Gestión de gastos

Gestión de gastos
que se cierra solo.

Políticas aplicadas antes del gasto. Excepciones resueltas. IVA corregido según el país. Los responsables aprueban decisiones en lugar de procesarlas.

Solicitar una demo
Empresas medianas y grandes
97%+ conciliado automáticamente
Multientidad, 20+ países
SOC 2 y ISO 27001
R
Policy engine
Evaluating live
TotalEnergies A7 · Diesel 92L
Card ••4192 · M. Keller · DE-LOG-04
€142.80
Authorising
✓Card limit€500 / weekwithin
✓CategoryFuel · allowedpass
✓ApprovalUnder €250 thresholdauto
!Price checkBilled €1.62/L · market €1.48/L−€12.88
✓VAT · DE19% · input tax recoverablecoded
✓Approved & corrected
0.4s
Price corrected, VAT coded, cost centre assigned, journal line posted — rationale logged against the rule that fired.
2,481 authorised · 6 escalated
Exception queue
6214
VAT per country
DE 19%FR 20%NL 21%UK 20%
Entities closed
14 / 14

¿Qué es la gestión de gastos?

La gestión de gastos es el proceso mediante el cual una empresa autoriza, registra, verifica, contabiliza e informa sobre lo que gastan sus empleados. Rally es agéntico: las políticas se aplican en el momento del pago, el software resuelve las excepciones y cada entidad cierra sus cuentas con una persona que aprueba las decisiones, no que las tramita.

Última actualización: julio 2026

Cada euro que gasta la empresa, en un solo sistema

La mayoría de las plataformas se limitan a las tarjetas y los recibos. Rally procesa el combustible, la carga de vehículos eléctricos, los peajes y las facturas de proveedores con el mismo motor.

Tarjetas, reembolsos y facturas de proveedores en un mismo motor de políticas.
Combustible, carga de vehículos eléctricos, peajes y aparcamiento, como categorías de primer nivel.
Un único conjunto de datos conciliado que se envía directamente a tu ERP.
Monthly operating spend€1.84M
General
Fuel
Charging
Tolls
Suppliers
Generalist expense tools stop here
Rally · one policy engine across all of it
One reconciled datasetone invoice · one API
Matched
97.4%
VAT coded
per line
Pushed to
30+ ERPs
97%+

Conciliado automáticamente

Vinculado a los pagos mediante Rally AutoMatch, con el motivo registrado por partida (datos de producción de Rally, 2026).

80%+

Menos excepciones que llegan al equipo financiero

Errores de precios e IVA corregidos durante la ingesta (datos de producción de Rally, 2026).

10+

Horas de gestión administrativa ahorradas al mes

Diez horas o más de gestión administrativa de gastos eliminadas cada mes (encuesta a clientes de Rally, marzo 2026).

[01]

Controles agénticos

Software que hace cumplir la política, no un informe que la describe.

Otras herramientas detectan los problemas cuando el dinero ya se ha gastado. Los agentes de Rally actúan y solo escalan lo que requiere intervención humana.

At authorisation · live
Software · FigmaApproved
€96.00 · CC MKT-02 · under threshold
Hospitality · RistoranteDeclined
€218.40 · over €150 per-head cap
Equipment · WürthApproval
€1,240.00 · routed to budget owner
Decided before the money moves

Política aplicada antes del pago

Los límites, las categorías y los topes se evalúan en la autorización. Los gastos fuera de la política se rechazan, no se descubren a final de mes.

Month-end queueworked overnight
Missing receipts86 2
Unmatched payments71 1
VAT / coding queries57 3
6 items left · each with a rationale attached

Excepciones investigadas, no en cola

Los recibos que faltan, los duplicados, los centros de costes incorrectos y las líneas de IVA dividido se rastrean y resuelven mediante el agente.

Supplier line · FRRewritten
TVA as submitted10.0%
Correct rate20.0%
Recoverable on diesel80%
✓Fixed before it reached the ledger
v3 · rate corrected · v2 · recovery split · v1 · ingested

Precios e IVA corregidos en origen

Cada línea de combustible, recarga y proveedor se comprueba con precios vigentes y el IVA del país, y después se corrige.

Hi Aylin — one receipt missing for your €218.40 payment at Ristorante Vela on Tuesday. Send a photo and I'll file it. 🧾
Rally · 09:12
📸 Sent — 4 guests, client dinner
09:15 ✓✓
Matched · VAT split · CC SALES-01 · attendees recorded
No app, no login, no rollout

Recibos recopilados por WhatsApp

Los conductores y equipos de campo responden en el chat que ya utilizan. Sin app, sin inicios de sesión ni formación.

