En afventende transaktion betyder normalt, at en kortbetaling er blevet godkendt, men endnu ikke er bogført som en endelig debitering. Ved godkendelsen reserveres der et beløb til købet. Det kan reducere det beløb, der er til rådighed, selvom den endelige betaling stadig er under behandling.
Det er vigtigt for forudbetalte firmakort: Det beløb, du har indbetalt, og det beløb, der er til rådighed til næste køb, kan være forskellige. Tjek både reservationer og bogførte kortbetalinger, når du planlægger at sætte penge ind på kortet.
Afventende, bogført, frigivet og tilbagebetalt
| Status | Hvad det typisk betyder | Det skal økonomiafdelingen kontrollere |
|---|
| Afventer | Et beløb er godkendt eller reserveret, mens betalingen endnu ikke er gennemført | Købsoplysninger, reserveret beløb og resterende disponibel saldo |
| Bogført | Forretningens betaling er registreret som en gennemført kortbetaling | Endeligt beløb, valuta og leverandørdokumentation |
| Frigivet eller ophævet beløbsreservation | Beløbsreservationen er ophævet | Om der er en endelig opkrævning, eller om den stadig kan komme |
| Refunderet | Pengene er ved at blive tilbagebetalt efter et bogført køb | Refusionsstatus, beløb og eventuel kreditnota fra leverandøren |
Statusbetegnelser varierer mellem kortsystemer. Brug transaktionsoplysningerne og kortudstederens vejledning til at forstå status i stedet for kun at basere dig på en farve eller en notifikation.
Hvorfor en forretning reserverer mere end det endelige beløb
Ved en tankautomat er det endelige købsbeløb ikke nødvendigvis kendt, når kortet først bruges. Forhandleren kan anmode om en forhåndsgodkendelse, før brændstoffet leveres, og derefter indsende det faktiske beløb. Hoteller og biludlejningsfirmaer kan også reservere beløb til udgifter, der endnu ikke er endeligt opgjort.
Det reserverede beløb er ikke et gebyr, der gælder generelt, og det er heller ikke nødvendigvis et ekstra køb. At kortnetværket accepteres, er heller ingen garanti for, at en konkret transaktion går igennem: Disponible midler, kortindstillinger og terminalens håndtering af autorisationer kan alle spille ind.
Test det forudbetalte kort på repræsentative købssteder inden en rejse, og tag højde for de beløbsreservationer, dine køb faktisk kræver. En forbrugsgrænse og en disponibel saldo løser forskellige problemer; en forhøjelse af den ene løser ikke automatisk problemet med den anden.
Regneeksempel: 120 GBP reserveret og 94 GBP brugt på et køb
Antag, at der er 1.000 GBP til rådighed på et forudbetalt kort, og at der ikke er andre transaktioner eller gebyrer. Forretningen reserverer 120 GBP, og det endelige købsbeløb bliver 94 GBP.
| Trin | Beregning | Disponible midler |
|---|
| Før købet | Disponibel indbetalt saldo | 1.000 GBP |
| Mens beløbsreservationen på 120 £ er aktiv | 1.000 GBP − 120 GBP | 880 GBP |
| Når de 94 GBP er bogført, og hele reservationen er frigivet | 1.000 GBP − 94 GBP | 906 GBP |
Det endelige beløb er 94 GBP. Forskellen mellem det reserverede beløb og det endelige beløb er 26 GBP. Registrer ikke 120 GBP plus 94 GBP som to udgifter, blot fordi begge beløb vises under behandlingen.
Den sidste række forudsætter, at reservationen er helt frigivet. Hvis både den bogførte betaling og en reservation stadig vises, kan den disponible saldo midlertidigt afvige. Tjek deres referencer, og bed kortudstederen om at forklare status, før du tolker visningen som en dobbelt opkrævning. Eksemplet omfatter ikke andre køb, gebyrer eller valutaomregning.
Hvad gør du, hvis en transaktion fortsat står som afventende?
Kontrollér først købet, forretningen, datoen, beløbet og kortreferencen. Forretningsnavnet kan afvige fra navnet på kvitteringen, så sammenlign både det originale bilag og transaktionsteksten.
Tjek derefter forhandlerens registrering af, om transaktionen er gennemført eller annulleret, samt kortudstederens offentliggjorte tidsramme for den pågældende transaktionstype. Hvis beløbet stadig er reserveret efter denne tidsramme, skal du kontakte kortudstederen med referencerne og eventuel dokumentation for annulleringen. Forhandleren kan også være nødt til at bekræfte, om autorisationen blev gennemført eller tilbageført.
Undgå at betale igen blot for at få en afventende transaktion til at forsvinde. Afklar, om der faktisk er behov for en ny betaling, og hvordan den oprindelige reservation vil blive håndteret. Hvis du ikke kan genkende købet, skal du straks kontakte kortudstederens support og følge deres procedure for kortsikkerhed. Du behøver ikke vente på, at transaktionen bliver bogført, før du handler.
Afventende betalinger og månedsafslutning
Følg betalingsstatus særskilt fra, om virksomheden har modtaget varer eller ydelser. En transaktions bogføringsdato er ikke altid den dato, hvor en omkostning eller forpligtelse skal indregnes. Økonomiafdelingen kan være nødt til at foretage en periodisering eller håndtere posten på anden vis i henhold til virksomhedens regnskabspraksis, inden kortbetalingen afregnes.
Sørg for, at det oprindelige bilag og det forretningsmæssige formål er knyttet til den endelige betaling. Hvis det endelige beløb ændrer sig, skal du undersøge årsagen i stedet for at ændre bilaget, så det stemmer. Ved køb i udlandet skal du gemme både regningen i den oprindelige valuta og afregningsbeløbet.
Læs om arbejdsgangen for bilagsdokumentation i sådan scanner du kvitteringer. Brug processen for fakturamatchning til leverandørordrer og leveringsafvigelser.
Tag højde for reservationer i indbetalingsrutinen
Udpeg en person til at holde øje med de disponible midler før travle rejsedage. Medregn forventede køb, tilbagevendende betalinger og en realistisk buffer til beløbsreservationer i planen for indbetalinger. Hold denne driftssaldo adskilt fra månedlige gebyrer og et eventuelt depositum, når du sammenligner ordninger.
Rallys kort bruger en saldo, der er indbetalt på forhånd. Guiden til likviditet uden depositum forklarer forskellen mellem indbetalinger, depositum og gebyrer. Test transaktionsstatus og regnskabsdata i et pilotforløb, så chauffører og økonomiafdelingen ved, hvad de skal gøre, når en betaling ikke er gennemført.
