Onkostenbeheer

Onkostenbeheer
die zichzelf afsluit.

Beleid wordt vóór de uitgave afgedwongen. Uitzonderingen worden opgelost. Btw wordt per land gecorrigeerd. Controllers keuren beslissingen goed in plaats van ze te verwerken.

Demo aanvragen
Middelgrote en grote ondernemingen
97%+ automatisch afgestemd
Meerdere entiteiten in 20+ landen
SOC 2 en ISO 27001
R
Policy engine
Evaluating live
TotalEnergies A7 · Diesel 92L
Card ••4192 · M. Keller · DE-LOG-04
€142.80
Authorising
✓Card limit€500 / weekwithin
✓CategoryFuel · allowedpass
✓ApprovalUnder €250 thresholdauto
!Price checkBilled €1.62/L · market €1.48/L−€12.88
✓VAT · DE19% · input tax recoverablecoded
✓Approved & corrected
0.4s
Price corrected, VAT coded, cost centre assigned, journal line posted — rationale logged against the rule that fired.
2,481 authorised · 6 escalated
Exception queue
6214
VAT per country
DE 19%FR 20%NL 21%UK 20%
Entities closed
14 / 14

Wat is kostenbeheer?

Kostenbeheer omvat de manier waarop een bedrijf de uitgaven van medewerkers autoriseert, vastlegt, controleert, boekt en rapporteert. Rally is agentisch: beleid wordt bij betaling afgedwongen, uitzonderingen worden door software afgehandeld en elke entiteit sluit af met een mens die beslissingen goedkeurt in plaats van ze te verwerken.

Laatst bijgewerkt: juli 2026

Elke euro die het bedrijf uitgeeft, in één systeem

De meeste platforms beperken zich tot kaarten en bonnetjes. Rally verwerkt brandstof, laden, tol en leveranciersfacturen in hetzelfde systeem.

Kaarten, declaraties en leveranciersfacturen in één beleidsregelsysteem.
Brandstof, EV-laden, tol en parkeren als volwaardige categorieën.
Eén afgestemde dataset rechtstreeks naar je ERP.
Monthly operating spend€1.84M
General
Fuel
Charging
Tolls
Suppliers
Generalist expense tools stop here
Rally · one policy engine across all of it
One reconciled datasetone invoice · one API
Matched
97.4%
VAT coded
per line
Pushed to
30+ ERPs
97%+

Automatisch afgestemd

Gekoppeld aan betalingen via Rally AutoMatch, waarbij de onderbouwing per item is vastgelegd (Rally-productiedata, 2026).

80%+

Minder uitzonderingen die finance bereiken

Prijs- en btw-fouten gecorrigeerd bij invoer (Rally-productiedata, 2026).

10+

Uren administratie bespaard per maand

Tien uur of meer aan declaratiebeheer per maand bespaard (Rally-klantonderzoek, maart 2026).

[01]

Agentgestuurde controles

Software die het beleid afdwingt, geen rapport dat het beschrijft.

Andere tools signaleren problemen pas nadat het geld is uitgegeven. De agents van Rally komen in actie en escaleren alleen wat menselijke tussenkomst vereist.

At authorisation · live
Software · FigmaApproved
€96.00 · CC MKT-02 · under threshold
Hospitality · RistoranteDeclined
€218.40 · over €150 per-head cap
Equipment · WürthApproval
€1,240.00 · routed to budget owner
Decided before the money moves

Beleid toegepast vóór betaling

Limieten, categorieën en maximumbedragen worden bij autorisatie beoordeeld. Uitgaven buiten het beleid worden geweigerd, niet pas aan het einde van de maand ontdekt.

Month-end queueworked overnight
Missing receipts86 2
Unmatched payments71 1
VAT / coding queries57 3
6 items left · each with a rationale attached

Uitzonderingen onderzocht, niet in de wachtrij gezet

Ontbrekende bonnetjes, dubbele uitgaven, onjuiste kostenplaatsen en gesplitste btw-regels worden door de agent opgespoord en opgelost.