Your review, this week
3decisions worth €41k
Fuel spend 18% over plan · DE-South
Supplier renewal worth renegotiating
New cost centre needs sign-off
2,478 handled without you97%

Escalaciones, no notificaciones

Rally destaca las pocas decisiones que realmente tienen un impacto económico; el resto llega ya resuelto, con su justificación.

[02]

Motor de políticas

Tu política de gastos, ejecutable.

Escribe las reglas una vez. Rally las aplica en cada transacción, en cada entidad y país.

Matrices de aprobación por entidad, centro de costes e importe.
Reglas de dietas, kilometraje y combustible por jurisdicción.
Restricciones por comercio, categoría y hora para cada tarjeta.
Cada decisión queda registrada junto con la regla que la produjo.
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Delegation of authorityExecutable
Amount
DE GmbH
FR SAS
NL B.V.
≤ €250
Auto
Auto
Auto
€250 – €2.5k
Manager
Manager
Manager
€2.5k – €25k
BU head
BU head
Finance dir.
> €25k
CFO
CFO
CFO
→€1,240 · Würth · DE-LOG-04 routed to budget ownerrule #14
Per-diem by countryMileage ratesMerchant categoriesTime-of-day

[03]

Centro de excepciones

La cola que se vacía sola.

Rally resuelve continuamente las transacciones no conciliadas y los documentos que faltan, para que el cierre sea una revisión, no una reconstrucción.

Solicita y persigue automáticamente los recibos que faltan.
Duplicados, cargos divididos y discrepancias resueltos en el momento.
Centros de costes y códigos de IVA asignados según el contexto de la transacción.
Un registro de auditoría versionado para cada acción automática.
R
Exception desk
Open1 of 214
✓
Receipt missing · €218.40
Requested over WhatsApp · received · filed
Agent
✓
Duplicate charge · Shell A2
Pre-auth matched to settlement · merged
Agent
✓
Cost centre unknown · €96.00
Assigned MKT-02 from project context
Agent
✓
TVA rate wrong · FR supplier
Rewritten 10% → 20% · 80% recovery split
Agent
!
Fuel spend 18% over plan · DE-South
Escalated to you · €41k at stake
You
Every action versioned with its rationale · nothing changes silently

[04]

Verdaderamente transfronterizo

Países en una sola plataforma

Una plataforma de gastos en 24+ países como mínimo.

Un motor de políticas y un cierre en 24+ países como mínimo, con las normas locales de IVA, facturación y evidencias aplicadas por entidad.

24+
Países en una sola plataforma
1
Cierre del grupo, todas las entidades

Un solo reglamento, todas las fronteras

Un conductor alemán que reposta en Francia se rige por el mismo motor de políticas y registro de auditoría que los demás.

IVA y facturación locales por entidad

Cada filial recibe una factura local con el tratamiento correcto del IVA, por lo que los auditores locales la aceptan.

Consolidado sin volver a introducir datos

El equipo financiero del grupo ve todos los países en una sola vista. Los equipos locales conservan sus propias tarjetas y centros de costes.

Eurozone and United Kingdom coverage globe
DE

Alemania

Conservación orientada a GoBD, exportaciones DATEV, IVA alemán por línea y recuperación del impuesto soportado en combustible y recarga.

GoBD retentionDATEV RechnungswesenDATEV Unternehmen onlineUSt. 19%
FR

Francia

Datos legibles por máquina para la facturación electrónica francesa, IVA por línea, incluida la recuperación parcial en combustible.

Facture électroniqueTVA par ligneRécupération carburantFactur-X ready
NL

Países Bajos

IVA por línea, registros listos para la Belastingdienst, sincronización directa con Exact Online y datos de bijtelling.

BTW per regelBelastingdienstExact OnlineBijtelling data
UK

Reino Unido

Registros de IVA adaptados a Making Tax Digital, facturas listas para HMRC y tarifas de combustible orientativas.

Making Tax DigitalHMRC-ready VATAdvisory fuel ratesMileage claims

La cobertura por país, los formatos de informes y la configuración de entidades se confirman para cada entidad durante la incorporación.

[05]

Preparado para grandes empresas

Todo lo que pedirán compras, TI y auditoría.

Diseñado para equipos de finanzas que gestionan miles de tarjetas en varias entidades jurídicas.

SSO y aprovisionamiento de usuarios

Inicio de sesión único mediante SAML con aprovisionamiento desde el directorio, para que TI gestione las altas, los cambios y las bajas.

