Een transactie in behandeling betekent meestal dat een kaartbetaling is geautoriseerd, maar nog niet definitief is geboekt. Bij de autorisatie wordt een bedrag gereserveerd voor de aankoop. Daardoor kan het beschikbare saldo lager zijn, ook al wordt de definitieve betaling nog verwerkt.
Dit is belangrijk bij prepaid zakelijke betaalkaarten: het saldo dat je hebt opgeladen en het beschikbare saldo voor de volgende aankoop kunnen verschillen. Controleer zowel openstaande reserveringen als geboekte uitgaven wanneer je wilt bijstorten.
In behandeling, definitief afgeschreven, vrijgegeven en terugbetaald
| Status | Wat het doorgaans betekent | Wat de financiële afdeling moet controleren |
|---|
| In afwachting | Een bedrag is geautoriseerd of gereserveerd zolang de betaling nog niet is afgerond | Aankoopgegevens, gereserveerd bedrag en resterend beschikbaar saldo |
| Geboekt | De betaling aan de verkoper is geregistreerd als een voltooide kaartbetaling | Definitief bedrag, valuta en bewijsstukken van de leverancier |
| Vrijgegeven of teruggedraaide reservering | De reservering is opgeheven | Of er een definitieve afschrijving is of nog kan volgen |
| Terugbetaald | Geld wordt teruggestort na een geboekte aankoop | Status en bedrag van de terugbetaling en eventuele creditnota van de leverancier |
Statusaanduidingen verschillen per kaartsysteem. Gebruik de transactiegegevens en de uitleg van de kaartuitgever om de status te interpreteren, in plaats van alleen op een kleur of melding af te gaan.
Waarom een verkoper meer reserveert dan het uiteindelijke bedrag
Bij een betaalautomaat aan de pomp is het definitieve aankoopbedrag mogelijk nog niet bekend wanneer de pas voor het eerst wordt aangeboden. De verkoper kan vóór het tanken een pre-autorisatie aanvragen en daarna het werkelijke bedrag indienen. Ook hotels en autoverhuurbedrijven kunnen geld reserveren voor kosten die nog niet definitief zijn.
Het gereserveerde bedrag is geen standaardtarief en is ook niet per se een tweede aankoop. Acceptatie van het kaartnetwerk garandeert evenmin dat een specifieke transactie slaagt: het beschikbare saldo, de kaartinstellingen en de manier waarop de betaalterminal autorisaties verwerkt, kunnen allemaal een rol spelen.
Test vóór een reis de prepaidkaart op representatieve locaties en houd rekening met de bedragen die voor je aankopen daadwerkelijk moeten worden gereserveerd. Een bestedingslimiet en een beschikbaar saldo lossen verschillende problemen op; het verhogen van het ene lost het andere niet automatisch op.
Praktijkvoorbeeld: £ 120 gereserveerd en £ 94 voor een aankoop
Stel dat er op een prepaidkaart £ 1.000 beschikbaar is, zonder andere transacties of kosten. De verkoper reserveert £ 120, waarna het definitieve aankoopbedrag £ 94 is.
| Stap | Berekening | Beschikbaar saldo |
|---|
| Vóór de aankoop | Beschikbaar gestort saldo | £ 1.000 |
| Zolang het bedrag van £ 120 gereserveerd is | £ 1.000 − £ 120 | £ 880 |
| Nadat £ 94 is geboekt en de volledige reservering is vrijgegeven | £ 1.000 − £ 94 | £ 906 |
Het definitieve bedrag is £ 94. Het verschil tussen het gereserveerde bedrag en het definitieve bedrag is £ 26. Boek £ 120 en £ 94 niet als twee afzonderlijke uitgaven alleen omdat beide bedragen tijdens de verwerking zichtbaar zijn.
De laatste rij gaat ervan uit dat de reservering volledig is vrijgegeven. Als de geboekte afschrijving en een reservering tegelijk zichtbaar blijven, kan het beschikbare saldo tijdelijk afwijken. Controleer de bijbehorende referenties en vraag de kaartuitgever om uitleg over de status voordat je dit als een dubbele afschrijving beschouwt. In dit voorbeeld zijn andere uitgaven, kosten en valutaomrekening buiten beschouwing gelaten.
Wat te doen als een transactie in behandeling blijft
Controleer eerst de aankoop, de verkoper, de datum, het bedrag en de kaartreferentie. Een handelsnaam kan afwijken van de naam op de bon, dus vergelijk ook het brondocument met de transactieomschrijving.
Controleer vervolgens de bevestiging van de verkoper dat de transactie is afgerond of geannuleerd, en de termijn die de kaartuitgever voor dat transactietype publiceert. Blijft het bedrag langer gereserveerd, neem dan contact op met de kaartuitgever en geef de referenties en eventuele annuleringsbewijzen door. Mogelijk moet de verkoper ook bevestigen of de autorisatie is afgerond of teruggedraaid.
Betaal niet opnieuw alleen om een openstaande transactie te laten verdwijnen. Ga na of een nieuwe betaling echt nodig is en hoe de oorspronkelijke autorisatie wordt afgehandeld. Herken je de aankoop niet? Neem dan direct contact op met de kaartuitgever en volg de procedure voor kaartbeveiliging; je hoeft niet te wachten tot de transactie definitief is geboekt om de juiste stappen te zetten.
Betalingen in behandeling en de maandafsluiting
Houd de betaalstatus los bij van de vraag of het bedrijf goederen of diensten heeft ontvangen. De boekingsdatum van een transactie is niet altijd de datum waarop een kostenpost of verplichting moet worden verantwoord. De financiële afdeling moet mogelijk volgens de eigen grondslagen voor financiële verslaggeving een overlopende post boeken of een andere boekhoudkundige verwerking toepassen voordat een kaartbetaling wordt afgewikkeld.
Zorg dat het oorspronkelijke document en het zakelijke doel gekoppeld blijven aan de uiteindelijke betaling. Als het definitieve bedrag afwijkt, onderzoek dan de reden in plaats van het document aan te passen aan dat bedrag. Bewaar bij buitenlandse aankopen zowel de factuur in de oorspronkelijke valuta als het afgewikkelde bedrag.
Lees voor het verwerken van bewijsstukken hoe je bonnen scant. Gebruik voor bestellingen bij leveranciers en afwijkingen bij leveringen het proces voor factuurmatching.
Houd bij het aanvullen van saldo rekening met reserveringen
Wijs iemand aan die vóór drukke reisdagen het beschikbare saldo controleert. Neem verwachte aankopen, terugkerende afschrijvingen en een realistische buffer voor autorisaties op in de saldoplanning. Houd bij het vergelijken van regelingen dat operationele saldo apart van maandelijkse kosten of een eventuele waarborgsom.
De kaarten van Rally werken met een vooraf opgewaardeerd saldo. De cashflowgids voor kaarten zonder borg legt het verschil uit tussen saldo opwaarderen, borg en kosten. Test tijdens een pilot de transactiestatus en de gegevens die naar de boekhouding gaan, zodat chauffeurs en het financiële team weten wat ze moeten doen als een betaling niet is afgerond.
