib vabade vahendite seisu enne tiheda reisimisega päevi. Arvestage rahastamisplaanis eeldatavate ostude, korduvate maksete ja realistliku varuga maksete autoriseerimiseks. Eri lahenduste võrdlemisel käsitlege seda igapäevakuludeks mõeldud saldot kuutasudest ja võimalikust tagatisrahast eraldi.
Rally kaardid toimivad ettemakstud saldo alusel. Tagatisrahata rahavoo juhend selgitab saldo laadimise, tagatisraha ja tasude erinevust. Katsetage pilootprojekti käigus tehingu oleku kuvamist ja raamatupidamisandmete väljastamist, et autojuhid ja finantstiim teaksid, mida teha, kui makse jääb pooleli.