Roles y delegación de autoridad

Roles detallados para los equipos de finanzas, responsables de presupuesto, managers y auditores, con autoridad delegada.

Múltiples entidades y divisas

Entidades independientes con sus propias cadenas de aprobación e IVA, consolidadas en un único panel.

Registro de auditoría y evidencias

Cada acción incluye su versión, justificación y documento de origen, y es trazable hasta el recibo.

Seguridad y protección de datos

SOC 2 y ISO 27001 controles, tratamiento de datos europeo y un DPA firmado.

API, webhooks y 30+ ERP

DATEV · SAP Business One · Exact Online · Xero · QuickBooks · Sage · bexio

[06]

Cobertura

Las categorías que las herramientas generalistas dejan atrás.

En las empresas con muchos activos, gran parte del gasto se realiza en carretera. Rally lo registra línea por línea.

Categoría de gastoEn una sola plataforma

Gastos empresariales generales

Software, viajes, hostelería y equipamiento, en una tarjeta Visa aceptada en el 99 % de los comercios.

Una tarjetaUn conjunto de datos conciliado

[07]

Diseñado para

Una plataforma para cada rol que interviene en el gasto.

CFO y directores financieros

Visibilidad del grupo en tiempo real, un cierre el mismo día de cada mes y controles listos para auditorías.

Responsables de control del grupo

Al menos el 97%+ de las transacciones llegan conciliadas, con el IVA verificado y codificadas. Revisas las excepciones.

Compras y operaciones

Un proveedor en lugar de cuatro. Un contrato, una factura y una renovación.

TI y seguridad

SSO mediante SAML, aprovisionamiento de directorios, acceso basado en roles y una API documentada.

Con agentes, no solo automatizado.

Todas las plataformas dicen «IA», normalmente con un OCR mejor y una sugerencia que aún tienes que aceptar. Los agentes de Rally actúan y registran el motivo. En producción, con una tasa del 97%+ o más, no en una hoja de ruta.

Habla con nuestro equipo
  • Actúa sobre la transacción, no solo sobre el informe
  • Tasa de AutoMatch del 97%+ o más, activa en producción
  • Cada acción automática se versiona con su justificación
  • Aprobación humana en cada paso decisivo

[08]

Comparación

Rally frente a las plataformas tradicionales de gestión de gastos

Cómo se compara una plataforma agéntica con las herramientas de gastos que utilizan actualmente la mayoría de los equipos financieros (julio 2026).

Punto de comparación
Modelo de interacciónRallyLos agentes resuelven el trabajo de principio a fin; tú apruebas las decisionesPlataformas tradicionalesPaneles y colas que esperan la intervención de una persona
Aplicación de políticasRallyEvaluado durante la autorización, antes de mover el dineroPlataformas tradicionalesSe revisa posteriormente en un flujo de aprobación
Gestión de excepcionesRallyInvestigado y resuelto automáticamente, con la justificación registradaPlataformas tradicionalesSe marca para que un responsable lo investigue manualmente
Gastos de movilidad y combustibleRallyDe primera clase: combustible al precio del surtidor, al menos 500.000+ cargadores, peajes y aparcamientoPlataformas tradicionalesUna categoría de tarjeta, sin precios del combustible, sesiones ni datos del vehículo
Nivel de detalle fiscal por paísRallyIVA por línea y país, DATEV, MTD y datos listos para la facturación electrónicaPlataformas tradicionalesCumplimiento normativo europeo genérico; el trabajo específico de cada país queda en manos de tu equipo
Modelo de entidadesRallyGestión nativa de múltiples entidades, con flujos de aprobación y facturación por entidadPlataformas tradicionalesMulti-entidad como mejora del plan o solución manual
Procesos de campo y conductoresRallyDirectamente en WhatsApp: sin app, sin inicios de sesión ni formaciónPlataformas tradicionalesUna aplicación móvil que todos los empleados deben instalar y mantener
Corrección de erroresRallyPrecios e IVA fijados antes de la factura, con cada cambio registradoPlataformas tradicionalesErrores detectados en la conciliación y corregidos manualmente
Resultados contablesRallyLíneas listas para el registro enviadas a 30+ sistemas ERP mediante API o archivoPlataformas tradicionalesExportaciones CSV con límites de integración por plan

Pleo · Payhawk · Spendesk · Moss · SAP Concur

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[09]

Por qué Rally

Pruebas, no promesas.

El motor agéntico está activo en producción hoy. Son resultados medidos, no una hoja de ruta.