Supplier line · FRRewritten
TVA as submitted10.0%
Correct rate20.0%
Recoverable on diesel80%
✓Fixed before it reached the ledger
v3 · rate corrected · v2 · recovery split · v1 · ingested

Prijzen en btw gecorrigeerd bij de bron

Elke brandstof-, laad- en leveranciersregel wordt gecontroleerd aan de hand van actuele prijzen en de btw van het land, en vervolgens gecorrigeerd.

Hi Aylin — one receipt missing for your €218.40 payment at Ristorante Vela on Tuesday. Send a photo and I'll file it. 🧾
Rally · 09:12
📸 Sent — 4 guests, client dinner
09:15 ✓✓
Matched · VAT split · CC SALES-01 · attendees recorded
No app, no login, no rollout

Bonnetjes verzameld via WhatsApp

Chauffeurs en buitenteams reageren in de chat die ze al gebruiken. Geen app, geen inloggegevens, geen training.

Your review, this week
3decisions worth €41k
Fuel spend 18% over plan · DE-South
Supplier renewal worth renegotiating
New cost centre needs sign-off
2,478 handled without you97%

Escalaties, geen meldingen

Rally maakt de paar beslissingen met echte financiële impact zichtbaar; de rest is al geregeld, inclusief de onderbouwing.

[02]

Beleidsengine

Je onkostenbeleid, direct toepasbaar.

Schrijf de regels één keer. Rally voert ze uit bij elke transactie, in elke entiteit en elk land.

Goedkeuringsmatrices per entiteit, kostenplaats en bedrag.
Dagvergoedingen, kilometer- en brandstofregels per jurisdictie.
Handelaar-, categorie- en tijdsbeperkingen per kaart.
Elke beslissing vastgelegd met de regel die eraan ten grondslag ligt.
Demo aanvragen
Delegation of authorityExecutable
Amount
DE GmbH
FR SAS
NL B.V.
≤ €250
Auto
Auto
Auto
€250 – €2.5k
Manager
Manager
Manager
€2.5k – €25k
BU head
BU head
Finance dir.
> €25k
CFO
CFO
CFO
→€1,240 · Würth · DE-LOG-04 routed to budget ownerrule #14
Per-diem by countryMileage ratesMerchant categoriesTime-of-day

[03]

Uitzonderingencentrum

De wachtrij die zichzelf leegt.

Rally verwerkt continu niet-gematchte transacties en ontbrekende documenten, zodat het afsluiten een controle is en geen volledige heropbouw.

Ontbrekende bonnetjes automatisch opgevraagd en opgevolgd.
Dubbeltellingen, gesplitste afschrijvingen en afwijkingen direct opgelost.
Kostenplaatsen en btw-codes toegewezen op basis van transactiecontext.
Een versieerbaar auditspoor achter elke automatische actie.
R
Exception desk
Open1 of 214
✓
Receipt missing · €218.40
Requested over WhatsApp · received · filed
Agent
✓
Duplicate charge · Shell A2
Pre-auth matched to settlement · merged
Agent
✓
Cost centre unknown · €96.00
Assigned MKT-02 from project context
Agent
✓
TVA rate wrong · FR supplier
Rewritten 10% → 20% · 80% recovery split
Agent
!
Fuel spend 18% over plan · DE-South
Escalated to you · €41k at stake
You
Every action versioned with its rationale · nothing changes silently

[04]

Volledig grensoverschrijdend

Landen op één platform

Eén platform voor onkosten in 24+ landen.

Eén beleidsengine en één afsluiting voor 24+ landen, met lokale btw-, facturatie- en bewijsregels per entiteit.

24+
Landen op één platform
1
Groepsafsluiting voor elke entiteit

Eén regelboek, elke grens

Een Duitse bestuurder die in Frankrijk tankt, krijgt te maken met dezelfde beleidsengine en hetzelfde audittrail als alle anderen.

Lokale btw en facturatie per entiteit

Elke dochteronderneming wordt lokaal gefactureerd met de juiste btw-verwerking, zodat lokale auditors de factuur accepteren.