01

Como mínimo, el 97%+ de los gastos se concilia sin intervención humana.

Conciliado automáticamente con los pagos, con el razonamiento registrado por partida (datos de producción de Rally, 2026).

02

Como mínimo, 80%+ menos de errores que llegan al libro mayor.

Los precios del combustible y el IVA se corrigieron antes de que el equipo financiero los viera (datos de producción de Rally, 2026).

03

Una plataforma sustituye a cinco.

Tarjetas, combustible, carga, software de gastos y archivos de recibos en un solo sistema (datos de clientes de Rally, 2026).

04

10+ horas o más de tareas administrativas eliminadas cada mes.

La conciliación manual se sustituyó por completo (encuesta a clientes de Rally, marzo de 2026).

05

Presencia en 20+ países europeos y múltiples entidades.

IVA por país, facturación consolidada o por entidad y un único panel para el grupo.

[10]

Implementación

En funcionamiento en semanas, no tras un ciclo de compras.

Rally crea tu modelo de políticas y entidades a partir de lo que ya tienes y lo valida en un piloto.

01

Definición del alcance y revisión de seguridad

Mapeamos las entidades, los centros de costes y la autoridad de aprobación, y proporcionamos tus SOC 2, ISO 27001 y las pruebas del DPA.

02

Configuración de políticas e integraciones

Tu política se convierte en reglas ejecutables. Conectamos el SSO y validamos la integración con tu ERP.

03

Piloto y después despliegue en todo el grupo

Empieza con una entidad. Rally aprende tus patrones de codificación y después clona la configuración en todo el grupo.

Reserva una llamada para definir el alcance

[11]