Geconsolideerd zonder opnieuw in te voeren

De groepsfinanciën zien elk land in één overzicht. Lokale teams behouden hun eigen kaarten en kostenplaatsen.

Eurozone and United Kingdom coverage globe
DE

Duitsland

Bewaartermijnen afgestemd op GoBD, DATEV-exports, Duitse btw per regel en terugvordering van voorbelasting op brandstof en laden.

GoBD retentionDATEV RechnungswesenDATEV Unternehmen onlineUSt. 19%
FR

Frankrijk

Machineleesbare gegevens voor Franse e-facturatie, btw per regel, inclusief gedeeltelijke terugvordering van btw op brandstof.

Facture électroniqueTVA par ligneRécupération carburantFactur-X ready
NL

Nederland

Btw per regel, voor de Belastingdienst geschikte registraties, directe synchronisatie met Exact Online en gegevens voor de bijtelling.

BTW per regelBelastingdienstExact OnlineBijtelling data
UK

Verenigd Koninkrijk

Btw-registraties afgestemd op Making Tax Digital, facturen die klaar zijn voor HMRC en adviestarieven voor brandstof.

Making Tax DigitalHMRC-ready VATAdvisory fuel ratesMileage claims

Dekking per land, rapportage-indelingen en entiteitsconfiguratie worden tijdens de onboarding voor elke entiteit bevestigd.

[05]

Geschikt voor grote ondernemingen

Alles waar inkoop, IT en audit om zullen vragen.

Ontwikkeld voor financiële teams die duizenden kaarten beheren voor meerdere juridische entiteiten.

SSO en gebruikersprovisioning

SAML single sign-on met directoryprovisioning, zodat IT nieuwe medewerkers, interne overplaatsingen en uitdiensttredingen kan beheren.

Rollen en gedelegeerde bevoegdheden

Gedetailleerde rollen en gedelegeerde bevoegdheden

Meerdere entiteiten en valuta

Afzonderlijke entiteiten met eigen goedkeuringsketens en btw, samengebracht in één dashboard.

Audittrail en bewijsstukken

Elke actie is voorzien van een versienummer, onderbouwing en brondocument en is traceerbaar tot het ontvangstbewijs.

Beveiliging en gegevensbescherming

SOC 2 en ISO 27001-controles, gegevensverwerking in Europa en een ondertekende DPA.

API, webhooks en 30+ ERP-systemen

DATEV · SAP Business One · Exact Online · Xero · QuickBooks · Sage · bexio

[06]

Dekking

De categorieën die algemene tools niet dekken.

In bedrijven met veel bedrijfsmiddelen vindt een groot deel van de uitgaven onderweg plaats. Rally legt ze regel voor regel vast.

UitgavencategorieOp één platform

Algemene bedrijfskosten

Software, reizen, horeca en apparatuur, met een Visa-kaart die bij 99% van de handelaren wordt geaccepteerd.

Eén kaartEén afgestemde dataset

[07]

Ontworpen voor

Eén platform voor iedereen die met uitgaven te maken heeft.

CFO's en financieel directeuren

Realtime-inzicht in de groep, een maandafsluiting op dezelfde dag en auditklare controles.

Groepscontrollers

97%+ van de transacties komt gematcht, op btw gecontroleerd en gecodeerd binnen. Je beoordeelt uitzonderingen.

Inkoop & Operations

Eén leverancier in plaats van vier. Eén contract, één factuur, één verlenging.

IT & beveiliging

SAML SSO, directoryprovisioning, rolgebaseerde toegang en een gedocumenteerde API.

Agentisch, niet alleen geautomatiseerd.

Elk platform zegt "AI" — meestal betere OCR en een suggestie die je nog steeds moet accepteren. De agents van Rally handelen en leggen uit waarom. In productie bij 97%+, niet op een roadmap.

Praat met ons team
  • Voert acties uit op de transactie, niet alleen op het rapport
  • 97%+ AutoMatch-percentage, live in productie
  • Elke automatische actie wordt voorzien van versiebeheer en de bijbehorende motivatie
  • Menselijke goedkeuring bij elke stap met impact

[08]

Vergelijking

Rally versus traditionele onkostenplatforms

Hoe een platform met AI-agents zich verhoudt tot de onkostentools die de meeste financiële teams vandaag gebruiken (juli 2026).

Vergelijkingspunt
Interactie modelRallyAgents handelen taken van begin tot eind af; u keurt beslissingen goedTraditionele platformsDashboards en wachtrijen die wachten op actie van een medewerker
BeleidsnalevingRallyBeoordeeld bij autorisatie, voordat het geld wordt overgemaaktTraditionele platformsAchteraf beoordeeld in een goedkeuringsworkflow
Afhandeling van uitzonderingenRallyAutomatisch onderzocht en opgelost, met vastgelegde onderbouwingTraditionele platformsGemarkeerd voor handmatige opvolging door een controller
Mobiliteits- en brandstofuitgavenRallyEersteklas: brandstof tegen pompprijs, 500.000+ laadpunten, tol en parkerenTraditionele platformsEen kaartcategorie — geen brandstofprijzen, sessies of voertuiggegevens
Fiscale diepgang per landRallyBtw per regel, per land; gegevens klaar voor DATEV, MTD en e-facturatieTraditionele platformsAlgemene Europese compliance; uw team doet het landenspecifieke werk
EntiteitenmodelRallyNative ondersteuning voor meerdere entiteiten, met goedkeuringsketens en facturatie per entiteitTraditionele platformsMeerdere entiteiten als upgrade van een abonnement of handmatige workaround
Werk- en chauffeursprocessenRallyVolledig via WhatsApp — geen app, inloggen of trainingTraditionele platformsEen mobiele app die elke medewerker moet installeren en onderhouden
FoutcorrectieRallyFouten die bij de afstemming aan het licht komen en handmatig worden gecorrigeerdTraditionele platformsPrijzen en btw worden vóór de factuur vastgesteld en elke wijziging wordt geregistreerd
Boekhoudkundige outputRallyJournaalpostklare regels worden via API of bestand naar 30+ ERP-systemen gestuurdTraditionele platformsCSV-exports met integratielimieten per abonnement

Pleo · Payhawk · Spendesk · Moss · SAP Concur

Demo aanvragen

[09]

Waarom Rally

Bewijs, geen beloften.

De agentische engine is vandaag live in productie. Dit zijn gemeten resultaten, geen roadmap.

01

97%+ van de uitgaven is zonder menselijke tussenkomst afgestemd.

Automatisch aan betalingen gekoppeld, de onderbouwing wordt per item gelogd (Rally-productiedata, 2026).

02

80%+ minder fouten bereiken het grootboek.

Brandstofprijzen en btw zijn gecorrigeerd voordat de financiële afdeling ze ziet (productiegegevens van Rally, 2026).

03

Eén platform vervangt er vijf.

Kaarten, brandstof, laden, onkostensoftware en bonnenarchieven in één systeem (klantgegevens van Rally, 2026).

04

Elke maand wordt 10+ uur administratie verwijderd.

Handmatige afstemming is volledig vervangen (klantonderzoek van Rally, maart 2026).

05

Actief in 20+ Europese landen en meerdere entiteiten.

Btw per land, geconsolideerde facturatie of facturatie per entiteit, één dashboard voor de groep.

[10]

Uitrol

In weken live, niet na een inkoopcyclus.

Rally bouwt op basis van wat je al hebt je beleids- en entiteitenmodel en toetst dit in een pilot.

01

Scope- en beveiligingsbeoordeling

We brengen entiteiten, kostenplaatsen en goedkeuringsbevoegdheden in kaart en leveren je SOC 2, ISO 27001 en bewijs voor de DPA.

02

Beleid en integratie instellen

Je beleid wordt omgezet in uitvoerbare regels. SSO wordt gekoppeld en je ERP-integratie gevalideerd.

03

Eerst testen, daarna uitrollen binnen de groep

Begin met één entiteit. Rally leert je coderingspatronen en kopieert de configuratie vervolgens naar de hele groep.