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

El software de gestión de gastos es el sistema que utiliza una empresa para autorizar, registrar, verificar, imputar y notificar los gastos de empleados y de la empresa: transacciones con tarjeta, reembolsos, recibos, facturas de proveedores, recuperación del IVA y asignación a centros de costes. La mayoría de las herramientas centralizan los datos y dejan el trabajo en manos del equipo financiero. Rally es agéntica: aplica las políticas durante la autorización, resuelve las excepciones por sí sola y genera resultados listos para el diario para 30+ sistemas ERP.
Agéntica significa que la plataforma da el siguiente paso en lugar de esperar a que lo haga una persona. Rally comprueba cada transacción comparándola con los precios en tiempo real y con el tratamiento correcto del IVA del país correspondiente, corrige los errores, solicita los recibos que faltan por WhatsApp y hace seguimiento, asigna centros de costes según el contexto de la transacción y resuelve duplicados y discrepancias. Cada acción automática queda registrada, con su justificación, en un registro de auditoría versionado, y los pasos con consecuencias siguen requiriendo aprobación humana.
Company Cards es el instrumento de pago: emite tarjetas Visa virtuales y físicas, permite establecer límites y reglas por categoría de comerciante y congelar tarjetas en tiempo real. Expense Management es la capa superior: el motor de políticas, las matrices de aprobación, la gestión de excepciones, la gobernanza de varias entidades y la lógica fiscal por país que se aplican a tarjetas, reembolsos y facturas de proveedores. La mayoría de los clientes empresariales utilizan ambas soluciones.
Rally Accounting se centra en el resultado: convertir las transacciones conciliadas y validadas en asientos contables y sincronizarlas con 30+ sistemas ERP, con la codificación correcta del IVA y de los centros de costes. Expense Management se centra en el control: qué se puede gastar, quién lo aprueba, cómo se resuelven las excepciones y cómo se gobierna cada entidad y país. Accounting cierra el ciclo que abre Expense Management.
Sí. Rally gestiona programas de unas pocas docenas a varios miles de tarjetas en varias entidades jurídicas, países y monedas, con SAML SSO, aprovisionamiento de directorios, acceso basado en roles, delegación de autoridad y un registro de auditoría completo. El precio se calcula por tarjeta activa, por lo que el modelo se adapta al tamaño de su programa, no por módulo.
Sí. Cada entidad jurídica puede tener sus propios flujos de aprobación, estructura de centros de costes, tratamiento del IVA y facturación, mientras el equipo directivo disfruta de una vista consolidada del grupo en un único panel. Rally admite múltiples monedas y reglas de IVA por país. 20+ países europeos cuentan con esta compatibilidad.
Rally conserva un registro versionado e inmutable de cada documento y cada corrección automática, con la justificación y las pruebas adjuntas: la trazabilidad de la que depende la conservación orientada a GoBD. El IVA alemán se aplica por partida, el impuesto soportado del combustible y la carga se separa correctamente, y los datos se exportan a DATEV Rechnungswesen y DATEV Unternehmen online. Durante la incorporación, su asesor fiscal confirma la configuración específica de conservación y exportación.
Rally extrae de cada factura y recibo los datos estructurados y legibles por máquinas de cada partida, que es lo que requieren los flujos de facturación electrónica franceses. La TVA se aplica por partida, incluidas las reglas de recuperación parcial aplicables al combustible, y las exportaciones se generan en el formato que espera su proceso contable francés.
Sí. La BTW se aplica por partida con los datos de declaración que necesita su liquidación trimestral, los registros se conservan en un formato que resiste una revisión de la Belastingdienst y Rally se integra directamente con Exact Online. Los datos de vehículos, combustible y carga se almacenan junto a ellos, lo que resulta útil para cuestiones de bijtelling y uso privado.
Sí. Rally genera facturas preparadas para HMRC y mantiene los registros digitales del IVA alineados con los flujos de trabajo de Making Tax Digital, incluido el tratamiento de las tarifas orientativas de combustible para vehículos de empresa y las reclamaciones de kilometraje. Las entidades del Reino Unido pueden gestionarse de forma independiente o consolidarse con entidades europeas en la misma cuenta.
Esas plataformas son sólidas en la emisión de tarjetas y ofrecen una experiencia de usuario moderna para la gestión de gastos, pero están diseñadas en torno al gasto de oficina: no incluyen datos de precios de combustible, datos de sesiones de carga ni un modelo de vehículos o conductores sobre el que operar, y sus sistemas de IA revisan y sugieren, en lugar de actuar. Rally combina las mismas capacidades de tarjetas y políticas con datos de transacciones propios de las flotas y un motor de automatización que resuelve el trabajo por sí mismo, y añade un análisis detallado del IVA por país para Alemania, Francia, los Países Bajos y el Reino Unido.
Concur está diseñado para los viajes y gastos de grandes empresas, con implementaciones largas y una gran carga de configuración. Rally cubre los mismos requisitos de gobernanza —entidades, matrices de aprobación, delegación de autoridad y evidencias de auditoría—, pero se pone en marcha en cuestión de semanas, incluye de forma nativa el programa de tarjetas y el gasto en movilidad, y automatiza la gestión de excepciones en lugar de derivarlas a un equipo de servicios compartidos.
Sí. Rally admite el inicio de sesión único mediante SAML y el aprovisionamiento de usuarios basado en directorios, por lo que el acceso sigue automáticamente su proceso de altas, cambios y bajas. Los roles son granulares, con permisos independientes para los equipos financieros, los responsables de presupuesto, los managers, los auditores y los administradores.
Rally se integra con 30+ plataformas contables y ERP, entre ellas DATEV (Rechnungswesen y Unternehmen online), SAP Business One, Microsoft Business Central, Exact Online, Xero, QuickBooks, Sage, bexio y Lexware Office. La integración se realiza mediante un conector de API directo o una exportación basada en archivos, y una API documentada junto con webhooks cubren cualquier necesidad específica.
Las políticas se configuran como reglas ejecutables y se evalúan en tiempo real durante la autorización. Los límites de gasto, las categorías de comercios, las restricciones horarias, los límites de dietas y los umbrales de aprobación se aplican por tarjeta, centro de costes y entidad, de modo que los gastos que incumplen las políticas se rechazan o se envían para su aprobación, en lugar de descubrirse a final de mes. Cada decisión queda registrada junto con la regla que la produjo.
No. Los empleados, conductores y equipos de campo envían recibos y responden a las preguntas de seguimiento por WhatsApp, en el chat que ya utilizan. Así se elimina la carga de implementación, formación y restablecimiento de contraseñas que supone desplegar una aplicación móvil para miles de personas. Hay un panel web disponible para los equipos financieros y los responsables.
Sí. Cada acción automática —un precio corregido, un recibo conciliado, un centro de costes asignado o un recordatorio enviado— queda registrada en un registro de auditoría con control de versiones, junto con su justificación y las pruebas que la respaldan. Nada cambia de forma silenciosa y cualquier línea del libro mayor puede rastrearse hasta su documento original.
La mayoría de los programas están operativos en cuestión de semanas. Rally crea el modelo de políticas, entidades y centros de costes a partir de los documentos y transacciones que ya tiene, ejecuta un piloto en una entidad o departamento y, después, replica la configuración en todo el grupo. No hay ningún proyecto de migración de datos ni una fase de configuración que dure varios trimestres.