Plan een verkennend gesprek

[11]

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Software voor onkostenbeheer is het systeem dat een bedrijf gebruikt om uitgaven van medewerkers en bedrijfsuitgaven goed te keuren, vast te leggen, te controleren, te coderen en te rapporteren — kaarttransacties, terugbetalingen, bonnen, leveranciersfacturen, btw-terugvordering en toewijzing aan kostenplaatsen. De meeste tools centraliseren de gegevens en laten het werk over aan finance. Rally is agentisch: het handhaaft het beleid al bij de autorisatie, handelt uitzonderingen zelf af en levert output die klaar is voor 30+ ERP-systemen.
Agentisch betekent dat het platform de volgende stap zet in plaats van op een persoon te wachten. Rally controleert elke transactie aan de hand van actuele prijzen en de juiste btw-behandeling van het land, corrigeert wat niet klopt, vraagt ontbrekende bonnen op via WhatsApp en volgt dit op, wijst kostenplaatsen toe op basis van de transactiecontext en handelt duplicaten en afwijkingen af. Elke automatische actie wordt vastgelegd in een audittrail met versiebeheer, inclusief de reden ervoor, en voor ingrijpende stappen is nog steeds menselijke goedkeuring vereist.
Bedrijfskaarten zijn het betaalinstrument: het uitgeven van virtuele en fysieke Visa-kaarten, het instellen van limieten en regels voor handelaarscategorieën en het realtime blokkeren van kaarten. Expense Management is de laag erboven: de beleidsengine, goedkeuringsmatrices, uitzonderingsbeheer, governance voor meerdere entiteiten en fiscale logica per land voor kaarten, onkostendeclaraties en leveranciersfacturen. De meeste klanten in het enterprise-segment gebruiken beide.
Rally Accounting draait om de output: het zet gekoppelde, gevalideerde transacties om in journaalposten en synchroniseert deze met 30+ ERP-systemen met de juiste btw- en kostenplaatscodering. Expense Management draait om controle: wat mag worden uitgegeven, wie keurt dit goed, hoe uitzonderingen worden afgehandeld en hoe elke entiteit en elk land wordt bestuurd. Accounting rondt de cyclus af die Expense Management in gang zet.
Ja. Rally beheert programma's van enkele tientallen tot enkele duizenden kaarten voor meerdere juridische entiteiten, landen en valuta, met SAML SSO, directoryprovisioning, rolgebaseerde toegang, bevoegdheidsdelegatie en een volledige audittrail. Je betaalt per actieve kaart, zodat het model meegroeit met je programma en niet per module.
Ja. Elke juridische entiteit kan eigen goedkeuringsketens, kostenplaatsstructuur, btw-behandeling en facturatie hebben, terwijl leidinggevenden in één dashboard een geconsolideerd groepsbeeld zien. Rally ondersteunt meerdere valuta en btw-regels per land in 20+ Europese landen.
Rally houdt een versiebeheerd, onveranderlijk record bij van elk document en elke automatische correctie, met de onderbouwing en het bewijs eraan gekoppeld — de traceerbaarheid waarop GoBD-gerichte bewaartermijnen steunen. Duitse btw wordt per regel toegepast, voorbelasting op brandstof en laden wordt correct gescheiden, en gegevens worden geëxporteerd naar DATEV Rechnungswesen en DATEV Unternehmen online. Je specifieke instellingen voor bewaring en export worden tijdens de onboarding afgestemd met je belastingadviseur.
Rally zet elke factuur en elk bonnetje om in gestructureerde, machineleesbare gegevens op regelniveau, precies wat Franse workflows voor elektronische facturatie vereisen. TVA wordt per regel toegepast, inclusief de regels voor gedeeltelijke aftrek die voor brandstof gelden, en exports worden gegenereerd in het formaat dat je Franse boekhoudproces verwacht.
Ja. BTW wordt per regel toegepast, met de rapportagegegevens die je kwartaalaangifte nodig heeft. De administratie wordt bijgehouden in een vorm die bestand is tegen een controle door de Belastingdienst, en Rally integreert rechtstreeks met Exact Online. Voertuig-, brandstof- en laadgegevens worden ermee gecombineerd, wat nuttig is bij vragen over bijtelling en privégebruik.
Ja. Rally maakt facturen die klaar zijn voor HMRC en houdt digitale btw-administratie afgestemd op workflows voor Making Tax Digital, inclusief de verwerking van adviesbrandstoftarieven voor bedrijfsauto's en kilometerdeclaraties. Britse entiteiten kunnen zelfstandig worden beheerd of in hetzelfde account worden geconsolideerd met Europese entiteiten.
Deze platforms zijn sterk in kaartuitgifte en een moderne gebruikerservaring voor onkosten, maar zijn gebouwd rond kantooruitgaven: ze beschikken niet over brandstofprijsgegevens of gegevens over laadsessies en hebben geen voertuig- of chauffeursmodel om mee te werken. Hun AI controleert en doet suggesties, maar handelt niet zelf. Rally combineert dezelfde kaart- en beleidsmogelijkheden met transactiedata die specifiek is voor wagenparken en een automatiseringsengine die het werk zelf afhandelt. Daar komen per land uitgebreide btw-mogelijkheden voor Duitsland, Frankrijk, Nederland en het Verenigd Koninkrijk bij.
Concur is ontwikkeld voor reis- en onkostenbeheer binnen grote ondernemingen, met lange implementatietrajecten en een zware configuratielast. Rally dekt dezelfde governancevereisten — entiteiten, goedkeuringsmatrices, procuratie en auditbewijs — maar is binnen enkele weken operationeel, bevat het kaartprogramma en mobiliteitsuitgaven standaard en automatiseert de afhandeling van uitzonderingen in plaats van deze naar een shared-service team te routeren.
Ja. Rally ondersteunt SAML single sign-on en directorygebaseerde gebruikersprovisioning, zodat toegang automatisch uw proces voor indiensttreding, functiewijzigingen en uitdiensttreding volgt. Rollen zijn fijnmazig ingericht, met afzonderlijke machtigingen voor financiële teams, budgethouders, managers, auditors en beheerders.
Rally integreert met 30+ boekhoud- en ERP-platforms, waaronder DATEV (Rechnungswesen en Unternehmen online), SAP Business One, Microsoft Business Central, Exact Online, Xero, QuickBooks, Sage, bexio en Lexware Office. Integratie verloopt via een directe API-connector of export op basis van bestanden. Een gedocumenteerde API en webhooks dekken daarnaast maatwerkbehoeften af.
Beleid wordt geconfigureerd als uitvoerbare regels en in realtime geëvalueerd tijdens de autorisatie. Bestedingslimieten, merchantcategorieën, tijdsbeperkingen, dagvergoedingslimieten en goedkeuringsdrempels worden toegepast per kaart, per kostenplaats en per entiteit. Zo wordt uitgaven buiten het beleid geweigerd of ter goedkeuring doorgestuurd, in plaats van pas aan het einde van de maand ontdekt. Elke beslissing wordt gelogd, inclusief de regel die deze heeft gegenereerd.
Nee. Medewerkers, chauffeurs en buitendienstteams sturen bonnetjes en beantwoorden vervolgvragen via WhatsApp, in de chat die ze al gebruiken. Zo vervallen de implementatie-, trainings- en wachtwoordresetlasten die komen kijken bij het uitrollen van een mobiele app voor duizenden mensen. Er is een webdashboard beschikbaar voor finance en managers.
Ja. Elke automatische actie — een gecorrigeerde prijs, een gekoppeld bonnetje, een toegewezen kostenplaats, een verzonden herinnering — wordt vastgelegd in een audittrail met versiebeheer, inclusief de onderbouwing en het bewijs erachter. Niets verandert stilzwijgend en elke boekingsregel kan worden teruggevoerd naar het oorspronkelijke document.
De meeste trajecten zijn binnen enkele weken operationeel. Rally bouwt je model voor beleid, entiteiten en kostenplaatsen op basis van de documenten en transacties die je al hebt, voert een pilot uit bij één entiteit of afdeling en kopieert de configuratie vervolgens naar de hele groep. Er is geen datamigratieproject en geen configuratiefase die meerdere kwartalen duurt.